расчеты, которые несут в себе коммерческую информацию, должны сразу же уничтожаться. Большее значение необходимо отводить работе по уничтожению документов.
Следует разработать свою программу по ликвидации конфиденциальных документов. Она должна включать прежде всего обязанность администрации регулярно просматривать инвентарные списки контролируемой документации. В том случае, если информация, содержащаяся в ней, перестает быть секретной, ее необходимо рассекречивать. Постарайтесь избежать вот какой крайности. Если вы просто будете засекречивать все документы, при этом никогда не будете отменять степени секретности, не разработаете процедуру рассекречивания, то сохранение секретности всей вашей информации станет весьма проблематичным. После отбора документов, которые могут быть рассекречены, вам необходимо найти безопасный метод ликвидации их или других ненужных копий. Не следует выбрасывать их просто в мусор, а необходимо порвать или уничтожить иным способом.
Документы, которые не предназначены для передачи в архив, уничтожаются таким же способом, причем каждую подобную операцию надо актировать.
Целесообразно ввести требование о работе с рассматриваемыми документами только в специально отведенных для этого помещениях. Однако введение такого рода требований не всегда возможно в силу объективных причин, например отсутствие большого числа производственных и офисных помещений, большая их загруженность и т. п. При работе с документами, содержащими коммерческие сведения, с использованием технических средств и устройств необходимо исключить потенциальную возможность снятия информация посредством использования технических каналов связи. Использование в современных условиях компьютеров, с одной стороны, значительно облегчило сбор и хранение необходимой информации, а с другой – весьма усложнило решение проблемы защиты коммерческой тайны предприятия. Это связано с тем, что:
1) вы вынуждены иметь дело с обширным объемом информации, требуемой защиты;
2) в процессе производства и хранения информации она становится доступной большому количеству людей;
3) обеспечение закрытости такой информации требует новых и более сложных процедур.
Ведь если видны свидетельства физического вторжения в помещение, где хранятся секретные документы, это даст основание утверждать, что совершено хищение, но такой вывод порой невозможно сделать, когда похищается информация, хранящаяся в электронной памяти. Надо обратить внимание на то, что не существует какой-то единственной системы, которая бы способна была обеспечить сохранность информации, заложенной в ЭВМ. Решение комплекса вопросов, связанных с защитой коммерческой тайны, зависит от типа используемого компьютера и степени конфиденциальности информации, которую и обрабатывает. Необходимо предпринимать особые меры предосторожности для обеспечения контроля за доступом к информации через персональные компьютеры. Следует учитывать и тип информации, которая хранится в памяти ЭВМ. По мере развития технологии обработки электронных данных будут разрабатываться и новые технологии для борьбы против «компьютерных преступлений». Учитывая такие особенности, следует высказать некоторые советы. Принимая во внимание необходимость обеспечения закрытости информации, следует установить контроль за доступом ко всем терминалам. Целесообразно регулярно изменять имена пользователей и ключевые слова, особенно если на предприятии происходит частая смена операторского состава. Вмените кому-нибудь в обязанности контролировать доступ к системе ЭВМ и процесс ее использования, а также периодически проверять проводимые на ней операции для того, чтобы вовремя определить применение необычных программ. Весьма эффективен порядок, когда при работе с компьютером, содержащим информацию о коммерческой тайне предприятия, каждый из допущенных работников имеет свой личный код, позволяющий ему пользоваться лишь теми программами и данными, которые его непосредственно касаются. Наличие указанных кодов предохраняет также от доступа посторонних к хранящейся информации.
При возникновении необходимости следует рассмотреть вопрос о закупке соответствующих программных и технических средств иностранного или отечественного производства. Если имеются возможности, целесообразно создать такие средства защиты ЭВМ самостоятельно.
Обычная деятельность предприятия немыслима без взаимодействия с другими предприятиями. Такая взаимосвязь закрепляется в хозяйственных договорах. Помимо их основного назначения (установление взаимоотношений на выполнение работ, оказание услуг и тому подобное) договоры следует использовать как средство обеспечения сохранности коммерческой тайны, что прямо предусматривает действующее законодательство (п. 1 ст. 12 Федерального закона «О коммерческой тайне»).
По своей сути договорные отношения, связанные с информацией, составляющей коммерческую тайну, основаны не на акте передачи прав на использование данной информации. Поскольку содержание прав, возникающих в отношении результатов интеллектуальной деятельности, и информации, составляющей коммерческую тайну, далеко не равнозначно, договорные отношения между обладателем информации, составляющей коммерческую тайну, и его контрагентами строятся на раскрытии последним данной информации, в том числе посредством предоставления доступа к ней каким-либо способом, на определенных условиях. Информация, составляющая коммерческую тайну, может передаваться как в рамках договоров коммерческой концессии, так и на основе дополнительных к ним соглашений. При этом стороны могут принимать на себя различные обязательства, в большинстве случаев схожие с теми, что принимают на себя стороны в рамках договоров о передачи прав на объекты интеллектуальной собственности[39] .
Заключая большое количество договоров о передаче информации, составляющей коммерческую тайну, ее обладатель рискует не только быстро потерять контроль за этой информацией, поскольку отслеживать и пресекать случаи нарушения контрагентами принятых договорных обязательств с каждым разом будет все труднее. При заключении договоров о передаче конфиденциальной информации очень важно не переступить количественный предел таких заключенных договоров, при котором контрагенты, набрав некую критическую массу, обретают статус третьих лиц[40] .
В договоре должны быть определены условия охраны конфиденциальности информации, в том числе в случае реорганизации или ликвидации одной из сторон договора в соответствии с гражданским законодательством, а также обязанность контрагента по возмещению убытков при разглашении им этой информации вопреки договору.
Следует иметь в виду, что соглашение об условиях конфиденциальности может предшествовать заключению между будущими партнерами коммерческих соглашений о передаче лицензий, ноу-хау, договоров о создании совместных предприятий и т. д. Однако, являясь частью таких соглашений, условия конфиденциальности сохраняют свою автономность и могут действовать после прекращения основного договора.
Рекомендуется на документах с конфиденциальной информацией, адресуемой поставщикам фирмы, учинять штамп, который свидетельствовал бы о том, что изложенные в документе сведения являются частной собственностью фирмы и требуют охраны и своевременного возвращения владельцу. Соглашения о сохранении коммерческой информации следует подписать и с теми деловыми партнерами, которые предоставляют фирме разного рода сервисные услуги (ремонт оборудования, уборка помещений и т. п.).
Если ваша фирма прибегает к услугам торговых агентов или нанимает торговый персонал, то и в этом случае единственным путем сохранения коммерческих секретов будет подписание с ними соответствующего контракта.
На предварительной стадии обсуждения сделки следует воздержаться от детального обсуждения вашей охраняемой информации. Это возможно лишь после подписания соглашения о сохранении тайны. В целом же защита коммерческих тайн фирмы в общении с дружественными, лояльными лицами или же занимающими по отношению к вашему бизнесу нейтральную позицию осуществляется на основе заключения соответствующих соглашений, прямо предписанных буквой закона, либо так или иначе основанных на них.
Кроме подписания соглашений и обязательств по защите коммерческих секретов, необходимо особое внимание уделять правильности составления договоров. Что нужно знать о договоре? Самая распространенная форма участия фирм в рыночных отношениях – заключение различного рода договоров и сделок. Для того чтобы договор был действительным, необходимо соблюсти требования, которые закон
