стандартных, например представления 'Временная шкала для задач'.
ПРИ КОРПОРАТИВНОМ ВНЕДРЕНИИ СИСТЕМЫ ОСУЩЕСТВЛЯЕТСЯ:
Разработка индивидуальных и командных форм стратегического обзора, позволяющих эффективно и динамично управлять множеством проектов, не затрачивая избыточные ресурсы на детальное планирование.
Грамотно построенная структура папок входящей почты и информации, автосортировка и автоотбор — позволят не 'захлебнуться' в постоянно увеличивающемся потоке информации. В командной работе не возникнет проблемы 'незаменимости от неорганизованности', за счет удобных и известных всему коллективу правил хранения информации.
'Метод ограниченного хаоса' и эффективно используемая папка 'Заметки', либо методика интеграции мыслей в раздел 'Задачи', помогут вырастить решения самых сложных проблем и 'родить' новые блестящие идеи.
ПРИ КОРПОРАТИВНОМ ВНЕДРЕНИИ СИСТЕМЫ ОСУЩЕСТВЛЯЕТСЯ:
Разработка индивидуальных и командных форм структурирования информации, позволяющих организовать удобное хранение и поиск нужных документов. Может упорядочиваться информация как только внутри Outlook, так и в стыковке со структурой папок файловой системы.
Разработка и настройка правил сортировки входящей почты, благодаря которым информационные потоки легко упорядочиваются по важности, срочности, отдельным проектам и т. п.
Разработка системы управления эффективностью интеллектуального труда для топ-менеджеров, специалистов, сотрудников 'творческих' подразделений (маркетинг, дизайн и т. п.)
Увидеть полную историю делового взаимодействия с контрагентом — для этого достаточно одного 'клика' мыши. Полная и достоверная информация — ваше оружие!
При выборе вкладки 'Действия' вы можете получить всю историю взаимодействия с человеком. При этом выведенные встречи, задачи, сообщения электронной почты, дневниковые записи можно отсортировать и отформатировать различными способами.
ПРИ КОРПОРАТИВНОМ ВНЕДРЕНИИ СИСТЕМЫ ОСУЩЕСТВЛЯЕТСЯ:
Регламентация системы управления контактами: документирования и обзора внутрикорпоративных и внешних взаимодействий.
Outlook позволяет эффективно координировать работу команды — с помощью автоматического согласования встреч, обмена расписаниями через Интернет, настройки форм делегирования задач и других технологий.
На рисунке — экран автоматического согласования расписаний участников встречи:
Для того чтобы видеть расписания других членов команды в вашем Outlook, не обязательно покупать дорогой корпоративный сервер — достаточно зарегистрироваться на специально бесплатном интернет-сервере Microsoft. Также можно воспользоваться многочисленными 'надстройками' к Outlook (в том числе очень недорогими), позволяющими организовать удобный обзор командных задач и проектов.
Управление делегированными задачами может осуществляться с помощью настройки пользовательских форм постановки задач. Такие формы могут использоваться как для постановки задач подчиненным, так и для обмена стандартными задачами и/или информацией 'по горизонтали'.
Применение такого рода форм в управлении делегированными задачами помогает руководителю 'ничего не упустить' как при постановке задачи, так и при контроле ее исполнения.
При работе с топ-менеджерами может проводиться разработка систем контроля делегированных задач для секретарей, на базе Outlook и/или Excel, а также соответствующих регламентов для секретарей.
Например, так выглядит (см. ниже) выдержка из Excel-формы контроля делегированных задач, разработанной для секретаря топ-менеджера российской телекоммуникационной компании. Все контролируемые задачи разделены на два вида — 'задачи', по которым секретарь узнает у исполнителя и докладывает руководителю факт исполнения, и 'процессы', по которым исполнители отчитываются перед руководителем лично, задача секретаря при этом — своевременно организовать очередное 'соединение'.
Аналогичные формы разработаны для контроля задач на уровне недели и месяца. К каждой форме прилагается регламент для секретаря. Например, регламент уровня 'День':
ПРИ КОРПОРАТИВНОМ ВНЕДРЕНИИ СИСТЕМЫ ОСУЩЕСТВЛЯЕТСЯ:
Разработка системы командного тайм-менеджмента, координации работы членов команды, как на базе штатных возможностей Outlook, так и с применением 'надстроек'. Также может прорабатываться вопрос взаимодействия с системами автоматизации документооборота, системами управления проектами и CRM-системами.
Разработка форм и регламентов управления делегированными задачами. Достигаемая автоматизацией четкость в постановке задач и передаче информации позволяет, сохранив гибкость планирования и реагирования на непредвиденные обстоятельства, избежать беспорядка и 'несостыковок' в командной работе.
Ноутбук, карманный компьютер, диктофон, мобильный телефон… Все это должно согласованно работать на повышение вашей личной и командной эффективности.
ПРИ КОРПОРАТИВНОМ ВНЕДРЕНИИ СИСТЕМЫ ОСУЩЕСТВЛЯЕТСЯ:
Оценка потребности в 'мобилизации' работы менеджеров, проработка вопросов совместимости ТМ-системы с внешними устройствами.
Разработка критериев и процедуры формирования оптимального набора внешних устройств, в зависимости от специфики работы конкретных менеджеров.
Приведенный порядок следования блоков является типовым. На стадии диагностики логика внедрения уточняется исходя из потребностей и специфики деятельности Заказчика.
При корпоративном внедрении тайм-менеджмента на Outlook применяется набор диагностических анкет, позволяющих выяснить текущий уровень владения Outlook и 'заточить' систему под потребности команды менеджеров. В качестве примера приведем выдержки из вводной диагностической анкеты.
