существенном и вы атакованы со всех направлений потоками сообщений (электронные письма, сообщения социальных сетей, мгновенные сообщения и иные каналы информации). Также невозможно точно расставить приоритеты, когда вы практически тонете в море входящих сообщений – каждое новое сообщение автоматически становится важным и срочным, и это обстоятельство делает практически невозможным осознанный выбор важных задач среди всего многообразия задач вообще.
Вот несколько рекомендаций, как быть в такой ситуации:
1. Извлеките свой список задач из вашего электронного почтового ящика.
Список задач, формируемый из входящих писем - не самое подходящее решение. Не подходящее оно потому, что сложно в таком списке распределить приоритеты для задач. Электронные письма практически невозможно переименовать таким образом, чтобы они отражали суть задачи. Как правило, в одном электронном письме может содержаться более чем одна задача. И вдобавок, регулярно приходят новые электронные письма. Вместо этого, создайте простой список задач после того, как вы обработаете пришедшие на данный момент письма в вашем ящике. Просто выпишите все действия по всем письмам, пришедшим на момент проверки почты. Простой блокнот или простые карточки работают так же прекрасно, как простая программа, такая как «Taskpaper» или «Things». Или простой текстовый файл в программе «Блокнот» или аналогичном элементарном текстовом редакторе. И если при всем при этом вы настроите специальное сочетание клавиш, по которому будет вызываться программа со списком дел, то создание такого списка при обработке писем будет занимать минимальное время.
2. Обрабатывайте почту в заранее отведенное для этого время. Путем экспериментов, вам необходимо подобрать для себя наиболее удобный график работы, который будет вам подходить. При этом постарайтесь придерживаться этого графика, и не проверять свой почтовый ящик постоянно. В качестве примера, как это может быть организовано: проверяйте свою почту один раз в течение 5 минут в конце каждого часа, или 2 раза в день (скажем, в 9:00 утра, и 15:00 дня), или один раз в день в 10:00 утра, или 2 раза в неделю. Обращаю ваше внимание, что это только примеры и ваши реальные потребности и задачи продиктуют вам оптимальный график работы с почтой. Но при всем при этом, я бы настаивал на сокращении числа проверок почты, и проверять ее реже, чем вам кажется это необходимым.
3. Выполняйте свою работу с закрытым почтовым ящиком. Держите ящик закрытым, только если сейчас не время очередной запланированной проверки электронной почты. Этот принцип также распространяется и на другие формы общения, такие как социальные сети, форумы, мгновенные сообщения и т.д. Сюда же следует занести и компьютерные игры, и прочие отвлечения. Отбросьте все, принимаясь за работу или решение задачи. В конце концов, закройте браузер или, по крайней мере, закройте те вкладки браузера, которые не имеют отношения к решаемой в настоящий момент задаче. И в такой обстановке приступайте к работе в режиме высокой концентрации на задаче. И постарайтесь поработать над задачей в течение, хотя бы, этого короткого промежутка времени.
4. Мудро выбирайте свои задачи. Как только вы выбрались из своего почтового ящика - у вас появилась возможность расставить приоритеты для задач. Вы можете принять решение о важности одной задачи по отношению к другой, потому что вы теперь не находитесь под управлением запросов от других людей. Как вам лучшим образом распорядиться своим временим?
Решение каких задач окажет на вашу жизнь и работу большее влияние помимо тех, что кажутся важными и срочными прямо сейчас?
5: Значение отвлечений
- А.А. Милн
Пока вы читаете эту книгу, у вас может сложиться впечатление, что разрушители внимания и отвлечения – это зло, и мы должны стараться сохранять высокий уровень концентрации все время. Практически все время.
Тем не менее, замечу, что разрушение внимания – это естественно, это весело и интересно. Это ценно само по себе.
Разрушитель внимания во многих ситуациях – враг концентрации. А если мы желаем завершить все намеченные дела и задачи, мы просто обязаны освоить методы перехода в состояния повышенной концентрации, хотя бы в течение непродолжительного временного отрезка. Это вовсе не означает, что мы должны изгонять все отвлечения в течение всего дня. Все, что нам необходимо – это баланс между концентрацией, ее степенью и интервалами расслабленности и отвлечения.
Отвлечения важны по ряду причин:
? Нашему разуму периодически необходим перерыв – передышка. Это вынужденная мера, так как постоянное нахождение в состоянии высокого уровня концентрации в течение длительного периода времени создает предпосылки для стресса. А это плохо. Альтернативой периодам напряжения являются периоды расслабления.
? Разрушение внимания может помочь отвлечься нашему сознанию от тревожащих его проблем, и зачастую может перенести процесс решения проблемы в подсознание – для ее решения в фоновом режиме.
? Отвлечение от текущей задачи может принести нам порцию свежего вдохновения – через чтение к нам могут придти новые идеи или мы можем обрести мотивацию.
? В конце концов, отвлекаться - весело. И в этом веселье мы обретаем те вещи, которые действительно любим. Позвольте себе быть открытым для новых путей.
? Отвлечения могут привести вас в состояние более высокого уровня концентрации. Это может происходить сразу же, как только мы возвращаемся в это состояние (состояние концентрации).
Итак, как же мы можем включать здоровые отвлечения, но при этом иметь возможность переходить в состояние необходимого уровня концентрации?
Секрет заключается в балансе: сознательный, целенаправленный баланс.
Существует бесконечное множество путей отыскать этот самый баланс.
Ключ заключается в том, чтобы думать о том, на чем вам необходимо сконцентрироваться в часы, когда ваша способность концентрироваться находится на пике, и пробовать различные схемы и варианты, которые вам наиболее подходят.
Вот некоторые соображения на эту тему:
? Блокируйте несколько часов в день (или разбивайте день на 2-3 части) для концентрации. Позволяйте себе работать с электронной почтой и иное общение в течение оставшихся частей дня.
? Работайте интервалами. Концентрация в течение 10-15 минут, далее 2-5 минут перерыва, и снова – Работа-перерыв и т.д.
? Пробуйте сплиты 40-20 каждый час: 40 минут концентрации и работы, 20 минут – перерыва и отвлечений.
? Отключайтесь на бОльшую часть вашего дня, и определите небольшие периоды, в течение которых вы можете отвлекаться/развлекаться/отдыхать.
Снова обращаю ваше внимание на то, что это только идеи. Вы сами должны найти то, что для вас больше подходит и дает на выходе бОльший результат. Все это сугубо индивидуально.
6: почему попытка уйти может оказаться столь трудной
Отказ от отвлечений и информационной зависимости может показаться привлекательной и легкой задачей, словно это небольшая прогулка возле дома. На самом деле, это не так легко. Проще сказать об этом вслух, чем сделать это самому – воплотить в это жизнь.
Это похоже на расставание с любимыми вещами, к которым мы давно привыкли и не готовы вот так просто расстаться и отпустить их. Мы, зачастую, имеем эмоциональные привязанности к нашим старым вещам. Мы беспокоимся, что эти вещи вскоре могут нам понадобиться. Мы, в этом случае, не будем чувствовать себя защищенными без этих вещей.
Ликвидация беспорядка не всегда проходит легко, как раз из-за этих эмоциональных
