осуществляется начальником (либо специально выделенным референтом директора), который определяет необходимость доклада полученной информации руководителю фирмы. Документы и изделия, не требующие обязательного рассмотрения директором фирмы, докладываются другим руководителям и начальникам структурных подразделений. Рассмотренные директором входящие и внутреннего распорядка документы и изделия адресуются соответствующим руководителям и исполнителям структурных подразделений, которые дают письменное разрешение на самих документах (сопроводительных листах к изделиям), соответствующим подчиненным им исполнителям. Контроль за правильностью адресования документов и изделий осуществляется руководством подразделения экономической безопасности.

Переадресование классифицированных документов и изделий производится руководителями фирмы, указанными в разрешительной системы, начальниками структурных подразделений в пределах своего подразделения. При несоответствии назначенного документа и изделия функциональным обязанностям исполнителя вопрос решается на соответствующем уровне с участием службы безопасности.

Командированные лица могут быть допущены к закрытым сведениям только с разрешения руководителя фирмы или его заместителей, которым такое право передано. Разрешение дается письменно. Письменное разрешение должно четко определять объем коммерческой тайны и круг вопросов, по которым можно предоставлять информацию. В разрешении обязательно указывается должностное лицо фирмы, ответственное за прием и работу с командированными.

В карточке о допуске командированного руководитель должен указать, какие объекты, службы, помещения имеет право посетить командированный. Командированный может присутствовать на совещаниях и советах, рассматривающих только те вопросы, которые определены для него руководителем предприятия.

В Положении о разрешительной системе фирмы необходимо указать, что закрытые совещания по служебным вопросам проводятся только с разрешения руководителя фирмы или его заместителей. Особые требования могут распространяться на заседания ученых советов, совещания по рассмотрению результатов НИОКР и финансово-коммерческой деятельности и т. п. На такие мероприятия рекомендуется в обязательном порядке оформлять разрешительные списки и включать в них лишь тех сотрудников предприятия, которые имеют непосредственное отношение к планируемым мероприятиям и участие в которых вызывается служебной необходимостью.

Как уже отмечалось выше, сотрудники других фирм могут участвовать в закрытых совещаниях только с персонального разрешения руководства фирмы. Готовит списки, как правило, ответственный за организацию совещания в контакте с заинтересованными руководителями структурных подразделений. Список является основанием для организации контроля за допуском на данное совещание. Перед началом совещания сотрудник службы безопасности предупреждает присутствующих, что обсуждаемая информация носит закрытый характер и не подлежит распространению за пределы установленной фирмой сферы обращения, и выдает инструкции по порядку ведения записей.

Важно подчеркнуть, что установление в фирме определенного порядка обращения с закрытой информацией и изделиями существенным образом повышает надежность защиты коммерческой тайны, снижает вероятность разглашения, потери носителей этих сведений.

Представленный комплекс мероприятий по защите сведений, обладающих для организации коммерческой ценностью, имеет общий характер и является в большей своей части планово- организационным, что в не меньшей степени способствует разработке отдельно взятых методик по противодействию утечки такого рода сведений. В названных целях на данном этапе защиты целесообразно определить потенциальные каналы утечки информации. Традиционно наиболее уязвимыми местами службы безопасности в аспекте защиты коммерческой тайны называют:

1) рабочий персонал;

2) работу с документами, содержащими сведения коммерческого характера;

3) органы государственной власти и управления;

4) контрагентов.

В соответствии с этим применительно к каждому отдельно взятому случаю и разрабатывают собственную методику профилактики утечки коммерческой тайны. Рассмотрим каждую из них.

Контроль за документацией должен стать самым важным делом, потому что на предприятии циркулирует огромное количество документов. Следует быть очень внимательным к установлению системы контроля за документами и регулярно ее проверять и совершенствовать.

В целях установления надлежащего контроля за хранением и использованием секретных документов необходимо выделить их из общей массы документов, находящихся в обороте на предприятии. Для этого следует ясно обозначить на лицевой обложке всех документов степень их секретности. Начните создание вашей системы защиты коммерческой тайны с изучения процесса составления, циркуляции, хранения и уничтожения документов. Составление документов представляет собой самую обязательную и, может быть, самую легкую область контроля. В первую очередь следует определить порядок и стандарты идентификации документации, которую требуется защитить от раскрытия или неправильного использования. Необходимо решить вопрос об установлении различных степеней секретности. Видимо, вам надлежит определить и объявить всем сотрудникам, какие конкретно типы документов должны быть закрыты. Напечатайте гриф «секретно» на регулярно используемых формах (к примеру, чертежах, титульных листах и т. д.). Для других документов можно использовать штамп. При этом в надписи на документе целесообразно указать, что этот документ является вашей собственностью, и определить ограничения по его использованию.

Далее, необходимо сосредоточить документы в одном месте, например, в бухгалтерии, которая с позиций безопасности отличается большей надежностью в сравнении с иными помещениями организации (в силу того, что через нее проходят финансы организации, документы, отражающие соответствующие финансовые потоки, – ее стараются обезопасить посредством введения технических средств защиты: усиление дверей, постановка на сигнализацию и т. п.). Естественно, что в такой ситуации отвечать за соблюдение тайного режима будет главный бухгалтер. Именно ему придется возглавить всю работу, связанную с секретным документооборотом. В принципе ничего сложного здесь нет. Надо только все тщательно продумать и оформить.

Прежде всего следует организовать систему учета документов с грифом «коммерческая тайна». Должна быть налажена регистрация всех входящих и исходящих документов, а также их копий (с указанием количества экземпляров и персональной рассылки). Секретные документы следует хранить отдельно от общедоступных в закрытых шкафах, ключи от которых есть только у доверенных лиц. Для надежности желательно не размещать рядом с хранилищами копировальную технику. Время от времени нужно «переоценивать» актуальность документов. Например, если на спецификации к договору гриф «коммерческая тайна» стоит со сроком «до заключения контракта», то после того как договор подписан, гриф можно снять. От «инвентаризации» освобождаются только те документы, на которых к грифу «коммерческая тайна» добавлена пометка «бессрочно».

Техника контроля за циркуляцией копий строго секретных документов включает необходимость нумерации копий, составления списка лиц, получающих эти копии, фиксирования времени получения и сдачи документов. Такая методика предусматривает и наличие формы, подписанной всеми получателями, посредством которой они обязуются никому не передавать, не копировать и возвращать документ по требованию. При этой системе достаточно одного взгляда на формуляр с фамилиями получателей, чтобы определить, сколько и где находится копий документа в обороте. В разряд документов, содержащих информацию, влияющую на конъюнктурные колебания, могут входить документы внутреннего маркетинга, финансовые документы, чертежи и оттиски, технические данные и планы. Следовало бы на каждой странице перечней программного обеспечения ЭВМ обозначить, что эта информация конфиденциальная и является собственностью предприятия. Необходимо, чтобы все тетради с проектной документацией постоянно переплетались и озаглавливались. На них должны быть напечатаны фамилия, имя, отчество сотрудника, наименование предприятия, гриф секретности и отметка о собственности этого предприятия.

Следует вести журнал учета входящих, исходящих и внутренних документов, содержащих коммерческую тайну предприятия, который будет полезен для проведения периодической инвентаризации таких документов, четкой регистрации их нахождения и уничтожения.

В работе с грифованной документацией следует избегать ее излишнего и неоправданного копирования. Необходимо установить запрет на изготовление неучтенных копий. Все черновики и вспомогательные