Поэтому необходимость перечисления денег по сверхлимитным или незапланированным заявкам должна быть документально обоснована.

Группировка. Календарь обычно формируют на определенный период – месяц, декаду, неделю. Чтобы его составить, необходимо все доходы и расходы компании разделить на группы по видам денежных средств (наличные, на расчетном счете, векселя, облигации и т.д.). Затем надо упорядочить платежи и поступления по срокам.

Далее работники финансовой службы должны определить, какими суммами (по видам денежных средств) компания будет располагать на начало планового периода. Для этого текущие остатки корректируют на суммы, которые должны поступить на фирму. После этого рассчитывают остаток для каждого дня планового периода по формуле:

Когда календарь сформирован, сгруппированная информация анализируется. Если все значения в нем положительные, финансовое состояние компании можно считать удовлетворительным. Отрицательные цифры означают, что в какой-то конкретный день фирме может не хватить денег.

Оптимизация. Первоначальный вариант документа, как правило, «несбалансирован». Например, в текущем месяце платежи фирмы превышают суммы поступлений. Причина проста. Компании выгодно как можно раньше оплатить счета. А к сумме денег, которые должны поступить на фирму, следует относиться осмотрительно. Ведь нельзя быть полностью уверенным в том, что контрагенты вовремя оплатят счета. В результате может сложиться ситуация: в начале месяца денег на фирме может просто не оказаться.

Из платежного календаря необходимо исключить даты, денежные остатки на которые получились отрицательными. Сделать это можно следующим образом:

• «передвинуть» расходы на более поздние сроки, а поступления – на более ранние;

• разделить платеж на несколько частей с разными датами исполнения;

• рассчитаться с контрагентом альтернативным способом. Например, заплатить ему товарным векселем вместо денежного [Жданчиков, 2007а];

• конвертировать одно платежное средство в другое. Так, фирма может продать банковский вексель и получить наличные денежные средства;

• договориться о кредитовании компании. При этом необходимо учитывать грядущие выплаты по процентам за пользование заемными средствами.

Оформление и утверждение. Как правило, после окончания оптимизации календарь подписывает генеральный директор, и документ вступает в силу.

Управление платежами. Для того чтобы оперативно контролировать расходы компании, финансовому работнику необходимо ежедневно уточнять перечень и суммы планируемых на очередную дату платежей. При этом он не должен забывать учитывать остатки денежных средств на предыдущий день.

Если на фирме недостаточно денег для оплаты всех счетов, часть запланированных платежей можно перенести на другие дни. В соответствии с этими изменениями пересчитывают и платежный календарь. Финансовая служба должна уточнить остатки на текущий день, а также отметить проведенные платежи и поступления. Затем неисполненные обязательства переносят на будущие даты.

Далее нужно пересчитать остатки денег на следующие дни планового периода. Для этого к остатку текущего дня прибавляют ожидаемые поступления и вычитают скорректированные платежи. Расчет проводят для каждого дня планового периода.

Сформированный таким образом новый вариант платежного календаря, как и первоначальный, может оказаться несбалансированным – в нем могут появиться дни с отрицательными остатками. В этом случае платежный календарь также необходимо оптимизировать по описанной выше схеме.

Оперативный учет поступлений и расходов. Чтобы финансовая служба могла оперативно управлять платежами, ей необходимо каждый день получать информацию об остатках денег на счетах фирмы. Эти сведения не обязательно должны быть подтверждены документами – финансовым работникам компании важнее вовремя узнавать достоверные суммы остатков.

В зависимости от способа расчетов оперативный учет можно организовать по-разному.

Деньги на расчетных счетах. Финансовая служба обрабатывает выписки банка и передает их в бухгалтерию.

Наличные в кассе бухгалтерии. Финансовая служба получает справки о движении денег по кассе из бухгалтерии с установленной периодичностью.

Векселя и облигации. Если векселя и облигации фирмы хранятся в финансовом отделе, его специалисты занимаются их оперативным учетом. Если ценные бумаги находятся в бухгалтерии, финансисты должны периодически получать справку об их наличии и движении.

Взаимозачеты. Финансовая служба передает в бухгалтерию распоряжение о подготовке актов сверки взаимных расчетов.

Полученные данные о движении денег сотрудники финотдела обрабатывают следующим образом:

• корректируют текущие остатки;

• вносят изменения в план расходов;

• фактические платежи распределяют по плановым, которые затем отмечают как осуществленные;

• разносят платежи и поступления по конкретным договорам, суммам налогов в бюджет, социальные фонды и т.д.

Состояние взаиморасчетов с контрагентами корректируют на уже уплаченные суммы.

Таким образом, в отличие от других видов финансовых планов, не существует раз и навсегда утвержденного варианта платежного календаря. Это постоянно корректируемый прогноз поступлений и расходов на каждый день планового периода. Организации он помогает поддерживать ликвидность, а финансовым работникам – эффективно контролировать денежные потоки фирмы.

Проведение платежей – важная функция финансовой службы предприятия. Обычная схема проведения платежей предусматривает процедуру согласования заявки на платеж у лица, имеющего право финансовой подписи, а затем оформление соответствующего платежного поручения и направление его в банк, непосредственно исполняющий платежи.

Эта схема срабатывает до тех пор, пока количество платежей и их объемы относительно невелики. Как только количество платежей переходит условный барьер, определяемый пропускной способностью лица, принимающего решение о выплате, и возможностей бухгалтерии оформить соответствующие поручения банку, происходит финансовый коллапс, при котором платежные операции значительно замедляются или полностью прекращаются на время, необходимое для разрешения критической ситуации.

Это происходит по следующим причинам:

• физические и организационные возможности первых лиц компании по контролю и согласованию заявок на платежи резко ограничены;

• неструктурированный поток заявок не может быть эффективно обработан, что приводит к задержкам, ошибкам и злоупотреблениям при проведении платежей;

• указанный порядок не позволяет до необходимой степени автоматизировать платежные операции;

• участники платежной процедуры в большинстве не несут в должной мере ответственность за полноту и качество проведения платежей.

Таким образом, несмотря на простоту платежной схемы (рис. 3.8) она не может применяться в крупных компаниях по вышеуказанным причинам.

Рис. 3.8. Схема проведения платежей при отсутствии казначейства