защищаемыми сведениями. Это означает, что руководитель, давший разрешения на право пользования, должен его в обязательном порядке зафиксировать в письменном виде на соответствующем документе или в действующей на предприятии учетной форме. Никакие устные указания и просьбы о доступе кого бы то ни было (за исключением руководителя предприятия) не имеют юридической силы и не обязательны для работников службы безопасности. Это требование относится и к руководителям всех уровней, работающих с классифицированной информацией и ее носителями. Таким образом, только письменное разрешение руководителя (в рамках полномочий) является разрешением для выдачи тому или иному лицу охраняемых сведений.
Следует строго соблюдать принцип контроля со стороны службы безопасности. Это означает, что любое разрешение (здесь возможны изъятия по согласованию с руководителем) на ознакомление с закрытыми документами, сведениями и объектами должно быть согласовано с начальником службы безопасности. Каждое разрешение должно иметь дату его оформления и выдачи.
Широкое распространение имеет такой традиционный вид разрешения, как резолюция руководителя на самом классифицированном документе. Такое разрешение должно содержать перечень фамилий сотрудников, обязанных ознакомиться с документами или их исполнить, срок исполнения, другие указания, подпись руководителя и дату. Руководитель может при необходимости предусмотреть ограничения в доступе конкретных сотрудников к определенным сведениям.
Резолюция как вид разрешения применяется главным образом для оперативного доведения до заинтересованных лиц закрытой информации, содержащейся в документах и изделиях, поступаемых извне и создаваемых на предприятии.
Руководитель предприятия может дать разрешение на доступ в распорядительных документах: приказах, указаниях, распоряжениях по предприятию. В них должны содержаться фамилии, должности лиц, конкретные классификационные документы и изделия, к которым они могут быть допущены (ознакомлены).
Другой вид разрешений – пофамильные списки лиц, имеющих право знакомиться и производить какие- либо действия с классифицированными документами и изделиями. Пофамильные списки утверждаются директором предприятия или в соответствии с действующей разрешительной системой руководителями, занимающими, как правило, должности не ниже руководителей соответствующих подразделений.
Пофамильные списки лиц могут использоваться при организации доступа к классифицированным документам и изделиям, имеющим особо большое значение для предприятия, при оформлении доступа в режимные помещения, на различного рода закрытые мероприятия (конференции, совещания, выставки, заседания научно-технических советов и т. п.). В пофамильных списках могут быть определены конкретные руководители, которые допускаются руководителем ко всем закрытым документам и изделиям без соответствующих письменных разрешений. В них указывается фамилия, имя, отчество исполнителя работ, отдел, занимаемая должность, категория документов и изделий, к которым он допущен. На практике применим и вариант должностных списков, в которых указывается: должность исполнителя, объем документов (категории документов) и типы изделий, которыми необходимо пользоваться работникам предприятий, занимающим соответствующую списку должность. Следует отметить, что для предприятий с небольшим объемом классифицированных документов и изделий может оказаться достаточным использование таких видов разрешения, как резолюция руководителя на самом документе, пофамильные списки, должностные списки.
В организационном плане пофамильные списки должны готовиться заинтересованными руководителями структурных подразделений. Перечень сотрудников, вошедших в список, визируется начальником службы безопасности и утверждается руководителем предприятия, который может делегировать права утверждения другим лицам из числа дирекции.
Наряду со списками могут быть использованы персональные карточки-разрешения на доступ к классифицированной информации и изделиям.
Разрешительная система должна отвечать следующим требованиям:
1) распространяться на все виды классифицированных документов и изделий, имеющихся на предприятии, независимо от их местонахождения и создания;
2) определять порядок доступа всех категорий сотрудников, получивших право работать с коммерческой тайной, а также специалистов, временно прибывших на предприятие и имеющих отношение к совместным закрытым заказам;
3) устанавливать простой и надежный порядок оформления разрешений на доступ к охраняемым документам и изделиям, позволяющий незамедлительно реагировать на изменения в области информации на предприятии;
4) четко разграничивать права руководителей различных должностных уровней в оформлении доступа соответствующих категорий исполнителей;
5) исключать возможность бесконтрольной и несанкционированной выдачи документов и изделий кому бы то ни было;
6) не разрешать лицам, работающим с классифицированной информацией и объектами, вносить изменения в учетные данные, а также подменять учетные документы.
При разработке разрешительной системы особое внимание должно быть уделено выделению главных, особо ценных для предприятия сведений, что позволит обеспечить к ним строго ограниченный доступ. При наличии совместных работ с другими предприятиями (организациями), иностранными фирмами или их отдельными представителями необходимо предусмотреть порядок доступа этих категорий к коммерческой тайне предприятия. Целесообразно определить порядок взаимодействия с представителями обслуживающих государственных организаций: технадзором, санэпидемстанцией, пожарным надзором и др.
В пределах разрешительной системы руководители среднего звена управления фирмой могут:
1) давать разрешение (в рамках полномочий) на доступ к классифицированным документам и сведениям исполнителям своего подразделения, исполнителям других подразделений по ходатайству их руководителей и в пределах их функциональных обязанностей;
2) знать степень важности проводимых работ, разрабатываемых и находящихся в работе документации и изделий, задачи и функциональные обязанности своих подчиненных;
3) незамедлительно сообщать в службу безопасности об изменениях функциональных обязанностей сотрудников, не допуская адресования им документов и изделий до переоформления функциональных обязанностей в специальных решениях;
4) не допускать со стороны подчиненных действий, влекущих нарушение требований разрешительной системы, принимать меры к исключению неоправданного ознакомления с теми сведениями, которые не относятся к выполняемым обязанностям работника;
5) осуществлять контроль за адресованием классифицированных документов и изделий, ознакомлением с ними командированных лиц.
Сотрудники службы безопасности фирмы должны контролировать:
1) правомочность выдачи охраняемой информации и изделий сотрудникам предприятия и командированным лицам;
2) правомерность адресования классифицированных документов и изделий из одного подразделения в другое;
3) порядок оформления на доступ к коммерческой тайне фирмы.
В Положении о разрешительной системе фирмы необходимо указать, что передача классифицированных документов и изделий от исполнителя к исполнителю возможна только в пределах структурного подразделения и с разрешения его руководителя. Передача, возврат таких документов изделий производится по установленному на фирме порядку и только в течение рабочего времени данного дня.
Вся классифицированная документация и изделия, поступившие на предприятие и разработанные на нем, принимаются и учитываются работниками службы безопасности организации. После регистрации документация передается на рассмотрение руководителю предприятия под расписку. Руководители могут передавать документы и изделия на исполнение после их регистрации только через службу безопасности.
Предварительное рассмотрение оперативной переписки, оценка степени важности изделий
