Полная и единообразная система организации дает огромное преимущество, поскольку система позволяет сознанию отвлечься от рутинных забот и перейти к интуитивному принятию решений, от которого вас не будут отвлекать проблемы, оставшиеся без внимания. Но для того, чтобы вы смогли перейти в данное состояние, физическая система упорядочения данных должна быть лучше системы, созданной в вашем сознании.
В этой главе я ознакомлю вас с основными этапами и инструментами процесса организации, которые понадобятся при обработке корзины. Во время первичной обработки входящего материала вы будете создавать списки и группы проблем, которые нужно будет упорядочить, с тем чтобы в дальнейшем включить в них новые задачи. Иными словами, не обязательно создавать систему организации данных моментально, на пустом месте. Она будет развиваться по мере того, как вы будете обрабатывать рутинные проблемы и проверять наличие материалов.
Я собрал все воедино, но забыл, куда что положил.
Внешнее кольцо диаграммы рабочего процесса (рис. 7.1) содержит основные категории, в которые вы будете определять материалы, когда решите, что они собой представляют и как с ними поступить.
Существует семь основных типов материала, который требуется отслеживать и контролировать с организационной точки зрения.
• Список проектов.
• Сопутствующие материалы по проектам.
• Действия и сведения, занесенные в календарь.
• Списки «Первоочередные шаги».
• Список «Ожидания».
• Справочные материалы.
• Список «Когда-нибудь/может быть».
Очень важно провести четкие границы между категориями. Каждая категория отражает отдельный тип соглашений, которые мы заключаем сами с собой, и если они утратят свои границы и начнут смешиваться, процесс организации будет лишен значительной доли эффективности.
Например, если положить справочные материалы в ту же стопку, что и данные, с которыми только собираетесь ознакомиться, то ворох накопившихся бумаг приведет вас в замешательство. Если включить в список первоочередных действий дела, которые нужно поместить в календарь, поскольку они намечены на конкретные дни, то вы утратите доверие к своему календарю, в результате чего придется постоянно пересматривать списки дальнейших действий. Если у вас возник замысел, который вы не собираетесь реализовывать в ближайшее время, то его нужно поместить в список «Когда-нибудь/может быть», чтобы можно было с должным вниманием и решимостью отнестись к списку текущих проектов. А если какое-то из ваших «ожиданий» попало в один из списков дальнейших действий, много времени будет потрачено впустую на непродуктивное многоразовое обдумывание проблемы.
Когда вы уясните, за какой информацией нужно следить (об этом речь шла в предыдущей главе, посвященной обработке данных), все, что вам понадобится — это списки и папки для справочных и вспомогательных материалов. Списки (они тоже могут содержаться в папках) позволят вам следить за выполнением проектов и задач, которые вы «когда-нибудь/возможно» собираетесь решить, а также — первоочередных шагов, направленных на завершение незамкнутых циклов. В папках (электронных или традиционных) можно хранить справочный материал и вспомогательную информацию по текущим проектам.
Мне совершенно безразлична простота, которая предшествует сложности, но за простоту, которая достигается преодолением сложности, я готов отдать жизнь.
Многие составляли списки годами, но никогда не считали эту процедуру особо эффективной. Простые системы, вроде той, которую рекомендую я, вызывают устойчивое недоверие. Однако большинство составителей списков не помещали туда проблемы, которые должны были там находиться или не удосуживались их завершить: поэтому сами перечни не отличались особой функциональностью. А вот когда известно, что нужно помещать в перечни, гораздо легче работать: в таком случае необходим только эффективный способ ведения списков.
Не пытайтесь создавать некую внешнюю структуру приоритетов для своих списков, которые в этом случае придется переписывать после каждого изменения ситуации. Попытка наложения подобных ограничений может внести дополнительную сумятицу в системы личной организации многих людей. При рассмотрении списка в целом вы будете расставлять приоритеты на основе собственной интуиции, руководствуясь множеством переменных факторов. Для вас список является лишь средством отслеживания всей совокупности намеченных активных действий и делает весь набор задач доступным для пересмотра.
