Применяйте железное правило: вы НЕ МОЖЕТЕ взять в руки второй документ, пока не обработан
первый (принцип классического GTD!) Когда первый документ обработан – он исчезает из поля
видимости в папке. (Той или другой. Об этом дальше).
Лоток 2. Главные проекты. Находится под лотком 1. Туда кладут разноцветные пластиковые
папки-уголки с лейблами в правом верхнем углу. В папках-уголках материалы по текущим
проектам. Например, может существовать малиновая папка с лейблом
<ъ-вечеринка, ъъ-культпрограмма>. Если вы помните, наша знакомая Веселова заводила
такой текущий проект. Она туда хотела сложить, дай бог памяти... сейчас посмотрю... бумаги со
сценарием, текст ведущего и т.д.. После выполнения (окончания, прекращения) проекта – все
материалы из соответствующей пластиковой папки выбрасывается в мусор, а папка заботливо
складывается на ваш личный склад канцелярских принадлежностей.
Лоток 3. «посылки». Это наборы материалов (без папок!), обернутые сверху бумажкой, сложенной пополам и прихваченной скрепкой (В левом верхним углу). На бумажке должен быть
адресат и краткая тема. Допустим, Вы обрабатывали (читали, значит) бумажный документ под
названием “Система фейрверков к финалу песни про зайцев”, полученный вами от начальника
АХО Мастеркова. Сложите пополам бумажку в четверть А4 (Называется А6), напишите на
ней: «Мастеркову. А где финальная надпись метровыми огненными буквами “Зайцы, вперед!?»
Наденьте бумажку на лист со схемой фейрверков и прихватите сверху скрепкой - так сам лист
не повредится скрепкой - и положите в лоток. Не кладите такие вещи в папку – иначе она (папка) уйдет от вас к Мастеркову. А ведь вы шеф и по правилам надо сделать так, чтобы, наоборот, к
вам все приходило, а не уходило! Доставьте посылки сами или с помощью секретарши один раз в
день, а чаще бывает, что «посылка» доходит до владельца во время текущих деловых встреч без
дополнительных усилий.
Финал песни про зайцев
Бумажки А6 можно купить в канцелярском магазине или нарезать самому. Листок А6 – удобный
формат. Можно писать на нем слова, рисовать рожи, пояснять кому-нибудь мысли, а потом
выкидывать.
Еще понадобятся лейблы. Аллен предлагает завести этикет-пистолет. Все, что требуется от
этикет-пистолета – чтобы он наклеивал чистые белые наклейки размером со спичечный коробок
на любую поверхность и не пачкал Вам при этом руки клеем. Впрочем, лично я использую листы с
нарезанными клейкими лейблами (15 штук на листе).
Лейблы надо клеить на файловую папку, в которую вы сложите обработанный документ или
на цветую папку-карман. Если решите применять данную систему – соблюдайте важное правило: у вас не может храниться бумажного материала, не помещенного в отдельную файловую папку
и без лейбла. Файл хранится в папке типа КРОНА. Лейбл наклеивается в правый верхний
угол (чтобы меньше загораживал название документа и первые самые главные слова в тексте
документа).
Папки
Для обработки понадобятся еще следущие папки: СПРАВ, СОПУТ, МУЗЕЙ, МБКН
Папка МУЗЕЙ – это папка, в которую следует помещать все бумажки, не представляющие
никакой практической ценности, и которые надо бы, но жалко выкинуть. Я не знаю, почему Вам
жалко. Это какие-то милые вашему сердцу бумажки. Ну, например, чужие фотографии с пикника, любовные записочки, театральные программки и т.д., а также деловой мусор, который, прежде чем
быть выкинут, должен лет 5 храниться на случай чего.
Некоторые называют это архив, но это не архив. Это место, в которое сваливают всё вообще и
в котором никто никогда и ничего не найдет, это предпомойка, которая просто сколько–то времени
предшествует помойке натуральной. Тем не менее, хранить обязательно надо аккуратно, каждый
артефакт – в собственной файловой папке с лейблом и пометками.
Папка СПРАВ - это папка, в которой хранятся справочные материалы. Все, что может
пригодиться и что надо быстро найти в случае необходимости. Хранить справочные
