Определение ролей
Методология ASAP предусматривает четкое распределение ролей и соответствующие требования к знаниям для обеспечения успешного завершения проекта. В документации по ASAP подробно определяются следующие роли:
• Спонсор проекта
• Член организационного комитета
• Менеджер проекта SAP
• Менеджер проектов по клиентам
• Лидер команды бизнес-процессов
• Член команды бизнес-процессов
• Менеджер по консалтингу SAP
• Менеджер технического консалтинга
• Аудитор качества
• Консультант по приложениям
• Лидер команды изменений
• Член команды изменений
• Владелец бизнес-процесса
• Ключевой пользователь
• Разработчик документации
• Инструктор конечных пользователей
• Менеджер Справочной службы
• Внутренний аудитор
• Лидер технической команды
• Менеджер по разработкам
• Разработчик АВАР
• Разработчик-проектировщик
• Разработчик межфункциональных приложений
• Системный администратор SAP
• Администратор баз данных
• Администратор сети
• Администратор операционных систем
• Администратор авторизации
• Технический консультант
• Проектный инженер.
Команда управления изменениями несет ответственность за оценку проекта и сопутствующих организационных рисков, разработку и запуск коммуникаций, спонсорство, развитие навыков, передачу знаний и оптимизацию процессов SAP, направленных на устранение таких рисков.
Организация команды
Эта задача подразумевает проведение собеседований и назначение людей на различные роли, указанные выше, а также организацию персонала для административной поддержки и поддержки инфраструктуры проекта.
Цель этой задачи — подготовка плана проекта с учетом поставленных целей, принятых стратегий, а также выделенных ресурсов и финансов. В состав такого плана должен входить план освоения ресурсов и бюджета, а также расписание, определяющее сроки прохождения различных рубежей проекта. Очевидно, что такой план не будет статичным — он будет совершенствоваться по мере продвижения проекта и прохождения различных этапов.
План работы по проекту
Крайне важно выработать подробный план расписаний, задач и другой деятельности, который будет использоваться как средство контроля за развитием проекта. Четко сформулированный план, доступный всем сотрудникам — это эффективное средство ориентирования всего персонала на достижение поставленных целей.
План работы по проекту регулирует такие непостоянные величины, как различные виды деятельности и задачи, рубежи и результаты, периоды и крайние сроки, а также центры ответственности за эти задачи.
План бюджета проекта
Корректный план бюджета, который четко описывал бы все предстоящие расходы — это средство обеспечения адекватного финансирования проекта. Расходы могут включать в себя оплату консалтинговых услуг, приобретение оборудования и программного обеспечения, обучение, командировочные расходы и т. д.
План ресурсов проекта
План ресурсов проекта регулирует назначение необходимого количества персонала с надлежащим уровнем ресурсов позволяет осуществить координирование такого назначения на уровне всей компании, и четко согласуется с общим кадровым планом компании.
Эта задача предписывает всем членам основной и дополнительных команд пройти необходимое обучение, которое, как уже указывалось, является необходимым предварительным условием назначения сотрудников на те или иные позиции в команде проекта. Также необходимо удостовериться, что все сотрудники обучаются в области их непосредственной ответственности и на уровне, необходимом для исполнения обязанностей в команде проекта, иначе несостыковка полученных знаний с практическим применением полученных навыков приведет к ухудшению характеристик работы команды. На случай возникновения таких ситуаций план должен предусматривать «освежающие» курсы, чтобы обеспечить максимальную отдачу членов команды проекта.
Программы обучения могут проводиться на рабочем месте, в центрах обучения SAP или партнеров SAP. Набор курсов будет различным, в зависимости от области ответственности и имеющейся квалификации членов команды проекта.
Стандарты и процедуры проекта
Эта задача преследует цель установления основных правил работы в рамках проекта. Унифицированные методы работы, записи результатов и отчетности позволяют осуществлять беспрепятственную коммуникацию, поддерживать согласованность действий и избежать излишних объемов работ.
В SAP предусмотрена возможность определения двух типов стандартов. Первый тип применяется напрямую к работе в рамках проекта; второй тип регулирует коммуникацию между различными сторонами относительно статуса проекта и хода его выполнения.
Эта задача подразумевает установление различных стандартов для проекта SAP, в том числе для обмена информацией в рамках проекта, фиксирования деятельности по проекту и пройденных рубежей, составления системной документации, а также установление стандартов качества для приложений и вопросов управления изменениями, формирования команды и т. д.
Обмен данными в рамках проекта
Эта задача второго плана подразумевает организацию и расписание запланированных и специальных собраний, стандартизацию повестки дня и ведения протоколов, порядок проведения собраний и отчетности по проблемам, мероприятиям и статусам, а также обмен данными с сотрудниками, которые не входят в команду проекта.
Планирование и мониторинг проекта