В основе высоких результатов работы группы лежат твердые и необсуждаемые базовые правила, которых придерживаются все. В лучших группах набор таких правил излагают письменно. Это заставляет каждого подчиняться требованиям команды.
Например: приемлемо ли для членов группы вступать в конфронтацию с теми, кто не выполняет взятых на себя обязательств? С теми, кто ставит свои цели выше интересов группы? Является ли лидер группы единственным ответственным за общую производительность группы или отдельные ее члены также должны отвечать друг за друга?
Будет благоразумным обсудить и установить некоторые главные правила, которые будут служить совестью вашей группы и положительно скажутся на всей ее работе.
Эти правила должны затронуть следующие существенные вопросы:
— взаимное уважение и кооперация;
— межличностное общение и выражение идей;
— принятие решения и разрешение конфликтов;
— поддержка для тех, кто берет на себя риск;
— периодичность и формат встреч группы;
— посещаемость встреч и пунктуальность;
— участие в усилиях по развитию бизнеса группы, распределение клиентов;
— выполнение индивидуальных проектов;
— обслуживание клиентов и работа с жалобами;
— обучение и распространение знаний;
— надзор, обучение, делегирование и распределение сотрудников между заданиями;
— конструктивная обратная связь и оценка производительности.
Вот несколько примеров практичных и важных базовых правил из тех, что мы видели.
1. Встречи группы и их пунктуальное посещение являются важным приоритетом. Если нет срочной клиентской работы, на совещание должны прийти все, причем вовремя.
2. Выполнение обязательств. Если вы сказали, что сделаете что-то, — сделайте. Если вы не можете выполнить задачу — не говорите, что можете. Если вы обязались что-то сделать, но возникла проблема, — дайте знать как можно раньше.
3. Будьте восприимчивы ко всем новым идеям. Не надо рассказывать, что кто-то уже это пробовал и у него ничего не получилось или что это работать никогда не будет, — до тех пор, пока мы конструктивно не обсудим, как это
4. Не надо показывать пальцем или назначать виновных. Каждый успех — это успех группы, а каждая неудача — это возможность исправиться, научиться и улучшить работу.
5. Сохраняйте конфиденциальность. Если у нас что-то не работает — это наша проблема. Не надо наговаривать на нашу группу или ее членов перед другими людьми, не надо выносить наружу наши споры.
В лучших группах люди сами следят за соблюдением правил. Они отвечают перед другими членами группы и требуют, чтобы те отвечали перед ними. Дисциплина ведь сводится к самым простым вещам. Делай то, что обещал. Живи по правилам, о которых договорились. Придерживайся стандартов.
Дебора Коффлер из Mitchell Silberberg & Knupp говорит об этом так:
«Члены нашей группы взяли на себя письменные обязательства. Это
После этой встречи осталось 60 страниц заметок, которые я переработала в сжатое изложение целей группы. В них вошли как финансовые цели, так и «светские», например проведение мероприятий с возможными клиентами или включение новых сотрудников в работу. Мы обязались также проводить тренинги и добиваться большей известности на рынке. Цели в области развития практики были довольно конкретны: возможные клиенты, новые контакты, расширение их географии.
Я попросила каждого сотрудника письменно изложить его обязательства, с учетом его сильных сторон, и расписаться под ними. Каждый изложил свой проект тех действий, которые мы должны предпринять, чтобы добиться поставленных перед группой целей. Учтите, что юристы вообще очень серьезно относятся к письменным обязательствам, так что все мы подошли к делу весьма тщательно.
Сама эта идея возникла из нашей дискуссии на тему «Чем мы обязаны друг другу?». Это было отличное упражнение. Когда мы вернулись в офис, некоторые люди даже разослали сообщения с повторным подтверждением некоторых своих обязательств и отметили, что гордятся новыми взаимоотношениями».
Базовые правила поощряют доверие и открытость и устанавливают общие ожидания в отношении поведения друг друга. Это руководство для всей будущей работы группы.
Лучшие базовые правила должны быть:
1. Определены как правила поведения.
2. Приняты всеми членами группы.
3. Записаны.
4. Последовательно соблюдаемы.
5. Предусматривать последствия за их неисполнение.
Поведение можно наблюдать со стороны. Правило типа «Проявляй уважение к коллегам» звучит хорошо, но вряд ли будет работать, поскольку неконкретно. Если вы действительно с уважением относитесь друг к другу, то, например, вы дадите коллеге высказаться, не перебивая его. Тогда базовое правило можно сформулировать так: «Говорить должен только один человек. Следовательно, мы должны позволить людям закончить их сообщение, прежде чем начнем реагировать. И мы не будем вести побочных разговоров во время наших встреч».
Правило большинства не создает ответственности. Работает только общий консенсус. Каждый сотрудник должен выразить свое согласие участвовать в разработке правил и активно их поддерживать. Если его поведение противоречит любому из правил, по которым достигнуто общее согласие, этого не следует терпеть.
Лучшие группы не жалеют сил на то, чтобы их новые члены знали базовые правила и чтобы согласие следовать им было условием присоединения к группе и выражением приверженности ей.
Люди больше доверяют и уделяют больше внимания тому, что изложено на бумаге и находится перед глазами. Лучшие группы добиваются того, чтобы у каждого их члена была копия базовых правил, и прямо ссылаются на них в случае возникновения конфликтных ситуаций.
Среди наиболее результативных групп есть понимание того, что каждый их член может остановить игру и взять таймаут, если чье-то поведение не соответствует (или прямо нарушает) правила. Он всегда может сказать: «Извините, но разве мы все не согласились, что...»
Эффективные лидеры групп добиваются того, чтобы их группа определила последствия нарушения базовых правил. Если нет последствий, то нет и правил.
Обычно последствия стараются делать не слишком карательными. Они должны служить вежливым напоминанием о важности стандартов работы. Можно назначить штраф в пару долларов в фонд закупок пива для групповых посиделок. Или постановить, что последний из пришедших на собрание будет вести его протокол.
Самый важный принцип состоит в том, что группа сообща устанавливает базовые правила и управляет ими, а потом уже базовые правила управляют группой.
Членство в сплоченной группе, состоящей из исключительных людей, может оказать огромное влияние на человека. С этой стороны самые эффективные группы требуют от новых членов уплаты определенной
