Чем больше задач, тем труднее в них ориентироваться. Чтобы вспоминать о нужных задачах в нужное время, необходимо их материализовывать, разгружать от них голову и нагружать этими задачами Outlook.

Обязательно создавайте в 'Панели задач' отдельную задачу на каждое ваше дело или поручение и просматривайте ваш список задач минимум раз в день. Ваши коллеги и подчиненные быстро привыкнут к тому, что вы никогда ничего не забываете.

Как только количество задач перевалит за 15–20, они перестанут помещаться на 'Панели задач' и в них станет трудно ориентироваться. По данным психологов, внимание человека эффективно контролирует не более 7±2 предметов одновременно.

Отсюда напрашивается естественный вывод: необходимо сгруппировать задачи, собрать близкие по смыслу задачи вместе. В Outlook для этого предусмотрено специальное понятие — категория.

При создании задачи вы можете не только назначить ей срок и важность, но и присвоить некоторую категорию, т. е. отнести задачу к определенной смысловой группе. Как это делается технически — обсудим чуть дальше, сейчас важно понять управленческий смысл.

Например, многие из задач Остапа Бендера очевидным образом группируются в категорию 'Проект раскулачивания тов. Корейко', или короче — 'КОРЕЙКО'. Сгруппируем все задачи, относящиеся к этому проекту, в отдельную категорию, как показано ниже.

Вспомните, говоря о планировании, мы выделяли жесткое время, хронос, и гибкое время — кайрос. Например, задача 'Выяснить более точно размер капитала Корейко' не привязана к конкретному жесткому моменту времени, хроносу, но привязана к проекту Корейко. При наступлении таких кайросов, как 'Планирование работы по проекту Корейко', 'Встреча с любым человеком, причастным к махинациям Корейко' и т. п., можно открыть на 'Панели задач' категорию 'КОРЕЙКО' и увидеть все задачи, привязанные к этому проекту.

Типичные кайросы, с которыми имеет дело любой менеджер, — это люди, проекты, места, обстоятельства. В работе Остапа Бендера мы сразу можем заметить еще один кайрос. После того как будет выяснено место работы тов. Корейко, имеет смысл завести категорию 'ГЕРКУЛЕС' и заносить в нее все задачи, которые удобно выполнить в момент нахождения в этом учреждении.

При этом, что очень удобно, одна задача может быть 'видна' из разных категорий. Например, задача 'Будучи в 'Геркулесе', не забыть купить в буфете бутерброд с красной икрой' должна быть видна только из категории 'ГЕРКУЛЕС'. А вот задачу 'Допросить бухгалтера Берлагу' хочется видеть и при планировании работ по проекту Корейко, и придя в 'ГЕРКУЛЕС'. При создании этой задачи мы присвоим ей сразу две категории: и 'КОРЕЙКО', и 'ГЕРКУЛЕС'.

Придя в 'Геркулес', мы откроем категорию 'ГЕРКУЛЕС' и увидим все задачи, связанные с этим учреждением. А вот категорию 'КОРЕЙКО' и задачи без категорий открывать не будем, чтобы они не мешали. Выглядеть это будет так.

Обратите внимание, на рисунке названия категорий начаты с единицы. Смысл в этом следующий: Outlook, группируя задачи по категориям, сами категории располагает в алфавитном порядке по названию. Когда у нас будет несколько категорий, разобьем их на смысловые группы. 'Кайросовые' категории, которые мы сейчас завели, будут всегда начинаться с единицы, другие виды категорий — с других цифр.

Категории — одно из самых больших удобств Outlook. Ни в каком бумажном ежедневнике вы не сможете видеть задачи не только привязанными к определенному сроку, но еще и сгруппированными по смыслу, причем по разным признакам — по проекту, по исполнителю, по месту и т. д. При этом создавать категории вы можете сами, что дает колоссальные возможности для гибкого планирования, адаптированного под специфику именно вашей деятельности.

С 'тайм-менеджерским' аспектом категорий мы познакомились — теперь освоим технику работы с ними.

Давайте создадим вашу первую категорию. Если затрудняетесь в выборе, советую начать с категорий '1_ШЕФ' либо '1_ПОДЧИНЕННЫЕ', скорее всего, в этих категориях у вас будет достаточно много задач.

Откройте либо создайте любую задачу, тематически относящуюся к вашему шефу. Обратите внимание на кнопку 'Категории' в нижней части окна создания задачи. Нажмите на кнопку 'Категории' (стрелка 1), перед вами появится окно 'Категории'. В нем вы видите стандартный, предусмотренный по умолчанию список категорий, который редко бывает полезен на практике. Но ценность в том, что мы можем добавить в этот список свою категорию.

Для этого в окно 'Элемент принадлежит следующим категориям' (стрелка 2) впишите название категории '1_ШЕФ'. Далее нажмите кнопку 'Добавить' (стрелка 3), и ваша категория появится в списке категорий с уже проставленной галочкой (стрелка 4). Эта галочка показывает, что задача отнесена к созданной вами категории.

Нажимайте 'Сохранить и закрыть' в верхнем левом углу задачи. Откройте или создайте еще одну вашу задачу, относящуюся к шефу. Нажмите кнопку 'Категории' (стрелка 1). В появившемся окне 'Категории' в списке категорий вы увидите первым номером вашу '1_ШЕФ'. Теперь достаточно поставить в ней галочку (стрелка 4) и нажать 'ОК' (стрелка 5). Нажимайте 'Сохранить и закрыть', второй вашей задаче тоже присвоена категория '1_ШЕФ'.

Теперь самое интересное: как настроить группировку по категориям на панели задач.

Напомню, пользовательское представление — это некий взгляд на список задач, возможность представить задачи именно так, как хотите вы. Из пяти главных кнопок мы уже освоили одну — 'Автоформат', т. е. научились делать так, чтобы Outlook выделял некоторые задачи, например важные — красным цветом и крупным шрифтом. Теперь мы научимся применять вторую кнопку — 'Группировка'.

Группировка — это возможность видеть задачи разбитыми на некоторые смысловые группы, чаще всего на категории. Можно также группировать задачи по исполнителям, по сроку и т. п., но это применяется реже.

Зайдите в меню окна 'Настройка представления' в 'Панели задач'. Напомню: для этого кликните правой кнопкой мыши на серой надписи 'Панель задач' в панели задач. В появившемся меню выберите пункт 'Изменить текущее представление'. В появившемся окне 'Настройка представления' выберите пункт 'Группировка' (стрелка 1).

Появится окно 'Группировка'. В подменю 'Группировать элементы по полю' выберите 'Категории'