во время сверки намеченных шагов или следующего еженедельного обзора.
Многие люди, имеющие дело с потенциальными и текущими клиентами, пытаются использовать специальные папки и/или программы управления контактами, такие как Act! для работы с клиентурой. Проблема в том, что некоторые материалы представляют собой просто факты или исторические данные, которые нужно хранить как справочную информацию, пока они не понадобятся, а другие сведения представляют напоминания о действиях, необходимых для развития отношений. Данные второго типа эффективнее было бы организовать в систему списков действий. Информация о клиенте носит лишь справочный характер и ее можно поместить в общую папку со ссылочными сведениями о клиентуре или в клиентурную библиотеку. (Я пользуюсь программой Act! благодаря единственному преимуществу: она позволяет обращаться сразу ко всей информации о компании и связываться с ее ключевыми представителями. Это качественная клиентурная база данных.) Если мне нужно позвонить клиенту, напоминание об этом хранится в моем списке «Звонки».
В главе 3 я уже упоминал о том, что вам в голову часто будут приходить идеи по проектам, которые не обязательно окажутся дальнейшими действиями. Эти идеи попадают в широкую категорию «сопутствующих материалов» и могут представлять собой что угодно: от планов на предстоящий отпуск до уяснения ключевых компонентов проектного плана. Идея может прийти вам в голову, когда вы за рулем, слушаете новости по радио или читаете интересную статью. Как вы поступаете с ними?
Мой совет таков: не забывайте, где у вас хранятся сведения по проекту или теме, как вы можете их дополнить в данном формате и где вы можете сохранить более обширные объемы тематического материала. У большинства профессионалов есть несколько способов хранения вспомогательных материалов, в том числе прикрепление заметок к пунктам списка, организация цифровой информации в электронные сообщения и/или базы данных, ведение бумажных папок и записей в блокнотах.
Прикрепленные заметки. Большинство организационных программ позволяют прикрепить электронную «заметку» к списку или календарю. Если вы храните список проектов на компьютере, то можете перейти к проекту, о котором думали, открыть или прикрепить к нему «заметку» в цифровом формате и впечатать туда идею — это прекрасный способ фиксации проектного мышления «на обратной стороне конверта». Если ваш список проектов составлен на бумаге, можете прикрепить самоклеющийся листок под соответствующим пунктом основного списка или к отдельному документу, где указана проблема. В любом случае не забывайте взглянуть на прикрепленные данные, когда будете просматривать проект, чтобы с пользой задействовать информацию.
Электронная почта и базы данных. Электронные сообщения, содержащие ценную информацию по проектам, можно хранить в специальной папке (следуйте приведенным ранее инструкциям, касающимся списка «@Действия»: например, заведите список под названием «@Проекты»). Если вы еще не завели более подробной электронной базы данных для упорядочения своих мыслей по проекту или теме, то она тоже может вам пригодиться. Например, если ваша компания пользуется программой Lotus Notes, можете создать базу данных по проектам либо для собственного пользования (на своем ПК), либо для всех, кто подключен к локальной сети.[10] Имеет смысл ознакомиться с базами данных некоторых других типов, присутствующих на рынке, — даже если кроме вас никто не собирается ими пользоваться. Тогда вы научитесь вырезать и вставлять фрагменты электронных страниц и сообщений, размещать данные в определенной тематической категории или просто заносить идеи в компьютер. Не забудьте ознакомиться с технологией и инструментарием, уже имеющимся в вашем распоряжении: освоив все списки и приложения, установленные, к примеру, на цифровом блокноте Palm, вы получите дополнительные возможности фиксирования идей «на обороте конверта».
Традиционные папки. Наличие отдельной папки, посвященной каждому проекту, весьма резонно, если вы собираете бумажные материалы; возможно, данный подход не отличается высокой степенью автоматизации, но, тем не менее, является элегантным решением. Легкость и простота в обращении позволяют создать хорошую систему сортировки — заведите папку для клочков бумаги, на которых вы делали заметки в ходе совещания.
Страницы в блокнотах. Существенное преимущество бумажных отрывных блокнотов состоит в том, что вы можете посвятить целую страницу или несколько страниц одному проекту. Я годами вел блокнот среднего формата, в начале которого был расположен список проектов, а в конце — перечень вспомогательных материалов по ним: там всегда было несколько чистых страниц для записи любых случайных идей, планов или деталей проектов из списка.
Каждый из описанных методов может быть весьма эффективен при организации проектного мышления. Главное, не забывайте выполнять действия, о которых говорится в заметках, и просматривайте записи с периодичностью, соответствующей природе проекта.
Советую сразу же избавиться от массы заметок, которые утратили свою актуальность или релевантность, чтобы система не «застаивалась». Я обнаружил, что фиксировать идеи подобного рода весьма полезно, поскольку они помогают мыслительному процессу, а отнюдь не потому, что я обязательно задействую каждую из них (большинство я так и не использую!). Я пытаюсь следить за тем, чтобы устаревшие идеи не задерживались в списках слишком долго, и не делать вид, что они полезны, если они таковыми не являются.
