Совершенно очевидно, что разнообразие, количество экспонатов, их размеры, форма и объем, а также возможность их группирования также оказывают немаловажное влияние на внутреннюю планировку стенда.
Присутствие продуктов-лидеров (ведущей продукции) среди других экспонатов предъявляет специфические требования к планировке стенда с целью максимального обеспечения преимущественного представления этих продуктов.
Конечно, важны и требования к экспонатам, которые в свою очередь связаны со способом их презентации (витрины, плоскости, кубы и т. д.).
Кроме того, необходимо учесть потребности экспонента и выделить места для проведения переговоров и разнообразных мероприятий, в частности презентаций, семинаров и тренингов, приема VIP– клиентов и т. п.
Необходимо предусмотреть пространство для сбора первичной информации (заполнение анкет, опросных листов, книги почетных посетителей вашего стенда и т. д.). Обязательно нужно оставить место для рекламных мероприятий экспонента (распространение информационно-справочных материалов, демонстрация визуальных и аудиофильмов и т. д.).
И последнее по изложению, но не менее важное по значению – планирование подсобных помещений: (гардероб, хранение раздаточных образцов, печатных материалов, сувениров и т. д.).
Проектировщику необходимо учесть:
– площадь, линейные размеры стенда и выставляемые экспо наты (вид, габариты, количество);
– соотнесение размеров стенда с необходимостью демонстрации экспонатов, приема посетителей и с потребностью в подсобных помещениях;
– визуализацию стенда с целью привлечь внимание посетителей. Это достигается за счет использования различных «сигналов», просматриваемых со всех проанализированных «точек» павильона;
– графические элементы, определяющие лицо фирмы: название, логотип, флаг и т. п.;
– решение конкретных вопросов, связанных с вы бором художественного оформления, гаммы цветов, графического изображения фирменных атрибутов, освещения, оптико-акустических эффектов, технических средств и т. д.
Секрет успеха!
В случаях, когда главная цель участия фирмы в выставке ознакомительная, отношение площади, отводимой для экспонатов, к площади для проведения переговоров выбирайте в пропорции 60 к 40 %.
Если основная цель вашего участия в выставке – презентация экспонатов, то отношение площади, отводимой для экспонатов, к площади для проведения переговоров и самой презентации выбирайте в пропорции 20 к 80 %.
После выполнения задач, описанных выше, проектировщик может приступать к разработке окончательного проекта.
Этот проект обязательно должен содержать технико-экономический анализ вариантов использования арендуемого оборудования выставочной организации или приобретения заказного оборудования, при этом следует рассмотреть возможность повторного использования оборудования и материалов. В проекте необходимо дать подробный анализ затрат с приложением сметы.
Завершающая стадия разработки проекта объединяет все полученные результаты и предложения и связана с подготовкой генерального проекта. Пояснительная записка генерального проекта выставочного стенда должна содержать следующие документы:
– основной проект;
– частные проекты по всем элементам стенда.
В основном проекте описываются цели участия фирмы в выставке, концепция выставочного стенда, его основные преимущества и недостатки исходя из месторасположения в павильоне, приводится план размещения экспонатов, планшетов, стоек, столов, стульев и т. п., указываются соседние стенды с кратким описанием их внешних характеристик.
Частные проекты содержат описание по всем отдельным составляющим элементов стенда – способам и правилам подключения к коммуникационным сетям, включая перечень и детальное расположение на стенде:
– экспонатов;
– оборудования;
– элементов основного и местного освещения;
– оргтехники;
– аудио визуальных средств;
– электроустановок, элементов водоснабжения, установок подачи воздуха, элементов канализации и т. д. Кроме того, обязательно должны быть разработаны инструкции и положения по технике безопасности и другие, предусматривающие действия персонала всех эшелонов в случае экстремальных ситуаций.
Конструкция стенда
В зависимости от целей участия фирмы в выставке, типа стенда, количества экспонатов, архитектуры стенда, способа монтажа и т. п. осуществляется конкретная планировка. Выбор самой конструкции выставочного стенда зависит от многих причин. Основные – финансовые возможности фирмы и дефицит времени. Вариантов решения этих проблем много.
Можно использовать стандартные конструкции, которые вам предложат организаторы выставки, разработать и изготовить стенд своими силами или сделать на заказ.
В настоящее время часто применяются конструкции, в которых используются каркасы из алюминиевых сплавов. Они обладают определенной гибкостью и относительно дешевы. Их основной недостаток – отсутствие возможности придать стенду индивидуальный образ. Однако это может быть компенсировано путем использования различных приемов: оригинальной рекламы, художественного оформления, удачного размещения осветительных приборов соответствующей окраски и других оригинальных идей.
Если вы предполагаете, что ваша экспозиция будет выставляться на других выставках и в других городах, то сразу же рассмотрите возможность заказа, приобретения и использования готовых модульных конструкций: это позволит вам снизить затраты на аренду стендового оборудования на других выставках, но изготовление своего нестандартного стенда обойдется вам значительно дороже.
Секрет успеха!
Неоднократное использование модульных конструкций стенда, несмотря на расходы по транспортировке, хранению, покраске или внесению изменений, приводит к существенному снижению суммарных затрат на участие в выставках. Важным условием является периодическое или постоянное участие в выставках и относительная стабильность размеров арендуемой площади стенда.
Мобильные или трансформируемые стенды – это набор модулей, которые позволяют составить необходимую выставочную экспозицию в зависимости от выбранной площади. Применение таких конструкций значительно облегчит их сборку и обеспечит удобство при транспортировке. Для изготовления таких стендов используются современные технологии с применением легких материалов (перфорированного пластика или пенопласта).
Сегодня существует много фирм, готовых разработать дизайн выставочного стенда (стандартного или эксклюзивного) в соответствии с вашим фирменным стилем. К тому же на рынке предлагаются оригинальные решения, которые помогут выделиться на фоне других участников выставки, и ваш выставочный стенд привлечет больше посетителей, чем соседние.
Эффективные методы привлечения внимания посетителей
Снова – правило «трех секунд».
Об этом правиле уже упоминалось в главе 2. Рассмотрим его подробнее.
Независимо от того, является ли ваш стенд угловым или находится в ряду, для эффективного привлечения внимания посетителей необходимо знать и умело применять правило «трех секунд». Правило это гласит, что у посетителя имеется всего три секунды, чтобы:
– заметить ваш стенд;
– узнать вашу фирму по названию или логотипу;
– оценить достоинство ваших услуг.
