Еженедельный обзор настолько важен, что вы просто обязаны воспитать в себе привычки, создать обстановку и подготовить инструментарий для его проведения. Когда будет создана зона спокойного контроля, о которой говорится в книге, вам уже не придется особо беспокоиться об обзоре — вы должны будете снова вернуться к стандартам персональной организации.
А до этого момента каждую неделю делайте все, что считаете нужным, чтобы заставить себя абстрагироваться от повседневных проблем на пару часов — не отстраниться, а подняться хотя бы на 10 000 футов и наверстать упущенное.
Если у вас есть такая роскошь, как рабочее пространство в офисе, где можно как-то абстрагироваться от людей и повседневного общения, и если ваше рабочее время хотя бы отдаленно напоминает обычную сорокачасовую рабочую неделю, советую выделять для обзора проблем по два часа каждую пятницу в первой половине дня. Такой выбор времени определяется тремя факторами.
• События прошедшей недели, скорее всего, еще не успевают забыться, и вы в состоянии провести детальное вскрытие («Ах да, нужно не забыть зайти к ней и спросить…»).
• Когда вы (обязательно) наткнетесь на действия, которые требуют связаться с людьми на работе, у вас еще будет время это сделать до того, как они уедут на выходные.
• Это прекрасно — очистить все уровни вашего сознания, чтобы быть в состоянии развеяться и отдохнуть на выходных, когда ничто не занимает ваши мысли.
Впрочем, быть может, вы относитесь к типу людей, у которых нет традиционных выходных. Мне, например, часто приходится по субботам и воскресеньям работать не меньше, чем по средам. Но у меня есть преимущество (возможно, сомнительное, на первый взгляд) — частые и долгие авиаперелеты, которые предоставляют прекрасную возможность для того, чтобы наверстать упущенное. Мой добрый друг и клиент, сотрудник крупнейшей в мире аэрокосмической компании, соблюдает особый ритуал релаксации: каждый субботний вечер он устраивается в своем домашнем офисе и обрабатывает сотни записей, сделанных на протяжении недели во время многочисленных деловых встреч.
Независимо от образа жизни, вам нужен ритуал еженедельной перегруппировки проблем. Вероятно, вы уже соблюдаете некое подобие такого (или близкого) ритуала. В таком случае развейте в себе эту привычку, добавив к ней процедуру обзора проблем с большей высоты.
Труднее всего выделить время для обзора, когда человек постоянно востребован на работе или находится в домашней обстановке: такие люди совсем не располагают временем на пересортировку проблем. Среди специалистов, с которыми я сталкивался, сильнее всего подвержены стрессу те, кто должен постоянно реагировать на изменения в ситуации на работе (агенты по продаже акций или начальники штабов), а потом — возвращаться домой к паре малолетних детей и супруге, которая тоже работает. Самые везучие из них могут позволить себе на часок расслабиться, пока едут в поезде.
Если вы узнали себя в приведенном описании, то самой серьезной проблемой для вас станет налаживание процесса регулярной пересортировки проблем в те моменты, когда вы не сталкиваетесь с жизненными тяготами непосредственно. Вам придется либо смириться с необходимостью выделить время после окончания рабочего дня по пятницам, либо отвести место и время для спокойного пересмотра проблем за работой, которую вы выполняете дома.
Время для оперативного обзора в сфере руководства. Я советовал многим руководящим работникам выделить в своем графике по два часа каждую пятницу. Для них самой серьезной проблемой было соблюдение равновесия между качественным мышлением и срочными требованиями критически важных текущих интерактивных задач. Это — сложный момент. Впрочем, самые опытные и мудрые осознают значимость принесения срочных, на первый взгляд, дел в жертву истинно важным задачам, и создают островки свободного времени для проведения подобной процедуры.
Но даже начальники, которые регулярно выделяют время для анализа работы, часто проводят «скомканный» пересмотр проблем на более приземленном уровне, им приходится преодолевать пробел, чтобы подняться на высоту 10 000 футов. Между сплошными встречами и суетой вокруг японского пруда во дворе, возле которого можно пить шардоне на закате, должен быть несколько более высокий уровень анализа и пересортировки проблем, необходимый для контроля деятельности и концентрации внимания. Если вы считаете, что полностью определили, уяснили и проанализировали все незамкнутые циклы, а также определили дальнейшие действия в рамках их завершения, то, наверное, вы занимаетесь самообманом.
