Выступающий медпред перед презентацией всегда должен оценить помещение с точки зрения удобства зрительного контакта с сидящими в зале людьми. Сделать это помогает простой, но очень действенный технический приём. Надо встать на середину сцены (если таковая есть), либо встать на то место, которое можно считать рабочим на время доклада. С этой точки надо оценить зал, ряды, стены, проходы.

Для реализации правильного зрительного контакта со слушателями зал лучше разделить на несколько секторов. Эти сектора должны быть поделены как по ширине зала, так и в его глубину. Большой зал предполагает много секторов обзора, маленький — один-два «сектора обозрения». Одновременно выступающий может «держать на себе» только один сектор зала, и уделять внимание исключительно людям, сидящим в этом секторе зала. Медпред должен «нарезать» для себя сектора обзора перед выступлением и поставить «координатные точки». Именно от них докладчик должен будет оттолкнуться во время выступления. Координаты ориентиров не должны быть привязаны к сидящим в зале людям, нужны приметные ориентиры (проход в середине, надпись на противоположной от сцены стене, положение осветительных приборов и т.д.). Эти ориентиры помогут определиться, куда смотреть для охвата определённого сектора зала. Глаз портрета Ленина на противоположной стене —ориентир для охвата вниманием левой часть зала, а плакат — ориентир для охвата вниманием правой половины аудитории.

Провести такую рекогносцировку несложно: достаточно встать на основное место выступления, справа налево и слева направо повести головой и наметить те самые точки внимания, на которые нужно будет переносить внимание во время доклада. Именно это поможет не забыть отдельные части аудитории и отучит медпреда «ставить глаза в пол» при проведении презентации.

В любой презентации есть хорошие и плохие сообщения. Медпред хвалит сидящих в зале — это хорошее сообщение. Рэп указывает на ошибки врачей — это плохое сообщение, на которое кто-то может и обидеться. Разные части выступления несут в себе не только разные сообщения, но и разные эмоции. Идеально, если выступающий будет доносить положительные и отрицательные эмоции и сообщения с разных физических точек на сцене. Для этого используют «доброе» и «злое» место — участки сцены, на которых размещается докладчик при сообщении о хороших и плохих новостях. На «добром» месте можно говорить громко и отчётливо, в «злом» месте лучше понижать интонацию и говорить несколько медленнее или даже драматичнее.

«Доброе» и «злое» места на сцене предварительно оцениваются тогда же, когда устанавливаются ориентиры для поддержания зрительного контакта.

И последнее, что нужно оценить при подготовке мероприятия — это размещение выступающего. Существуют следующие правила, по которым необходимо учитывать оценку размещения выступающего.

Во время своего выступления относительно среднего большинства в зале (относительно всех это сделать невозможно) нельзя попадать на какие-то картины, бюсты, панно, дополнительные подсветки, не нужно бегать перед президиумом. Если проходит презентация, то за спиной выступающего должны находиться либо слайды, либо однотонная стена (доска, выкладка и т.д.) чтобы люди смотрели на докладчика, не отвлекаясь на посторонние предметы или детали интерьера.

Также стоит обратить внимание, что даже при проведении электронной презентации и показа слайдов медпред должен концентрировать внимание слушателей на себе, на своих словах. Именно поэтому не рекомендуется повторять то, что написано на слайде. Слайд не несёт ни эмоции, ни зрительного контакта, ни душевности, ни человеческого тепла. Всё это исходит от выступающего, от самого медицинского представителя. Слайд можно посмотреть и без участия докладчика. Блоки информации на слайде и на словах должны быть разными: простые данные на слайде, пояснения — на словах. Когда на слайде размещены картинка или схема, а комментирует их докладчик, то он забирает всё внимание аудитории на себя. Если же участники, сидящие в зале, вынуждены читать содержимое слайда, то их концентрация на выступающем теряется. Именно поэтому нужно размещаться таким образом, чтобы на медпреда на сцене попадало достаточно света, особенно при проведении электронной презентации. Выгодная позиция (и её надо просчитать) — в относительно светлом месте, но никак не в тени.

Предположим, презентация состоит из нескольких блоков: три типичные ошибки показываются на слайдах, для них необходимо сделать усиление боли и продемонстрировать решение. Каково же должно быть размещение выступающего во всех этих блоках? Показывая слайды и давая людям читать про три ошибки, медпред должен комментировать их и может «отступить в тень». Как начинается блок усиления боли, выступающему нужно выйти ближе к людям в зале на место, где больше света, даже если на экране по-прежнему будут демонстрироваться слайды. При демонстрации (представлении решения ошибок) обязательно нужно включить свет и находиться на самом видном для аудитории месте.

Почувствовать себя уютно на сцене, тем более в чужом зале, не так-то просто. Избавиться от неуверенности в начале выступления, можно применить хорошую методику, которая одновременно позволяет выступающему снять напряжение и ощутить, почувствовать место выступления. Эта методика называется «подгонкой пространства» под себя.

Надо перед началом выступления найти возможность выйти на сцену и что-то сместить, поменять местами, передвинуть. Стул, доску для презентаций, микрофон можно переставить в другое место. Можно сместить флип-чарт: вправо, влево, ближе к краю сцены или, наоборот, дальше от неё, повернуть его. Это можно сделать прямо в самом начале выступления, но лучше всё-таки подгонять пространство в перерыве, когда никто не будет обращать особенного внимания на действия медпредставителя. Нужно учитывать самые разные препятствия между залом и выступающим, между зрителями и визуальными материалами. Следует посмотреть на экран для презентации (когда для показа используется проектор), чтобы определиться, где нужно стоять во время выступления, дабы тень головы или даже части тела медпреда не закрывала то, что написано на экране. В больших залах подобное бывает редко, но в небольших