Как ни странно, одна из самых серьезных проблем в системах личной организации большинства людей состоит в том, что они объединяют немногочисленные задачи, требующие активного решения, с большими объемами данных и материалов, которые, несомненно, полезны, но не предполагают никаких действий с их стороны. Создание хороших, согласованных структур сортировки материала, который не требует активных шагов, в вашей работе и в жизни так же важно, как и управление вашими действиями и напоминаниями о проектах. Когда вы не можете контролировать данные, не требующие активных шагов, они тормозят весь процесс.
Материалы, не требующие от вас активных действий, попадают в две крупные категории: справочная информация и напоминания о вещах, которые не предполагают срочных действий, но могут подразумевать какие-то шаги в будущем.
Значительную долю материалов, которые оказываются у вас на рабочем столе и накапливаются в вашей жизни, составляет справочная информация. От вас не требуется никаких активных действий, но речь идет об информации, которую вы хотите оставить у себя по разным причинам. Ваши ключевые решения будут содержать ответы на следующие вопросы: какое количество материала имеет смысл держать у себя, сколько места ему отвести, в какой форме его хранить и где. В значительной мере ответы будут определяться индивидуальными или организационными мотивами, основанными на юридических или логических доводах или личных предпочтениях.
Психологическая проблема, с которой сталкивается большинство людей, имеющих дело с рутиной, состоит в том, что она остается «рутиной»: они не могут решить, что требует от них активных действий, а что — нет. Если вы четко уяснили, что есть что, ссылочный материал не должен вызывать у вас чувства внутреннего напряжения или незавершенности: он должен стать вашей библиотекой. В таком случае единственный вопрос, на который вам следует ответить: насколько большая библиотека вам нужна. После того, как вы полностью внедрите данную методологию управления деятельностью, можете чувствовать себя абсолютно свободно в рамках предоставленного пространства (физического или виртуального). Увеличив размеры дискового пространства на своем компьютере, я стал хранить значительно больше электронных сообщений, чем раньше. По-моему, чем больше, тем лучше: ведь увеличение объемов сугубо ссылочных материалов не увеличивает психологической нагрузки.
Существует несколько способов организации справочного материала и множество инструментов, которые можно для этого использовать. Ниже приводится краткое описание некоторых из наиболее распространенных способов организации.
• Общее хранилище справочных материалов — бумажных и электронных.
• Объединение материалов в большие категории.
• «Ролодексы» и носители контактной информации.
• Библиотеки и архивы.
Общее хранилище справочных материалов. Хорошая система сортировки имеет критическое значение для обработки и упорядочения материалов. Она крайне необходима для упорядочения больших объемов бумажных материалов, которые обладают ценностью по той или иной причине. Общая система сортировки справочной информации формируется в процессе обработки «корзины». Вы должны быть в состоянии без труда поместить в хранилище любой клочок бумаги, к которому вам захочется обратиться позднее, причем система должна быть достаточно неформальной и доступной для того, чтобы этот клочок бумаги можно было уложить в алфавитный перечень, не отвлекаясь от текущей работы. (Если у вас еще нет такой системы, вернитесь к главе 4.)
Большинству людей хватает от двухсот до четырехсот папок с бумажными справочными материалами общего характера и от тридцати до ста электронных папок.
Объединение материалов в большие категории. Любая тематическая информация, для хранения которой нужно более пятидесяти папок, должна быть помещена в отдельный раздел или ящик, где данные отсортированы по единственному критерию. Например, если вы занимаетесь слиянием двух корпораций и сталкиваетесь с массой бумаг, можете выделить два или три шкафа целиком под документацию, возникающую в процессе работы. Если вы увлекаетесь садоводством, яхтенным спортом или приготовлением еды, то вам, возможно, понадобится целый ящик для папок, чтобы хранить всю документацию, касающуюся вашего хобби.
Помните, что если «предмет рассмотрения» предполагает наличие вспомогательных материалов, которые могут смешаться с другими тематическими сведениями, то вам, вероятно, придется выбирать, где держать данные: в общем хранилище или в специализированных папках для справочной информации. Когда вы читаете интересную статью о живых изгородях и хотите сохранить ее, куда она попадет: в шкаф под названием «Садоводство» или в общую систему, вместе с другими сведениями по домоводческим проектам? Общее правило таково: лучше всего придерживаться одной целостной системы хранения ссылочных сведений; исключение составляет только ограниченный диапазон отдельных тем.
«Ролодексы» и носители контактной информации. Значительная часть информации, которую вам нужно держать у себя, непосредственно касается людей из вашего окружения. Это может быть контактная информация всех типов — номера домашних, рабочих, мобильных телефонов, адреса, факсы, электронные адреса и т. д. Многие также хранят сведения о днях рождения членов семьи друзей и коллег, об их увлечениях, любимых винах и блюдах и т. д. В более официальной рабочей обстановке приходится отслеживать даты приема на работу, оценки производительности, цели
