• Как определить эффективность использования рабочего времени?

• Измерить результаты корпоративного обучения?

• Выявить актуальные направления развития сотрудников?

Прошли времена, когда можно было просто 'провести обучение персонала'. Современный руководитель хочет количественных результатов, измеримой эффективности. Растет значение 'нематериальных' факторов успешности компании — уровня командности в работе, целеориентированности управления, лояльности и мотивации сотрудников. Эти факторы нужно уметь оценивать объективно.

По мере ужесточения конкуренции, повышения темпов изменений, навыки тайм-менеджмента становятся не просто желательными — без них уже немыслим современный менеджер. Но после обучении тайм-менеджменту нередко возникает обратная связь: 'Нам рассказали, как 'правильно' жить. Все согласились, и на этом все закончилось. Как опаздывали на встречи, так и опаздываем; как работали в непрерывных авралах, так и работаем'. Вроде бы все довольны обучением, но есть ли результат — не очевидно.

На одном из тайм-менеджерских семинаров был задан вопрос: 'Мы производственники, привыкли к точным цифрам. Скажите, можно ли объективно измерить 'качество' тайм-менеджмента в компании?' Так родилась идея ТМ-профиля: простой диаграммы, которая отражала бы ситуацию в компании или подразделении по всем аспектам тайм-менеджмента (см. пример ТМ-профиля ниже).

Профиль строится на основе данных анкетирования команды менеджеров по трем основным направлениям внедрения тайм-менеджмента в компании (на графике — три замкнутые кривые):

• личный тайм-менеджмент — степень владения навыками тайм-менеджмента в среднем по данной группе менеджеров;

• командный тайм-менеджмент — качество 'ТМ-взаимодействия' по горизонтали внутри команды;

• корпоративный тайм-менеджмент — качество 'ТМ-взаимодействия' менеджера со своими подчиненными.

Даже поверхностный взгляд на построенный ТМ-профиль позволяет выявить 'провисы', наиболее приоритетные направления развития, актуальные проблемы для решения в ходе обучения тайм- менеджменту. Проведение повторного анкетирования после обучения позволяет оценить его эффективность. О некоторых формах более детального анализа данных анкетирования будет сказано далее.

ТМ-профиль строится на основании оценок по десяти основным критериям, охватывающим все ключевые аспекты тайм-менеджмента. Число десять выбрано исходя из того, что каждому критерию сопоставляется 'Заповедь тайм-менеджмента'. Как выразился один руководитель корпоративного ТМ- проекта, 'что-то должно остаться после того, как все забудется'. Таким 'сухим остатком' и должны быть 'Десять заповедей тайм-менеджмента'.

Полный список ТМ-критериев и соответствующих ТМ-заповедей приведен ниже.

Вкратце остановимся отдельно на каждом критерии.

1. Материализованность. Хороший тайм-менеджмент начинается с 'материализации' задач, мыслей, планов, договоренностей. Наличие всех задач на 'внешних носителях' (желательно электронных) позволяет в личной работе освободить мышление для приоритетных вопросов и сократить расходы времени на поиск информации. В командном тайм-менеджменте 'материализация' помогает избежать 'незаменимости от неорганизованности', легко передавать задачи по горизонтали. В частности, грамотно налаженная материализация задач снижает ряд рисков, связанных с увольнением сотрудников. Уволившийся сотрудник может унести с собой бумажный ежедневник с полезными контактами, но он не сможет унести налаженную в Outlook систему обзора задач, структурированную по определенным, всем известным правилам.

2. Измеримость. Необходимость количественного измерения показателей в общем менеджменте — практически аксиома. То же самое верно и в отношении личного и командного тайм-менеджмента. Только введение объективных количественных показателей позволяет по-настоящему системно управлять временем. Как правило показатели применяются при хрономентраже для анализа расходов времени. Например, 'доля времени на приоритетные задачи', 'расход времени на задачи, которые выполнял сам, хотя мог бы делегировать', и т. п.

В ходе корпоративного проекта в группе производственных компаний, руководитель одного из департаментов искал способ 'замотивировать' подчиненных на самостоятельное внедрение тайм- менеджмента, преодолеть естественное недоверие к новой технологии. Сработал простой прием. На видном месте был повешен лист бумаги, на котором в ходе рабочего дня отмечались основные задачи, решенные за день. В конце дня красным отмечались 'авральные' задачи, которые, как выяснилось, отнимали значительную долю рабочего времени. Этот простой измеритель позволил наглядно продемонстрировать сотрудникам важность 'планово-предупредительных' работ, время на которые до того выделялось с трудом. Более того, сотрудники сами составили график планово-предупредительных работ и сами распределили между собой обязанности по его выполнению. Благодаря простому измерителю люди поняли: выгоднее сегодня вложить час в 'предотвращение пожара', чем завтра потратить неделю героических усилий на его 'тушение'.

3. Системность. В личной работе этот критерий оценивает согласованность задач и проектов, 'синергетический эффект' их взаимодействия. В командном тайм-менеджменте это один из ключевых критериев, отвечающий на вопрос: 'Является ли команда единым целым, результативность работы которого выше суммы результатов каждого входящего в команду менеджера?'

4. Гибкость. Тайм-менеджмент часто отождествляют с жестким планированием, 'расписыванием себя по минутам'. Но план — не самоцель. Планы как в личной, так и в командной работе должны быть максимально простыми, гибкими, позволяющими легко 'ловить' возникающие возможности.

5. Целеориентированность. Деятельность может быть суматошной реакцией на