Для определения оптимального размещения персонала первого эшелона и его перемещения изучите направления движения посетителей по всей выставке. Затем уточните оптимальное количество персонала первого эшелона, определите зоны обслуживания, места размещения сотрудников и маршруты движения персонала первого эшелона. Возможно, вам придется скорректировать свои действия из-за изменений, происходящих в павильоне и на выставке.

Одной из задач первого эшелона является сбор информации о выставке и ее участниках для изучения специалистами отдела маркетинга.

Информация о фирмах, товарах, оформлении стендов, конкретных действиях конкурентов на выставке может позволить вам уточнить или даже изменить маркетинговую стратегию компании. Обход выставки, ознакомление со стендами, переговоры с экспонентами помогают мотивации и повышению квалификации ваших сотрудников.

Особое внимание надо уделить печатной продукции устроителей выставки и конкурирующих фирм, которую всегда можно получить на соответствующих стендах. На стендах устроителей обычно имеются:

– каталог выставки;

– данные о предыдущих выставках;

– результаты исследований, проведенных организаторами выставки;

– специализированные выпуски;

– специальные журналы;

– тезисы и рукописи докладов;

– проспекты и рекламные материалы конкурентов;

– брошюры, посвященные особым мероприятиям;

– информация о предстоящих выставках.

На стендах конкурентов:

– рекламные проспекты и буклеты о фирме;

– рекламные материалы о товарах и услугах;

– результаты исследований, проведенных фирмой или сторонними организациями;

– специализированные выпуски;

– специальные журналы;

– тезисы и рукописи докладов;

– брошюры, посвященные особым мероприятиям;

– информация о клиентах фирмы;

– отзывы потребителей продукции.

Совершенно очевидно, что главенствующая роль принадлежит второму эшелону. Первый и третий эшелоны у некоторых фирм могут отсутствовать, но второй присутствует на выставках всегда. Однако если работают все три эшелона, то это не умаляет достоинств и значимости каждого из них.

Основной задачей второго эшелона, как отмечалось в предыдущей главе, является работа с посетителями непосредственно на стенде.

Главная задача руководителя стенда – постоянно дирижировать работой персонала на стенде.

Одна из основных задач руководителя – оперативное управление различными видами ресурсов. Например, он должен всегда иметь на стенде количество сотрудников, достаточное для того, чтобы уделить внимание всем посетителям без существенной временной задержки. Желательно, чтобы в определенном конечном интервале времени имелся хотя бы один свободный сотрудник. Рассчитать точное количество сотрудников, которые бы обеспечивали такое соотношение, нереально – хотя бы потому, что процесс прихода и пребывания отдельного посетителя на стенде является случайным.

В какие-то моменты времени поток посетителей возрастает, а затем спадает. Иногда количество клиентов, приходящих на стенд, резко увеличивается и сохраняется довольно долго, поэтому перед руководителем встает задача управления количеством сотрудников на стенде и перераспределения персонала между эшелонами при значительных изменениях числа посетителей.

Своевременная адаптация организационной структуры (регулирование персонала) при изменении потока посетителей позволяет повысить степень удовлетворенности ваших клиентов за счет качественного обслуживания. Данная тактика позволяет повысить эффективность вашего участия в выставке за счет исключения возможных вариантов, связанных с упущенной выгодой.

Сосчитайте изменения количества посетителей в различное время дня, и вы сможете с определенной вероятностью прогнозировать посещение стенда в разные часы в последующие дни. Количество посетителей в выходные и праздники может в несколько раз превысить среднюю величину посещений вашего стенда. Исходя из этого прогнозируйте не только работу персонала, но и количество раздаточного материала.

Предусмотрите штатные или нештатные ситуации, разработайте план работы с учетом того, кто, что, когда и в какой последовательности будет действовать. Помимо обслуживания самого стенда, то есть непосредственной работы, сотрудники могут также заниматься изучением рынка (конкурентов, посредников, поставщиков и т. п.). В этом случае руководитель стенда должен скоординировать такую работу сотрудников второго эшелона с действиями первого эшелона.

Третий эшелон, имеющий полный перечень полномочий для подписания документов, пока могут позволить себе немногие российские фирмы. Это преж де всего связано с тем, что в очень редких случаях, особенно при участии в промышленных выставках, подписываются договоры. Другой причиной является то, что очень дорого стоит время руководителя фирмы или его заместителей для простого пребывания на выставке. Однако ситуацию можно исправить, если администратор стенда согласует с руководителями фирмы возможное время присутствия в какие-то опре деленные дни, часы или конкретное время, которое устроит как клиента, так и руководителя, для проведения переговоров.

Как показывает практика, всегда дополнительно приходится решать новые сиюминутные тактические задачи.

Следует помнить, что хорошо организованный выставочный стенд и хорошо управляемая руководителем выставочная команда гарантируют, что:

– выставочный стенд в любое время дня будет чистым, аккуратным и прибранным;

– рекламная продукция и сувениры всегда будут в наличии;

– почетные гости всегда будут в центре внимания и будут пользоваться уважением;

– теплый прием и угощение гарантируются всем заинтересованным клиентам;

– все технические средства, экспонаты и оборудование стенда всегда будут бесперебойно функционировать;

– план работы на каждый день будет точно выполняться;

– правила работы сотрудников каждого эшелона будут безукоризненно соблюдаться;

– атмосфера на выставочном стенде и за его пределами будет дружелюбной и спокойной;

– руководитель или его заместитель всегда будут точно знать, где в данный момент времени находится любой сотрудник;

– все переговоры с посетителями стенда всегда будут письменно зафиксированы и впоследствии