и приоритеты в деятельности.
Большинство задач в работе менеджера не привязано к точному времени. 'Вспомнить о нужном в нужное время' позволяет методика контекстного планирования. Для оптимальной 'привязки' задач к времени используется понятие контекста — наиболее благоприятной для выполнения задачи совокупности обстоятельств. ('Увидев пробегающего Скумбриевича, поймать его и взять показания для занесения в желтую папку с ботиночными тесемками'). Управление 'контекстно-привязанными' задачами осуществляется с помощью присвоения этим задачам соответствующих категорий.
Также с помощью категорий реализуется метод структурирования внимания, позволяющий гибко распределять ресурсы внимания между задачами как на оперативном, так и на тактическом и стратегическом уровнях планирования.
'Панель задач' в представлении 'Календарь' находится справа от собственно календаря. Близкое расположение этих представлений позволяет одновременно осуществлять и жесткое, и гибкое планирование, легко перемещая задачи из одного представления в другое. Задачи могут быть сгруппированы и отсортированы различным образом, в зависимости от специфики личной работы пользователя.
Оперативное гибкое планирование (на уровне 1–3 дней) осуществляется с помощью присвоения соответствующим задачам категории 'День'; при необходимости — установкой сроков и напоминаний.
С помощью цвета осуществляется управление двумя ключевыми параметрами задач: важностью (красный) и срочностью (синий). 'Раскрашивание' задач осуществляется автоматически с помощью настроек автоформатирования. В соответствии с методом структурирования внимания автосортировка настроена так, что важные и срочные задачи автоматически выносятся в вершину списка.
Тактическое гибкое планирование (на уровне недели) осуществляется с помощью нескольких видов категорий. При этом любая задача или проект могут быть 'видны' одновременно из нескольких категорий, что позволяет гарантировать их своевременное выполнение. Основные типы категорий:
• Хронологическая категория 'Неделя' объединяет задачи с 'гибкой' привязкой к текущей неделе (т. е. 'выполнить приблизительно в течение этой недели, но неважно в какое время'). Обмен задачами между разделами 'День' и 'Неделя' осуществляется в соответствии с методом структурирования внимания.
• Контекстные категории задают некие обстоятельства, оптимальные для выполнения задачи. Это могут быть обстоятельства места, времени, состояния, взаимодействия с каким- либо человеком и т. п. Например, 'В офисе', 'В автосервисе', 'На совещании', 'Когда хочется работать', 'Когда шеф в хорошем настроении', 'именные' категории на каждого из подчиненных или коллег и т. п.
• Проектные категории объединяют оперативные задачи по какому-либо проекту. При этом проектную категорию можно просто 'перетаскивать' мышью в другие разделы целиком, вместе со всеми содержащимися в ней задачами, т. е. оперировать проектом не только как набором задач, но и как единым целым.
'Обзорный файл проекта' — элемент стратегического планирования, может содержать общие мысли и информацию по проекту. На тактических и оперативных уровнях планирования для отличия от задач выделяется особым шрифтом.
• Служебные категории оформляют справочную информацию, регулярные задачи и т. п.
• Категории ключевых областей позволяют создать обзор всех проектов и задач на уровне тактического планирования.
Приоритетные задачи и проекты в примере выделены красным; проекты — черным полужирным; мысли и информация к сведению — серым. Пример на рисунке характерен для специфики консалтинговой деятельности; в работе менеджера скорее будут преобладать задачи, а не проекты. При этом для упрощения обзора с помощью автофильтрации по признаку 'Статус/Выполняется' либо по полю 'Срок' на панель задач могут быть выведены только наиболее актуальные на данный момент проекты и/или задачи.
Оптимальный обзор организуется с помощью авторсортировки, группировки задач (возможны 'вложенные' уровни группировки внутри каждой ключевой области), автоформатирования. На основе общих принципов метода структурирования внимания создается наиболее эффективный обзор для конкретного менеджера, с учетом специфики деятельности и психологического типа личности.
Дополнительное распределение 'стратегического внимания' между проектами осуществляется с помощью календарных привязок напоминаний о проектах к дням 'разгребания завалов' и планирования (например, на рисунке — 29 мая, т. е. наиболее удобный день в конце месяца, выделен как день пересмотра статуса наиболее актуальных проектов).
ПРИ КОРПОРАТИВНОМ ВНЕДРЕНИИ СИСТЕМЫ ОСУЩЕСТВЛЯЕТСЯ:
Разработка системы индивидуальных и командных 'ключевых областей' и 'контекстов'. При этом основной задачей является обеспечение 'индивидуального пошива' в структуре категорий для каждого менеджера, но при этом совместимости индивидуальных систем между собой, в рамках командного тайм-менеджмента.
Оптимизация управления личными и командными проектами. В деятельности, не требующей применения специализированного программного обеспечения для управления проектами, эта задача может решаться с помощью Outlook. Разрабатывается оптимальная форма представления проектов; при необходимости подбираются готовые 'надстройки' к Outlook, в изобилии представленные на рынке.
Разработка командных стандартов управления задачами — проработка, согласование и регламентация понятий 'важность', 'срочность', 'приоритетность' и соответствующих правил работы с задачами и сроками.
Настройка различных пользовательских представлений обеспечивает удобный обзор стратегических задач и проектов.
Пример стратегического обзора — проекты, отсортированные по контексту ('лето' в данном случае — не столько хронологическая привязка, сколько 'контекст', связанный со спецификой делового сезона). Красным выделены приоритетные проекты; синим проекты 'в ожидании', т. е. 'срочные', наиболее близкие к состоянию 'выполняется'. Часть названий проектов на рисунке стерта.
Стратегическое планирование является наиболее многовариантной составляющей системы. Возможны представления проектов в виде 'Упрощенного графика Гантта', 'По исполнителям', 'По контекстам' и т. п. При этом представления могут разрабатываться как 'с нуля', так и на основе