Когда речь идет о «списке», под этим словом следует понимать только перечень проблем с определенными сходными характеристиками. Список может быть составлен в одном из следующих форматов: (1) папка с отдельными заметками на бумаге, посвященными проблемам, относящимся к данной категории; (2) физический список, составленный на озаглавленном листе бумаги (часто в отрывном блокноте или памятной книжке); или (3) перечень, составленный с помощью компьютера или цифрового секретаря, (например, категория задач Microsoft Outlook или отдельная тема на PDA).
Если вы опустошили корзину, то у вас наверняка появилась стопка «подвешенных» напоминаний о действиях, которые могут быть выполнены в течение двух минут и не могут быть никому переданы. Подобных дел, скорее всего, наберется от двадцати до шестидесяти-семидесяти. Не забудьте о делах, переданных другим людям, и, вероятно, о делах, которые были помечены вами в календаре или отнесены к категории «Когда-нибудь/может быть».
Можете упорядочить все это в категории, к которым будет легко обратиться, чтобы решением указанных проблем можно было заняться, когда будет время.
Придумайте наиболее подходящий способ физической группировки проблем: в виде документов в папках или списках, традиционных или электронных.
При организации данных, как уже отмечалось, возникает два основных типа действий: шаги, которые нужно предпринять в определенный день и/или в конкретное время, и задачи, которые следует выполнить как можно скорее, выделив для них время, свободное от дел, помеченных в календаре. Дела, внесенные в календарь, могут быть намечены на конкретное время (например, «с 4:00 до 5:00 — встретиться с Джимом») или на определенный день («Позвонить Рэйчел во вторник, чтобы узнать, получила ли она текст делового предложения»).
При обработке содержимого корзины, вам, вероятно, попадались дела, которые вы сразу помечали в своем рабочем календаре. Например, первоочередной шаг, необходимый для прохождения медосмотра, — позвонить в поликлинику, чтобы назначить время, и поскольку на это требовалось не более двух минут, вы сразу так и сделали. А здравый смысл подсказывает, что, как только назначено время обследования, его нужно немедленно внести в календарь.
Но у многих людей, привыкших к составлению списков дел на каждый день, возникает желание поместить в календарь действия, которые им хочется сделать, например, в следующий понедельник, но придется перенести на один из последующих дней. Сопротивляйтесь этому импульсу. Вы должны доверять своему календарю, как святыне, где находится четкий перечень задач, которые обязательно нужно выполнить за день: он должен быть заметен, даже если вы просматриваете календарь на бегу. Вам станет гораздо легче работать, если в календаре будут только дела, которые обязательно нужно сделать в течение дня. Когда календарь выполняет свою непосредственную роль в процессе организации, большинство задач, которые предстоит выполнить, остаются в категории «как можно скорее: более приоритетные проблемы по сравнению со всеми остальными делами».
За многие годы я обнаружил, что лучшее средство напоминания о действии, которое нужно выполнить как можно скорее, — это конкретный контекст, требуемый для его осуществления: инструмент, место или лицо, необходимое для решения задачи. Например, если для совершения действия нужен компьютер, то его следует поместить в список, озаглавленный «Компьютер». Если нужно съездить куда-то на машине (например, заехать в банк или в магазин инструментов), то дело надлежит поместить в категорию поездок. Если следующий шаг — обсудить что-то непосредственно со своей коллегой Эмили, то разумнее всего будет поместить проблему в список или папку под названием «Эмили».
То, насколько узконаправленными должны быть эти категории, будет зависеть от (1) количества действий, которые необходимо держать под контролем, и (2) от того, насколько часто вы меняете контекст их совершения.
Если вы относитесь к тем редкостным счастливчикам, у которых намечено всего двадцать пять первоочередных шагов, то сможете обойтись единым списком дальнейших действий. В него могут войти самые разнообразные дела: от покупки гвоздей и разговора с начальником о кадровых перестановках до генерации идей для проведения выездной деловой встречи. Но если накопилось пятьдесят или сто намеченных дальнейших действий, то ведение одного большого списка окажется неэффективным занятием: каждый раз, когда у вас будет появляться свободное время, его придется тратить на повторную сортировку проблем. Если в программе конференции объявлен короткий перерыв, в течение которого можно совершить несколько важных звонков, то сначала придется выделить такую категорию, как звонки, из длинного перечня не связанных между собой задач. А если вы отправляетесь по разным делам, можете
