Мы подробно разобрали гибкое планирование, связанное с тематическим временем — кайросом. Для такого планирования удобны категории, на которые мы разбиваем задачи. Но у большинства задач кроме тематической привязки (проект, человек, место…) есть еще срок, в который ее необходимо исполнить.

Как быть, если у задачи есть срок исполнения, но заданный не жестко? 'Нужно бы в ближайшие дни сделать то-то.', например. Для этого служит техника планирования 'День — Неделя' и соответствующие категории — 'ДЕНЬ' и 'НЕДЕЛЯ'. В категорию 'ДЕНЬ' помещаются задачи, которые необходимо сделать в ближайшие день-два. В категорию 'НЕДЕЛЯ' — задачи на ближайшие одну-две недели. Посмотрите на список задач Остапа Бендера.

Обратите внимание, никто не мешает задачам, отнесенным в категорию 'ДЕНЬ' или 'НЕДЕЛЯ', быть одновременно 'видимыми' из других категорий, тематических — 'Проекты', 'Подчиненные', 'Места' и т. д. В этом огромный плюс планирования на Outlook по сравнению с бумажным ежедневником. Остап Ибрагимович увидит задачу 'Допросить бухгалтера Берлагу' и планируя наступающий день (заглянув в категорию '0_ДЕНЬ'), и в момент прихода в 'Геркулес' (заглянув в категорию '1_ГЕРКУЛЕС'). Таким образом, Outlook, в отличие от ежедневника, где все задачи жестко разнесены по каким-либо дням, позволяет более динамично реагировать на динамично и неожиданно изменяющуюся реальность.

Как вы уже, наверное, догадались, название категорий '0_ДЕНЬ' и '0_НЕДЕЛЯ' начинается с нуля для того, чтобы эти категории отразились в самом верху списка, до тематических категорий. Иногда бывает полезно завести категорию '2_ГОД' для долгосрочных задач. Начать рекомендую с цифры 2, поскольку к этой категории вы будете обращаться реже, чем к тематическим, начинающимся с цифры '1'.

Как работать с категориями 'ДЕНЬ' и 'НЕДЕЛЯ'? Когда мы задумываемся о планировании, первое, что обычно приходит в голову, — понятия 'план на неделю', 'план на месяц', 'план на год'. Такое жесткое планирование вряд ли вам понадобится. В личной работе план на неделю рухнет в первый же день, план на месяц — в первые три дня. Нужен не жесткий план на период, а жесткие правила перемещения задач между разделами.

А именно: вечером при планировании следующего дня просматривается категория 'НЕДЕЛЯ'. Все 'дозревшее до выполнения', наиболее актуальное, переносится в категорию 'ДЕНЬ'. И наоборот, менее актуальные задачи могут быть перенесены из категории 'ДЕНЬ' назад в 'НЕДЕЛЯ'.

Кликните правой кнопкой мыши на значке задачи (квадратик с галочкой слева от названия задачи, стрелка 1). Появится контекстное меню. В нем выберите пункт 'Категории' (стрелка 2). Появится стандартное окно выбора категорий для задачи, в нем снимите галочку с категории 'НЕДЕЛЯ' и поставьте галочку в категорию 'ДЕНЬ'. Готово, ваша задача из списка задач на неделю переместилась в список задач на день.

С перемещением задач между категориями 'ДЕНЬ' и 'НЕДЕЛЯ' мы разобрались. Раз в неделю при планировании следующей недели просматривается раздел 'ГОД'. Все наиболее актуальное переносится в раздел 'НЕДЕЛЯ'. Как правило, при этом не нужны разделы 'Месяц', 'Квартал' и т. д. Все задачи этих горизонтов планирования уже находятся в разделе 'ГОД' и при его еженедельном просмотре будут при необходимости передвигаться в раздел 'НЕДЕЛЯ'.

Такая система позволяет не загонять себя в рамки жесткого плана, не пытаться прописывать будущее слишком детально, составляя планы на неделю / месяц. Но при этом не отдавать все 'на волю волн', гарантировать себе, что нужная задача вспомнится в нужное время, за счет регулярного просмотра разделов 'НЕДЕЛЯ' и 'ГОД'.

Для задач, исполнение которых не привязано жестко к определенному дню, достаточно планирования 'День — Неделя'. Но если у вас сравнительно много задач с точными сроками, нужно отдельно позаботиться о том, чтобы эти сроки соблюдались.

Первый к этому шаг — грамотное выставление напоминаний, это мы уже проходили. Следующий шаг — удобный обзор сроков исполнения задач. Самый простой для этого инструмент — вывести поле 'Срок' на панель задач, чтобы видеть не только названия задач, но и сроки их исполнения. Научимся это делать.

С помощью этого элемента пользовательского представления мы говорим Outlook, какие поля, т. е. параметры, аспекты задач мы хотим видеть в нашем пользовательском представлении. По умолчанию в представлении отображаются всего два поля — 'Значок' и 'Тема'. 'Тема' — это название задачи, 'Значок' (квадратик с галочкой слева от поля 'ТЕМА', стрелка 1) служит для того, чтобы брать его мышкой и перетаскивать задачу. Если вы ставите мышку не на значок, а на поле 'Тема', вы сразу попадете внутрь этого поля и сможете изменить название задачи (стрелка 2), но не сможете ее перетащить или удалить.

Сейчас мы научимся добавлять дополнительные поля задачи, которые хотели бы видеть. Зайдите в меню настройки пользовательского представления панели задач (правой кнопкой мыши на серой надписи 'Панель задач' в панели задач, выберите пункт 'Изменить текущее представление'). В появившемся окне 'Настройка представления' выберите пункт 'Поля' (стрелка 1).

Появится окно 'Поля'. В подменю 'Имеющиеся поля' (стрелка 2) выберите поля 'Важность' и 'Срок', нажмите 'Добавить' (стрелка 3). Выбранные вами поля появятся в списке полей справа. Теперь кнопками 'Вверх' и 'Вниз' (стрелка 4) расставьте поля в таком порядке: 'Значок', 'Важность', 'Тема', 'Срок'. Нажмите 'ОК' в окне 'Поля' и 'ОК' в меню 'Настройка представления'. Если все сделано правильно, в окне 'Панель задач' вы увидите ваши задачи с дополнительными полями — важностью и сроком исполнения, примерно так.