• Задача, создаваемая в разделе 'Задачи', имеющая лишь срок исполнения, т. е. дату, до которой необходимо выполнить задачу.
Встречи дают удобный обзор 'жесткой', связанной с линейным временем, хроносом, части вашего плана дня или недели. Задачи — обзор всех 'гибких', привязанных к кайросу, дел. При этом задачи можно группировать, сортировать и раскрашивать самыми разнообразными способами, что позволяет легко контролировать все множество дел.
Стандартный способ увидеть все ваши задачи — перейти в раздел 'Задачи', нажав соответствующую кнопку на панели навигации (стрелка 1).
Рекомендую использовать другой, более тонкий способ доступа к задачам. Это 'Панель задач' в 'Календаре'. Выглядит она так:
Благодаря этой панели можно видеть одновременно и расписание встреч на день либо неделю (на рисунке слева), и ваши задачи (на рисунке справа). Таким образом, на одном экране удобно объединяются два вида планирования: жесткое (встречи) и гибкое (задачи).
Встречи в 'Календаре' слева можно создавать, просто выделив мышкой нужное время и вписав название встречи. Для создания задач обратите внимание на стрелку 1 — она указывает на небольшое поле с серой надписью 'Щелчок добавит элемент 'Задача''. Сделав на этой надписи двойной клик мышью, вы создадите задачу. Потренируйтесь в создании встреч и задач.
Как настроить отображение 'Календаря' с панелью задач:
1. Зайдите в раздел 'Календарь'.
2. В меню 'Вид' выберите пункт 'Рабочая неделя'. 'Календарь' приобретет такой вид, как на рисунке справа — по горизонтали дни, по вертикали часы.
3. В этом же меню выберите пункт 'Список задач'. Справа от 'Календаря' появится панель задач.
Если вам нужно увидеть в 'Календаре' не всю неделю, а только сегодняшний день, в меню 'Вид' вместо 'Рабочая неделя' выберите пункт 'День'.
Если вы хотите изменить цвет 'Календаря', точность временной сетки, количество дней в 'Рабочей неделе' — все это можно сделать в меню 'Сервис / Параметры / Настройки / Параметры календаря'.
Тонкие способы установки 'напоминаний'
Создавая задачу в Microsoft Outlook, мы видим много различных параметров — срок исполнения, процент готовности и т. д. Многие из этих параметров вам понадобятся сравнительно редко.
Чаще всего при создании задач используют оповещение, 'напоминалку'. Когда вы задаете срок исполнения задачи, Outlook автоматически 'узнает', что в этот день вас нужно оповестить 'напоминалкой' в отдельном окошке. По умолчанию оповещение появится в тот же день, на который запланирован срок исполнения задачи, в 9 утра.
Если задача достаточно крупная и сложная — рекомендую установить оповещение на некоторое время раньше срока исполнения задачи. Посмотрите на следующий рисунок (создание задачи 'Подготовить отчет'):
Обратите внимание, срок исполнения задачи — к утру четверга, в поле 'Срок' (стрелка 1) выставлен четверг. А вот напоминание мы установили на среду. Таким образом, в среду утром Outlook напомнит о необходимости подготовить отчет, и мы сможем начать выполнять эту задачу либо запланировать ее на какое-либо конкретное время в 'Календаре'.
Не злоупотребляйте оповещениями, используйте их только для задач, действительно привязанных к определенному дню. Иначе каждый час будут появляться все новые и новые звенящие 'напоминалки', а рабочий день будет заполнен в основном нажиманием кнопки 'Отложить'.
Уменьшить количество оповещений помогает простая техника: планирование по реперным точкам. 'Репер' (от франц. repere — ориентир) — понятие из артиллерии. Это некоторая заметная точка на местности, например водокачка, высокое дерево, от которой отсчитывается направление при стрельбе. Если есть такой заметный ориентир, жизнь существенно облегчается: не нужно вычислять, какие координаты у вражеского танка, лейтенанту-разведчику достаточно сообщить на батарею по рации, насколько правее/левее или дальше/ближе взять от репера.
При создании оповещений этот подход используется следующим образом. Например, вы создаете задачу 'Где-то в начале января созвониться с Ивановым'. Вы знаете, что для вас основной день прозвона клиентов, предположим, вторник. Тогда 'напоминалку' уместно поставить на первый вторник января. Аналогично, все клиентские дела, намеченные примерно на начало января, вы привязываете к этому первому вторнику. В начале января во вторник утром у вас появится десяток 'напоминалок' о клиентских делах. Посмотрев их все, вы сможете точнее спланировать эти дела по расписанию недели (Иванов будет только в четверг, перенесем на четверг; Петрову позвоним прямо сейчас и т. д.). Таким образом, вы разбираете все напоминалки в один день, день реперной точки, а не сталкиваетесь с ними в самые разные моменты в начале января.
Кроме 'Дня прозвона клиентов', достаточно часто используемой реперной точкой является 'День просмотра долгосрочных задач и мыслей'. У автора, например, это последняя суббота месяца. Задача 'Во время летнего делового спада внедрить в компании такую-то новую технологию' будет отнесена к последней субботе июня. В последнюю субботу июня, скорее всего, появится пять-десять оповещений о такого рода задачах, и их можно будет запланировать на какое-то более точное время.
Расстановка приоритетов: важное — красным!
Один из главных секретов успешного управления личным временем — грамотная расстановка приоритетов. В любом списке задач выделяйте главное — и начинайте именно с него — вот самое важное правило в этом деле. Microsoft Outlook позволяет этот процесс автоматизировать и сделать более удобным.
Создайте в Outlook несколько задач, о которых вам необходимо помнить. Например:
• 'Петров: проверить готовность отчета';
• 'В банке: оплатить домашний Интернет';
• 'Проект А: подготовиться к встрече';
• 'Сделать презентацию по новому продукту'.
Рекомендую начать со среднесрочных задач, т. е. таких, которые нужно выполнить в ближайшие несколько недель. Если вы активно пользуетесь бумажным ежедневником, не рекомендую сразу пытаться 'перепрыгнуть' с него на Outlook. Оставьте пока краткосрочные встречи и задачи в ежедневнике, а вот среднесрочные создавайте в Outlook. Тем более что именно со среднесрочными задачами Outlook справляется гораздо лучше ежедневника.
В дальнейшем мы будем разбирать все техники планирования времени с помощью Outlook на одном большом управленческом 'кейсе'. Чтобы никому из представителей различных отраслей и профессий не было обидно, возьмем в качестве главного героя хорошо всем известного 'менеджера' — Остапа Бендера из 'Золотого теленка'. Типичный предприниматель, владелец малого бизнеса, несколько подчиненных (Козлевич, Балаганов и Паниковский), большой сложный проект (раскулачивание Александра Ивановича Корейко), много мелкой 'текучки', необходимость создавать баланс работы и личной жизни (Зося Синицкая), и т. д.
Неупорядоченный список задач, составленный для Остапа Бендера на момент въезда в город
