чтобы завершенные задачи перестали быть видны на панели задач.
Зайдите в меню настройки пользовательского представления панели задач (правой кнопкой мыши на серой надписи 'Панель задач' в панели задач, выберите пункт 'Изменить текущее представление'). В появившемся окне 'Настройка представления' выберите пункт 'Отбор' (стрелка 1).
Появится окно 'Отбор'. Вкладка 'Дополнительно', кнопка 'Поле' (стрелка 2), пункт в меню 'Все поля задачи', поле 'Завершена'. Устанавливаем условие: 'Завершена — не равно — Да' (т. е. отбирать все задачи, у которых не поставлена галочка 'Завершена'). Нажмите 'ОК' в окне 'Отбор' и окне 'Настройка представления'. Если все сделано правильно, завершенные задачи пропадут из 'Панели задач'.
Итак, мы не видим завершенные задачи на панели задач. Но если уйдем из раздела 'Календарь' в раздел 'Задачи' (стрелка 1), мы увидим полный список всех наших задач — и завершенных, и запланированных.
Посмотрите — это раздел 'Задачи' Остапа Бендера.
Для этого списка можно настраивать пользовательское представление точно так же, как мы делали это на панели задач в 'Календаре'. Для этого достаточно кликнуть правой кнопкой мыши на серой панели 'Тема' (стрелка 2) и в появившемся контекстном меню выбрать пункт 'Изменить текущее представление' (стрелка 2). Далее вы попадете в знакомое окно 'Настройка представления', с пятью кнопками, которые уже хорошо освоили.
Попробуйте самостоятельно настроить такое представление: отбор — только завершенные задачи, автоформат — важное — красным, сортировка — по сроку, группировка — по параметру 'Дата завершения'. Вот простейшая форма отчета о проделанной работе для вашего руководителя либо для самостоятельного подведения итогов.
Корпоративный тайм-менеджмент на Microsoft Outlook
Как в наше время, когда все так быстро меняется, можно все успевать динамичному, современному, контролирующему множество проектов менеджеру? Количество дел и поручений непрерывно возрастает. Удержать все это в голове решительно невозможно.
Приходилось ли вам терять бумажный ежедневник? А разбираться в документах после уволившегося сотрудника? Или терять деньги из-за отсутствия полной истории переписки с клиентом? Все это — неизбежные недостатки 'бумажного' управления информацией и задачами.
С помощью Outlook можно эффективно организовать командную работу — назначить задачу подчиненному, увидеть на одном экране несколько календарей подчиненных или коллег и т. п. Работа становится более прозрачной и эффективной.
Более того: с помощью механизма пользовательских полей в Outlook можно структурировать практически любые бизнес-процессы. При этом Outlook, естественно, не подменяет собой более сложные и масштабные корпоративные информационные системы (ERP, CRM, системы project management и т. п.) Он позволяет оптимально настроить бизнес-процесс не на уровне компании в целом, но на уровне личной эффективности менеджера и команды, в которой он работает.
Например, в строительной компании в ходе тренинга 'Тайм-менеджмент на Outlook' была выявлена следующая проблема: дизайнеры не всегда вовремя оформляют все документы и разрешения, касающиеся перепланировок. В результате строительство задерживается, компания теряет серьезные деньги.
Решение достаточно простое: в папке 'Задачи' настроили пользовательское представление с пользовательскими полями, отражающими все стадии процесса.
Для каждой перепланировки с помощью пользовательских полей заданы ключевые этапы процесса:
• дата принятия заявления;
• необходимые согласования (поля формата 'да/нет', в реальности их не 3, как на рисунке, а около 10);
• дата получения согласования;
• длительность процесса (поле формата 'формула', вычитает из даты получения согласования дату принятия заявления);
• срок, в который необходимо получить согласование.
Эта таблица позволяет дизайнеру (и его руководителю!) полностью контролировать процесс получения согласований, расставляя 'галочки' в колонках соответствующих согласующих инстанций (ПТО и т. д.). Ничего не теряется, ничего не забывается. Более того, простое правило автоформатирования раскрашивает задачи, срок исполнения которых приближается, в синий цвет. Поле 'Длительность' позволяет узнать среднее время согласования перепланировок и поставить задачу уменьшения этого показателя.
Аналогично можно контролировать многие другие процессы.
• Продажи: список клиентов, отображающий значимые этапы взаимодействия, ближайшие необходимые действия, сроки и т. п.
• Пресса: список изданий, позволяющий контролировать и планировать наши публикации или публикации о нас.
• Контрагенты: список поставщиков, с помощью которого можно 'держать руку на пульсе' и быть уверенным, что все будет доставлено вам вовремя.
• Документы: список договоров или других документов, проходящих некоторые стандартные стадии согласования.
В отделе продаж одной IT-компании было настроено примерно следующее пользовательское представление:
Здесь отображены ключевые этапы работы менеджера по продажам, каждый из соответствующих столбцов имеет формат 'дата'; столбец 'ОК' означает, что продажа завершена; в столбце 'Контакт' отображается контакт менеджера со стороны клиента. Поле 'Тема' после названия клиента содержит краткое описание ближайших необходимых шагов.
С помощью пользовательских полей можно также создать, например, двухмерный обзор регулярных рутинных задач. Как правило, их стоит 'отсадить' в отдельное представление, чтобы они не перегружали основную систему планирования. Это могут быть как ежедневные задачи, так и еженедельные. Таблица выглядит так:
Выполнение или невыполнение регулярной задачи отмечается галочкой. Таблица моментально бьет тревогу при возникновении 'провисов', когда какая-то задача не выполняется слишком долго (например, не создаются резервные копии информации, что чревато ее потерей в случае аварии). Обратите внимание, что даты в столбцах — это не день выполнения задачи, а обозначение недели, в течение которой она должна быть выполнена.
Управление делегированными задачами может также осуществляться с помощью настройки пользовательских форм постановки задач. Такие формы могут использоваться как для постановки задач подчиненным, так и для обмена стандартными задачами или информацией 'по горизонтали'. Например, вот очень простая форма для приема и передачи коллеге телефонного звонка:
