уверены, что занимаетесь как раз тем, чем должны заниматься (а не наоборот). Перед тем как покинуть офис, рассмотрите каждое «подвешенное» сообщение, требующее от вас активных действий, точно так же, как вы перечитываете списки под названием «Звонки» и «Компьютер». В сущности, «@Действия» — это продолжение вашего списка «Компьютер», и с этим перечнем следует обращаться аналогичным образом. Поток бумажной «подвешенной» рабочей документации также следует рассматривать как список, если документы служат единственными напоминаниями.

Перенос «пусковых механизмов» действий в папку, в списки и/или в систему обработки электронной почты — вполне приемлемый подход, если вы обращаетесь с должной периодичностью ко всем категориям, в которые поместили напоминания. Какая польза от документов, затерявшихся в дебрях вашей системы и не выполняющих своей основной функции — напоминать вам о действиях?

Чтобы позволить себе спокойно общаться с друзьями или прогуливаться без определенной цели с полностью свободным сознанием, вам нужно знать, где находятся напоминания о дальнейших действиях и что они собой представляют, необходима также уверенность в том, что они могут подождать. При этом вы должны быть в состоянии вспомнить о них в течение нескольких секунд, а не дней.

Составление и ведение списка проектов (проект — это любая проблема или желаемый результат, требующий от вас выполнения более одного активного действия) может оказаться серьезной задачей! Вполне возможно, что у вас гораздо больше проектов, чем вы думаете. Если вы еще не составили список проектов, рекомендую вам изначально составить список проектов в простой форме, аналогичной формату списков действий: это может быть категория в цифровой памятной книжке, страница в отрывном блокноте или даже отдельная папка, озаглавленная «проекты» и содержащая перечень или отдельные листки с названием каждого проекта.

Список проектов не предназначен для хранения планов или деталей самих проектов; не стоит пытаться упорядочить его в зависимости от приоритетности, масштаба или срочности проектов — это должен быть полный перечень всех незамкнутых циклов. Вам вообще не придется прорабатывать список проектов в процессе повседневной деятельности; большую часть времени вы будете уделять спискам действий и спонтанно возникающим задачам. Помните, вы не можете выполнить проект, вы можете выполнить только действия, связанные с ним.

Полный и актуальный список проектов является основным рабочим инструментом, с помощью которого можно «увидеть лес за деревьями».

Истинная ценность списка проектов состоит в том, что он предоставляет возможность полностью пересмотреть все задачи (хотя бы раз в неделю) и убедиться, что определены дальнейшие действия по каждому проекту и ничто не ускользнуло из поля зрения. Беглый взгляд, который вы время от времени бросаете на список, усиливает чувство контроля над ситуацией, вы знаете, что вам (и окружающим) доступен весь арсенал, позволяющий в случае необходимости оценить рабочую нагрузку.

Большинство людей считает, что один список — самое лучшее решение, поскольку он служит универсальным инструментом, а не средством ежедневной перестановки приоритетов. Система персональной организации предоставляет надежное место для хранения всех незамкнутых циклов и возможных вариантов поведения, чтобы вашему сознанию проще было подсказать вам необходимое интуитивное, текущее стратегическое решение.

Не имеет значения, сколько разных списков проектов вы ведете: главное, чтобы вы просматривали содержимое каждого из них с требуемой регулярностью, ведь вам все равно придется выполнять эту процедуру одним махом во время еженедельного обзора задач.

В некоторых ситуациях бывает разумно разделить список проектов на категории. Рассмотрим их по очереди.

Проекты частного и профессионального характера. Некоторые люди предпочитают делить проекты на частные и профессиональные. Если вы принадлежите к их числу, имейте в виду, что список «Частные проекты» следует просматривать так же регулярно, как и список «Профессиональные проекты», а не оставлять на выходные. Многие действия в рамках проектов частного характера нужно будет выполнять по рабочим дням, как и все остальные задачи. К тому же часто именно аспекты личной жизни, оставленные без внимания, оказывают на людей наибольшее давление.

Делегированные проекты. Занимая должность руководящего работника или начальника, вы, вероятно, непосредственно отвечаете за несколько проектов, над выполнением которых трудятся ваши подчиненные. Хотя, вы, несомненно, можете поместить эти проекты в свой список «Ожидания», возможно, имеет смысл создать перечень «Делегированные проекты», чтобы следить за их выполнением: тогда ваша задача сведется к тому, чтобы просто просматривать список с периодичностью, позволяющей убедиться, что работа в рамках проекта продвигается надлежащим образом.

Отдельные типы проектов. В некоторых случаях несколько однотипных проектов иногда бывает полезно сгруппировать в подсписок «Проекты». Например, у меня есть отдельная категория под названием «Проекты для осуществления» — хронологический перечень всех предстоящих семинаров, тренингов и консультационных встреч, которые я должен провести. Эти мероприятия являются «проектами», как и все остальные дела, поскольку я должен постоянно проверять, все ли идет своим чередом, до момента их завершения. Но я считаю, что полезно заносить их в отдельный список в той последовательности, в которой они появляются в календаре, отдельно от других проектов.

Если вы — агент по продаже недвижимости, предоставляете консультационные услуги или разрабатываете предложения для сравнительно небольшого числа потенциальных клиентов в какой-либо области, то вам, вероятно, полезно будет собрать в один перечень все «текущие отношения с покупателями». Это может быть отдельный список в вашем блокноте под названием «Разработка проектов по работе с клиентами» или, если у вас уже есть папка для каждого текущего проекта, достаточно будет просто уложить их в один лоток на рабочем столе. Помните о главном: данный подход сработает только в том случае, если вы собрали воедино абсолютно все проблемы, требующие от вас активных действий, и регулярно просматриваете их перечень наряду с остальными проектами.

У некоторых из проектов могут быть существенные подпроекты, каждый из которых теоретически можно рассматривать как отдельный проект. К примеру, если вы переезжаете в новый дом и обновляете или меняете изрядную часть своего имущества, то у вас может появиться список проблем, предполагающих активные шаги: «Довести до ума ландшафт», «Поменять проводку в подвале» и т. д., и все они могут считаться отдельными проектами. Вы записываете все эти замыслы в список как один проект (скажем, «Закончить обновление дома») или выписываете каждый подпроект в отдельную строку?

На самом деле это не имеет значения, если вы просматриваете все компоненты проекта достаточно часто для того, чтобы поддерживать высокую производительность. Не существует внешнего инструмента или формата организации, идеально подходящего для сортировки всех проектов в горизонтальной (вдоль) и вертикальной (сверху вниз) плоскостях; в любом случае нужно помнить обо всей совокупности проектов в целом (одно из средств — еженедельный обзор). Если вы вносите в список только крупный проект, имеет смысл составить список подпроектов и/или проектный план в рамках сопутствующего материала, который можно просматривать во время реализации основного замысла. Я бы посоветовал применять данный подход, когда значимые составляющие проекта зависят от первоочередных действий. В этом случае некоторые подпроекты могут не предполагать первоочередных шагов, поскольку они «ожидают» других событий, чтобы сдвинуться с мертвой точки. Например, вы не сможете начать проект «Обновление кухни», пока не решите задачу «Поменять проводку в подвале». Впрочем, вы можете заниматься проблемой «Доведение ландшафта до ума» независимо от вышеупомянутых подпроектов. Таким образом, следующие действия в рамках задач «Смена проводки в подвале» и «Планирование ландшафта» будут постоянно определены.

Пусть вас особо не волнует вопрос, какой подход наилучший. Я бы посоветовал поместить крупные проекты в список проектов, а их составляющие отнести к сопутствующим материалам, обеспечив их регулярный пересмотр в ходе еженедельного обзора. Если вы сомневаетесь в эффективности данного подхода, попытайтесь включить активные и независимые подпроекты в главный список в качестве отдельных позиций.

Вы можете сортировать проекты и подпроекты по собственному усмотрению; главное — знать, где найти все текущие составляющие.

Не существует идеальной системы отслеживания проектов и подпроектов одинаковым способом. Вы должны лишь помнить о существовании проектов и, если они подразделяются на составляющие, знать, где найти напоминание о них.

Сопутствующие материалы по проектам — это не действия и не напоминания. Сопутствующие материалы — это ресурсы для поддержки действий и идей в рамках проектов.

Не используйте сопутствующие материалы как напоминания. Как правило, люди используют стопки бумаг и плотно забитые папки в качестве напоминаний о том что (1) у них намечен проект и (2) нужно что-то предпринять по этому поводу. Они наделяют сопутствующие материалы функциями напоминаний о дальнейших действиях. Проблема в том, что дальнейшие действия и ожидания в рамках данных проектов по-прежнему не определены: они все еще мысленно заключены в папках и стопках и производят впечатление дополнительной «рутины», которая только отталкивает субъекта от активной деятельности. На бегу или в состоянии типичной рабочей «запарки» вам в последнюю очередь захочется брать в руки подобные папки и разбираться с ними. Более того, папки и стопки такого сорта будут только приводить вас в замешательство, поскольку они не подталкивают к конкретным действиям, а только увеличивают внутреннее напряжение.

Если вы оказались в подобной ситуации, то первым делом следует добавить проект к списку проектов в качестве напоминания о том, что нужно достичь определенного результата. После этого следует поместить последовательность действий и ожидания в соответствующие списки напоминаний. Наконец, когда приходит время физически совершить действие, например, позвонить кому-то по поводу проекта, вы можете разложить перед собой все материалы, которые, по-вашему, могут понадобиться при разговоре в качестве справочных данных.

Еще раз повторю: вам не следует использовать сопутствующие материалы в качестве основных напоминаний о намеченных шагах — эту функцию нужно возложить на списки дальнейших действий. Но если помимо специальных архивных и справочных данных материалы содержат планы и обзоры проекта, можете разместить их на рабочем столе, а не там, где вы храните обычную ссылочную информацию — в шкафу для папок. Последний вполне подходит и для хранения вспомогательных сведений, если у вас хватит решимости вытащить нужный ящик и взглянуть на план во время еженедельного обзора. В противном случае лучше держать сопутствующие материалы по проекту на специальной этажерке для папок или в отдельной стопке (корзине) на рабочем столе или столике.

Возвращаясь к примеру с переездом, я могу посоветовать вам завести папку, озаглавленную «Новый дом», где содержатся все планы, подробные описания и заметки, касающиеся ландшафта, кухни и подвала. Во время еженедельного обзора, дойдя до пункта «Закончить обновление дома» в списке проектов, достаньте папку «Новый дом» и просмотрите все свои записи, чтобы убедиться, что ни одно из намеченных действий не было упущено. Эти действия вы будете выполнять, передавать или откладывать на будущее и вносить в списки, а папку будете класть на место до тех пор, пока она не понадобится снова,