из
входящего лотка вы будете бегать через комнату к шкафу или даже прыгать вверх/вниз как ванька-
встанька – можете и не начинать это безнадежное дело. Расположите папки вертикально на полке
или приставной тумбочке. Короче, в ближайшем доступе. Надпишите папки большими буквами в
том месте, где папки и должны подписываться.
Ну вот, практически и все о папках-бумажках. Надо только помнить – что накопившееся во
входном лотке надо периодически (чем чаще, тем лучше, но не реже 2 раз в неделю) чистить до
дна. Дни большой чистки удобно отразить в RTM как стволовые задачи. Неочищенный входной
лоток должен вызывать у вас деятельный порыв, как немытая посуда у хорошей хозяйки. И как
нормальная хозяйка моет ВСЮ посуду, так же и вы, раз взялись, должны очистить входной лоток
до дна. Из этого лотка бумаги попадают либо в мусор (огромное большинство), либо в упомянутые
папки, либо в «почтовый» лоток номер 3 и больше никуда.
Еще вот что: чтобы начать новую жизнь с этими папками-лейблами вам надо совершить подвиг.
Заключается он в том, что совершенно необходимо ДО НУЛЯ, ДО ПОЛНОЙ ПУСТОТЫ очистить
свое рабочее пространство путем собирания всего, что есть вблизи вашего рабочего стола (в том
числе в ящиках, на самом столе, на тумбочках и полках и т.д.) во входном лотке.
Это делается единоразово, результат должен быть полным и окончательным. Абсолютно чистая
рабочая поверхность стола, аккуратные ящички. Не знаю, что вы там решите держать - дезодорант
или тряпочку для вытирания пыли, а может, аспирин или склад канцелярии, но точно НЕ БУМАГИ.
Еще раз: бумажки либо лежат во входном лотке, либо в папках, либо в «почтовом» лотке. Более
они не лежат НИГДЕ!
Порядок превыше всего!
Стопки журналов держите подальше от рабочего места. Письма, счета и т.д. ровно также идут
через входной лоток, как и все остальное. Если надо накапливать однородную информацию (типа,
счета или отчеты) – накапливайте ее в СПРАВ. Замечу, что речь идет исключительно о составе
папок для ЛИЧНОГО управления. Не рассматриваются случаи, когда состав хранимых документов
(и, соответственно, папок) определен законодательством или инструкцией, нуждами управления
ОРГАНИЗАЦИЕЙ. Хотел бы я посмотреть на главбуха, который не имеет папок Касса или Банк.
Впрочем, профессиональные “папкохранилища” тоже можно встроить в эту систему. Только у вас
будет надписываться заголовком и подзаголовком не файл внутри папки, а вся папка целиком. Т.е.
будет, например папка СПРАВ//&Общие и СПРАВ//Отдел, стоящие на полке по алфавиту.
Повторим кратко процесс обработки: берем бумагу из лотка, стараемся убедить себя просто
выкинуть ее в мусорную корзину, стоящую рядом со столом. Если это не удается, пытаемся кому-
то передать бумагу с соответствующими пометками, оборачиваем ее другой бумажкой формата А6
или меньше, пишем адресат и краткий сопроводительный текст, затем помещаем в лоток номер
3. Если бумагу приходится оставить у себя и бумага требует действий – записываем это действие
во “Входящие”, добавляя в задачу префикс СОПУТ//. Затем кладем бумажку в файл, приклеиваем
лейбл, пишем на нем то, что надо, размещаем в одной из папок. Все. Бумага в системе хранения.
Забудьте о ней. В нужный момент RTM сам выудит ее из нужной папки.
Заключение
В системе самоуправления в рамках GTD и i-Методики допустимо любое творчество, если
оно приводит к сокращению времени обработки списков задач. Однако помните высказывание
Энштейна: “Все должно быть изложено так