Мышление — это сама суть, самое сложное занятие в бизнесе и в жизни. Строители империй тратят на интеллектуальные усилия полчаса… пока остальные предаются увеселениям. Если вы не чувствуете, что постоянно совершаете самостоятельные умственные усилия… значит вы поддаетесь лени, и уже не властны над своей жизнью.
Да, в определенный момент вы должны уяснить более существенные результаты, долгосрочные цели, ценности и принципы, которые полностью определяют и проверяют ваши решения.
Каковы, по вашему мнению, ключевые цели и задачи вашей работы? Каких результатов вы хотите достичь через год или три? Как продвигается ваша карьера? Позволяет ли ваш жизненный стиль полностью реализовать себя? Вы заняты тем, чем действительно хотите, или должны заниматься этим с точки зрения долгосрочных перспектив?
Уровни 30 000 или 50 000 футов нельзя назвать явным предметом рассмотрения данной книги. Но ее скрытая цель состоит именно в том, чтобы заставить вас действовать исходя из более широких перспектив, помочь вам преуспеть в самовыражении и достижении более обобщенных жизненных целей, к которым мы все стремимся. По мере того как вы увеличите скорость и темпы освобождения «взлетной полосы» и уровня 10 000 футов в своей жизни и работе, не забывайте время от времени обращаться к другим уровням деятельности, чтобы сохранять ясность мыслей.
Насколько часто следует задаваться более общими вопросами описанного характера, можете знать только вы сами. В этой связи я хотел бы подчеркнуть следующий принцип: расценивайте свою жизнь и работу с нужных позиций, принимайте нужные решения в нужное время, чтобы по-настоящему освободиться.
Итак, мы подошли к конечной точке, к завершающей стадии методологии индивидуального сбора, обработки, сортировки и пересмотра проблем: сейчас среда, время — 9:22 утра — что делать?
Глава 9. Действия: как выбрать лучший вариант
Так чем же заняться, когда дело доходит до реального рабочего дня и нужно «пахать», засучив рукава?
Мой совет прост: прислушайтесь к голосу своего сердца. Или души. Или, если у вас аллергия на подобные слова, попробуйте другие: «нутром чую», «спиной чувствую», «интуиция подсказывает».
Это не значит, что нужно пустить всю жизнь на самотек, хотя, возможно, для вас смысл приведенных выражений именно таков. Я и сам на определенном жизненном этапе из мести пошел по этому пути и могу поклясться, что усвоенные тогда уроки были, безусловно, ценными, хотя, возможно, и необязательными.[13]
Я обнаружил три приоритетных направления, которые прекрасно помогают при определении дальнейших действий (см. главу 2):
• Четыре критерия выбора текущих действий.
• Модель анализа повседневной работы.
• Шестиуровневая модель анализа собственной работы.
Раскрытие данных направлений происходит в обратном иерархическом порядке — это оборотная сторона типичного стратегического подхода к анализу деятельности сверху вниз. Придерживаясь сути методологии, изложенной в книге «Как справляться с делами», я считаю, что будет полезно еще раз пройти снизу вверх, то есть начать следует с наиболее приземленных уровней.
Помните, выбор дальнейших действий строится на основе четырех следующих критериев, расположенных в таком порядке:
1. Контекст.
2. Запас времени.
3. Запас энергии.
4. Приоритетность.
Давайте рассмотрим каждый из них и выясним, как лучше структурировать системы и действия, чтобы в динамике воспользоваться преимуществами критериев.
Контекст
Первое, о чем стоит задуматься, — что можно предпринять на данном этапе, имея в распоряжении заданный инструментарий? У вас есть телефон? Вы можете связаться с человеком, с которым хотели бы лично обсудить три пункта повестки дня? Вы находитесь в магазине, где должны что-то купить? Если вы не можете совершить действия, потому что находитесь не в том месте или не располагаете нужным инструментом, то об этом не стоит беспокоиться.
Старайтесь всегда упорядочивать напоминания о дальнейших действиях по контексту — «Звонки», «Дома», «Компьютер», «Выезды», «Вопросы для обсуждения с Джо», «Повестка заседания персонала» и т. д. Поскольку контекст является первым критерием, который вступает в силу при выборе дальнейших действий, отсортированные по контексту списки позволяют избежать ненужных сомнений, когда вы решаете, чем заняться. Если у вас намечено несколько дел, записанных в одном списке, но многие из них вы не можете выполнить в одном и том же контексте, то вам приходится постоянно переосмысливать
Если вы попали в пробку на дороге и единственное, чем вы можете заняться, — это звонки по мобильному телефону, работайте со списком звонков.
