– посетителям;
– реальным покупателям, – потенциальным покупателям;
– потенциальным потребителям;
– поставщикам товаров, материалов полуфабрикатов, сырья и т. п.;
– дилерам;
– посредникам;
– контрагентам;
– конкурентам.
Заранее, еще до начала выставки необходимо подготовить некоторые документы, которые потребуются либо во время работы на выставке, либо сразу же после ее закрытия. Как правило, минимальный набор должен включать комплект документов для работы непосредственно на выставке и комплект документов для послевыставочной деятельности.
Комплект документов для работы непосредственно на выставке:
– анкеты посетителей;
– отзывы реальных потребителей;
– анкеты потенциальных покупателей;
– анкеты потенциальных поставщиков;
– анкеты потенциальных дилеров;
– заявки-заказы на существующую продукцию;
– заявки-заказы на разрабатываемую продукцию.
Например, для того чтобы превратить контакты с потенциальными и реальными клиентами в заключенные контракты и договоры, необходимо заранее подготовить бланки писем, которые желательно разослать всем посетителям как можно быстрее. В бланках этих писем надо высказать благодарность за проявленный интерес к вашей фирме и ее товарам, а в приложениях предусмотреть прайс-листы, буклеты и другую рекламную продукцию.
Эффективность результатов участия в выставке в значительной степени будет зависеть от вашей активности при работе с клиентами в послевыставочный период. Поэтому прежде всего это должны быть продолжение контактов с посетителями по телефону, переписка по факсу и электронной почте.
Другой комплект документов, который тоже должен быть разработан заранее, – это анкеты для опросов руководителей администраций и представителей СМИ.
Рассылка приглашений
Чтобы выставка была результативной, необходимо не только правильно сформулировать цели, выбрать целевую аудиторию, но и грамотно организовать процесс приглашения клиентов к вашему стенду. Наиболее эффективным методом является прямая почтовая рассылка приглашений.
Прямая почтовая рассылка может осуществляться:
– сотрудниками вашей фирмы;
– специализированной фирмой по вашему заказу.
В любом из этих вариантов вы должны четко сформулировать цель рассылки, которая однозначно вытекает из целей участия в выставке.
Какие действия вы ожидаете от получателя письма с информацией о вашем участии в выставке? В вашем приглашении должна быть полная и однозначная информация.
Например, посетить наш стенд можно с целью:
– ознакомления с новыми товарами, услугами;
– ознакомления с новым расширенным ассортиментом продукции;
– участия в конкурсе на лучшего покупателя, поставщика, дилера и т. п.;
– участия в викторине;
– получения памятных подарков, сувениров;
– ознакомления с новыми сотрудниками отдела сбыта, закупок и т. д.
С одной стороны, вы привлекаете к стенду заинтересованных клиентов, с другой – сможете оценить эффективность рекламы и самой прямой почтовой рассылки.
Секрет успеха!
В письмо вложите купон или анкету и сообщите, что посетители смогут обменять купон или заполненную анкету на ценный подарок, сувенир или получить скидку на товар или услугу.
Для достижения эффекта от прямой почтовой рассылки ее желательно повторить два или три раза через фиксированные промежутки времени.
Приложите все усилия, чтобы ваши письма, конверты, бумага, содержание и оформление выгодно отличались от конкурентов. Создайте свой фирменный стиль специально для приглашений: практика показывает, что вы об этом не пожалеете. Старайтесь уходить от формализма везде и во всем – начните с самых простых элементов.
Секрет успеха!
1. Составьте отдельные списки для ваших клиентов (покупателей, поставщиков, дилеров, потенциальных инвесторов и т. п.).
2. Каждое письмо должно быть адресным, то есть адресовано персональному получателю.
3. Закажите специальные конверты с логотипом своей фирмы.
4. Применяйте цветную бумагу.
5. Текст писем должен быть вежливым, содержание кратким и простым по форме.
6. Вкладывайте яркие открытки, небольшие буклеты с названием выставки, датой проведения и номером вашего стенда.
7. В рекламных материалах используйте сквозную тему.
8. Отправляйте только заказные письма.
Поскольку вы имеете ограниченное время на рассылку приглашений, то желательно эту процедуру (кстати, как и многие другие) максимально формализовать. В общем виде алгоритм организации почтовой рассылки будет следующим:
– разработайте график работ;
– составьте списки получателей по категориям (покупатели, поставщики, дилеры, инвесторы и т. д.);
– составьте график рассылки писем по категориям ваших клиентов;
– разработайте оригинал-макеты конверта, открытки, буклетов, купонов, анкет, проспектов;
– подчеркните ваши конкурентные преимущества;
– подчеркните преимущества для клиента;
– создайте систему стимулов для посещения вашего стенда;
– разработайте небольшой, но адресный набор рекламных материалов для различных категорий ваших клиентов;
– создайте эффективную систему оценки результатов почтовой рассылки;
– разработайте эффективную систему контроля графика выполнения работ.
Секрет успеха!
Сделайте первую отправку писем так быстро, как это возможно. Повторите почтовую рассылку через две недели с измененным содержимым. Третью рассылку сделайте таким образом, чтобы ваше послание пришло адресату не позже, чем за две недели до открытия выставки.
Если удастся выдержать сроки и применить советы с учетом своего личного опыта, то результат не заставит себя ждать.
Выводы и рекомендации
Перед принятием решения об участии в той или иной выставке необходимо тщательно изучить общее состояние дел на своем предприятии: оценить финансовые, материальные, временные и трудовые ресурсы, которые можно будет использовать при положительном решении.
Осуществляйте предварительный отбор выставок исходя из среднесрочных и текущих целей, с учетом выбранной стратегии вашей маркетинговой деятельности.
В зависимости от факторов примите решение, какая форма участия в выставке (очная или заочная) для вас сегодня предпочтительнее. Определите – будете ли вы участвовать в выставке самостоятельно или в
