Моделирование бизнес-процессов позволяет на этапе концептуального проектирования информационной системы проследить и скорректировать все необходимые взаимосвязи системы управления финансовыми потоками.

Для удобства представления бизнес-процессов в указанной области можно воспользоваться таким распространенным инструментом моделирования как организационная схема. Она состоит из блоков, обозначающих элементы бизнес-процесса, и линий взаимосвязей, указывающих последовательность выполнения элементов.

Для типичной компании, имеющей несколько филиалов, можно предложить следующую предварительную разработку модели бизнес-процессов управления финансовыми потоками (рис. 5.1).

Рис. 5.1. Схема организации бизнес-процесса управления денежными потоками

Схема отражает следующие действия участников бизнес-процесса.

Вначале инициатор платежа подготавливает на бумаге заявку на платеж, в которой указывает все основные параметры платежа: контрагент, номер счет, срок, статья бюджетной классификации.

Владелец бюджета рассматривает и подписывает заявку, которая передается в территориальное отделение казначейства, вводится в учетную систему, получает статус «заявка на платеж» и автоматически направляется в центральное казначейство.

Система учета управления денежными потоками взаимодействует с системой учета товарно- материальных ценностей на уровне интеграции, что позволяет в автоматическом режиме формировать заявки на оплату по данным счетов-фактур.

После этого все введенные заявки получают статус «новая», что делает возможным просматривать их, но не дает возможности производить платеж. Каждая заявка содержит плановую дату исполнения – проведения платежа.

В дальнейшем заявки проходят бюджетный контроль, где подтверждается возможность платежа. После этого заявка ставится на оплату.

При бюджетном контроле проверяется соответствие заявки установленному плановому лимиту. Если заявка не удовлетворяет лимиту, она не проходит бюджетный контроль. В этом случае ей присваивается статус «недостаток лимита» и она направляется на дополнительное согласование и определение источника финансирования.

Заявки, успешно прошедшие бюджетный контроль, рассматриваются казначейством и получают статус «к оплате». Такая заявка автоматически вносится в график платежей на ближайшую неделю и утверждается финансовым директором компании. При последующем анализе сформированного графика в нем могут быть выявлены кассовые разрывы. Поэтому ответственный за график сотрудник может принимать решения о перенесении отдельных платежей на другую дату.

По системе банк – клиент платежи производятся только по заявкам, имеющим статус «к оплате». Далее информация по проведенным платежам поступает в учетную систему, где произведенные платежи сопоставляются с заявками, имеющими статус «к оплате». В свою очередь в бухгалтерской системе выполняется разнесение выписки по счетам. Разнесенные выписки автоматически поступают в центральное казначейство, которое, используя полученную информацию, анализирует все платежи компании за определенный период.

Каждый владелец бюджета имеет доступ к выделенному ему центру финансовой отчетности для контроля за прохождением своих заявок.

На этапе моделирования систем управления денежными потоками существует возможность оптимизации соответствующих бизнес-процессов. С этой целью производят определенные действия по формированию ключевых объектов управления денежными потоками:

• разбивка всей системы обслуживания бюджетных средств на участки, каждый из которых включает центр финансовой отчетности для формирования и контроля выделенного бюджета;

• определение участников процесса, которые выступают в роли инициаторов и контролеров проводимых в системе платежей;

• разработка регламентов, устанавливающих обязанности и полномочия всех участников бизнес- процесса, включающие определение платежных лимитов, уровней ответственности за принятие решений по проведению платежей, порядок доступа к учетной информации;

• разработка графиков прохождения платежей, включающих сроки и последовательность проведения заявок на оплату.

Общий смысл оптимизации заключается в устранении узких мест и функционального дублирования в организационной системе, что позволяет сократить трудозатраты руководителей компании на контроль расходования финансовых средств. Установленные бюджеты и регламенты управления финансовыми потоками освобождают руководителей от мелочного контроля за прохождением каждой заявки и позволяют поручить эту работу финансовым менеджерам, вмешиваясь в налаженный процесс только в случае возникновения отклонений и сбоев в системе. Обычно это связано с необходимостью выделения дополнительных ресурсов для совершения сверхлимитных платежей, не вошедших в график или пересмотра бюджета.

Оптимизация бизнес-процессов управления денежными потоками позволяет также решить вопрос сведения к минимуму злоупотребления при исполнении заявок и платежей. Это достигается за счет регламентированного разделения функций контроля выплат и их инициализации.

После проведения оптимизации бизнес-процессы переводятся в документальную форму представления в виде разного рода регламентов. Это внутренние документы, определяющие правила функционирования платежной системы компании. Они обычно содержат данные о порядке прохождения заявок, сроках оплаты, реквизитах ответственных за проведение заявок, обязанностях и полномочиях сотрудников компании, характере и последовательности их действий. Пример регламентного документа приведен в табл. 5.1.

Регламенты платежей удобно также изображать в виде диаграммы Ганта, на которой отдельные этапы платежного графика представлены в форме отрезков пропорциональной длины (рис. 5.2).

Диаграмма Ганта – широко распространенное средство наглядного отражения протекания бизнес- процессов во времени и позволяет регламентировать оптимизацию управления финансовыми потоками, детализируя график прохождения заявок.

В дальнейшем оптимизированные бизнес-процессы управления денежными потоками закрепляются в организационных документах, например, под названием Регламента осуществления платежей в компании. Проработанный регламент предотвращает сбои в управлении платежными системами. Для этого он должен в первую очередь однозначно трактовать действия всех участников управления денежными потоками. Практика показывает, что добиться этого можно только в процессе отладки регламента в реальной рабочей обстановке. В связи с этим регламент корректируется с учетом реальных условий функционирования системы и утверждается заново. Процесс внесения изменений в регламент, в свою очередь, должен быть проработан заранее.

Таблица 5.1. График прохождения платежей

Рис. 5.2. Диаграмма Ганта прохождения платежей в системе управления финансовыми потоками

Моделируя подобным образом бизнес-процессы для каждой предметной области, можно впоследствии построить на основе разработанной концептуальной модели рабочий прототип системы управления финансовыми потоками и реализовать его в виде информационной системы на базе выбранного программного обеспечения.

Программное обеспечение для автоматизированного управления финансовыми потоками должно обеспечивать:

• формирование электронных учетных регистров для организации платежной системы;

• создание электронной отчетности, предназначенной для контроля исполнения платежей, выполнения