рассмотрение каждого из оставшихся требовалось меньше двух минут, так что на все ушло очень мало времени. Я связался с ним год спустя, и он по-прежнему прекрасно справлялся с работой! Он больше не позволял сообщениям выходить за рамки экрана компьютера. Кроме того, применение правила изменило природу его подразделения вследствие существенного увеличения запаса рабочего времени на рассмотрение почты. Его подчиненные теперь были на все сто уверены, что у начальника железные нервы!
Конечно, данный пример весьма красочный, но он показывает, насколько важными могут оказаться некоторые из простых правил обработки информации, особенно если объемы и скорость накопления входящей информации в вашей корзине увеличиваются.
Вообще-то две минуты — это только ориентир. Если у вас есть изрядный запас свободного времени на обработку корзины для входной информации, можете расширить допустимый интервал до пяти или десяти минут. Если нужно быстро добраться до дна корзины, чтобы решить, как использовать остаток дня с максимальной эффективностью, попробуйте сократить время рассмотрения каждой проблемы до одной минуты или до тридцати секунд, чтобы быстрее покончить с ними.
Когда будете знакомиться с процедурой, полезно будет засечь время на обработку нескольких проблем. Большинство клиентов, с которыми я работаю, смутно представляют себе, сколько составляют две минуты на самом деле, и существенно недооценивают возможную продолжительность определенных действий. Например, если вы собрались оставить сообщение на автоответчике, а трубку берет сам адресат, то звонок обычно занимает гораздо больше времени.
Ничего не нужно отслеживать в процессе совершения первоочередных действий — их нужно просто выполнить. Впрочем, если вы что-то предпринимаете, и это не последнее действие, необходимое для завершения проекта, нужно выяснить, каков следующий шаг, и оценить его по аналогичному критерию. Например, если вы собираетесь заменить баллон с чернилами в своей любимой гелевой ручке и обнаруживаете, что кончились баллоны, тогда придется определить следующий шаг в рамках данной задачи («покупка баллонов в магазине») и совершить, передать или отложить данное действие.
Придерживайтесь правила двух минут и вы увидите, насколько больше успеете сделать в процессе чистки входящего материала. Многих удивляет обилие двухминутных действий, которые можно совершить даже в рамках самых важных проектов.
Позвольте поделиться с вами еще одним наблюдением, касающимся правила двух минут, а точнее — набора электронных сообщений. Если ваша рабочая среда предполагает получение больших объемов электронной почты, то вы сможете существенно увеличить производительность, если повысите скорость набора текста и будете пользоваться сокращенными клавиатурными командами как в операционной системе, так и в программе обработки почты. Слишком многие специалисты по-прежнему выискивают буквы на клавиатуре и пытаются эксплуатировать мышку. Можно увеличить темп выполнения работ, если совместить правило двух минут с усовершенствованными навыками владения компьютером. Я обнаружил, что многие руководители сопротивляются не технологическому прогрессу, а собственной клавиатуре!
Если для выполнения следующего действия требуется более двух минут, спросите себя: «А обязательно ли мое вмешательство в процесс решения данной проблемы?» Если это не так, то задание можно передать надлежащему субъекту в системном формате.
Передача проблемы не всегда предполагает движение сверху вниз. Вы можете решить: «Этот документ нужно отдать в отдел работы с клиентами» или «Мой начальник должен взглянуть на это» или «Я хотел бы услышать мнение своего партнера по этому поводу».
«Системный формат» может предполагать одно из следующих действий:
• Переслать электронное сообщение соответствующему лицу.
• Написать записку или дать ответ на бумаге и отправить ее адресату с внутренней почтой.
• Оставить голосовое сообщение.
• Добавить проблему в повестку следующей личной беседы с нужным человеком.
• Поговорить с ним или с ней непосредственно: лично или по телефону.
Хотя все перечисленные варианты могут подействовать, я бы посоветовал эксплуатировать их именно в указанном порядке, сверху вниз. Электронная почта обычно является самой быстрой формой сообщения с системой; она позволяет следить за ходом диалога, адресат может обрабатывать ее в любое удобное время. Записки на бумаге занимают следующее место в списке, поскольку они тоже моментально попадают в систему, причем у адресата сразу появляется предмет, который можно использовать в качестве напоминания. Если вы передаете кому-то документ, то письменное послание, конечно же, является наилучшим форматом; как и в случае электронного сообщения, адресат может обработать его в удобное для себя время. Голосовая почта также может быть эффективным средством и многие специалисты пользуются ею; недостаток данного формата состоит в том, что как отправитель, так и получатель, должны фиксировать ход диалога, и то, что вы говорите, не всегда совпадает с тем, что он слышит. Далее в списке идет сохранение информации в повестке дня или в папке, которую вы готовите к следующей встрече с требуемым субъектом. Иногда подобная необходимость обусловлена деликатностью или подробным рассмотрением вопроса, но в данном случае проблему следует отложить до упомянутой встречи. Наименее предпочтительный вариант — отодвинуть на второй план все дела и заняться непосредственным обсуждением проблемы. Это можно сделать сразу, но такой поступок тормозит рабочий процесс и обладает тем же недостатком, что и голосовая почта, — не позволяет следить за ходом диалога.
Отслеживание передачи материалов. Если вы передаете действие кому-то другому и вам не безразличен результат, тогда придется следить за процессом передачи. По мере того как я буду знакомить вас со следующей главой, посвященной организации информации, вы убедитесь, что важную категорию, с которой придется работать, составляет папка «Ожидания».
Создав собственную удобную систему, записывайте задачи, которые вы будете передавать другим людям, а затем — отслеживать, в блокнот или вкладывайте папку с отдельными листами, посвященными конкретным проблемам, можете также составить перечень в категории «Ожиданий» на вашем компьютере. Если вы еще не создали надежную систему, поместите записку на листе бумаги — «Жду: ответа от Боба» — и положите его в стопку «Подвешенных» проблем, возникшую в ходе обработки информации и лежащую на отдельном подносе или лотке.
Что, если мяч уже на чужой половине поля? В описанном выше примере с ожиданием формы К-1, которая позволит вам подсчитать налоги, следующее слово уже за кем-то другим. В подобных ситуациях часто требуется отследить действие как делегированную задачу или как «ожидание». На листке, где написано «Подсчет налогов», нужно написать что-то вроде: «Жду форму К-1 из компании Acme Trust» и поместить его в стопку «Подвешенные».
Важно датировать все документы, которые вы передаете другим. Среди всех категорий, входящих в систему, эту группу документов важнее всего отслеживать. Ради нескольких раз, когда вам понадобится обратиться к информации («Но я звонил и заказал этот материал к 12 марта»), стоит завести постоянную привычку отслеживать эту группу.
Большинство первоочередных шагов, которые будут намечены для решения проблем, накопившихся в корзине, придется предпринимать вам самим, и для этого потребуется больше двух минут. Звонок клиенту; электронное сообщение, над которым нужно немного подумать и разослать рабочей группе; подарок, который вы хотите купить для брата в магазине канцелярских товаров; программа, которую нужно загрузить из сети и протестировать; беседа с супругом о вложении, которое, на ваш взгляд, имеет смысл — все эти дела подходят под описание.
Эти действия нужно где-то записать, а затем упорядочить в соответствующие категории, чтобы можно было в случае надобности получить к ним доступ. А пока что, не раздумывая, наклеивайте на каждый документ в корзине самоклеющиеся листки с названием действия, которое нужно предпринять, и перекладывайте их в стопку уже обработанных «подвешенных» дел.
Внимательно следуя указаниям, изложенным в данной главе, вы выбросите массу предметов, рассортируете изрядное количество материала, совершите многочисленные действия, занимающие не более двух минут, и передадите определенное число документов другим людям. Образовавшаяся стопка документов потребует от вас выполнения определенных шагов, которые по-прежнему нужно предпринять — вскоре, когда-нибудь или в конкретный день — и напоминаний о действиях, которых вы ожидаете от других людей. Категория «подвешенных дел» состоит из действий, которые вы кому-то передали или отложили на более позднее время. Это — дела, которые нужно каким-то образом упорядочить в вашу индивидуальную систему: эта процедура пошагово раскрыта в следующей главе.
Последний шаг на пути ко дну корзины предполагает перенос внимания с отдельных действий на общую картину, т. е. на ваши проекты.
Опять-таки, я определяю «проект» как любой результат, в достижении которого вы заинтересованы, требующий от вас более одного активного действия. Если вы пересмотрите список дел, которые наметили («позвонить Фрэнку по поводу сигнализации для машины», «написать Бернадетт электронное сообщение касательно материалов конференции»), то, несомненно, найдете в нем ряд вещей, требующих от вас более одного действия. Вопрос установки сигнализации не будет исчерпан после звонка Фрэнку, а, связавшись с Бернадетт, вам не удастся закончить подготовку к конференции.
Надеюсь, практическая причина для широкого определения проектов, которого придерживаюсь я сам, вполне очевидна: если намеченный вами первоочередной шаг не позволит решить проблему, воспользуйтесь ярлычком, который бы напоминал вам о «подвешенных» делах до момента их завершения. Вам нужно составить список проектов. Он может включать любые «Проекты»: от «Праздничная вечеринка» до «Прекращение инвестирования в линию продукции Widget» или «Окончательное утверждение пакета оплаты труда». Назначение этого списка не в том, чтобы отражать приоритеты, а в том, чтобы обеспечить надежные напоминания обо всех незамкнутых циклах.
Не имеет значения, когда будет укомплектован список «Проекты»: во время первичной обработки содержимого корзины или позже. Просто нужно в какой-то момент составить список и вести его, поскольку он является основным ориентиром, который показывает, на каком этапе вы находитесь и к чему стремитесь.
А сейчас подумаем над тем, как обеспечить «нормальную работу всех систем» в сфере организации материалов.
Глава 7. Сортировка материала: создание «правильных» корзин
