ответственности за определение объемов работы и ведение списков дел. Можно легко поддаться искушению и увлечься не столь важными проблемами, лежащими прямо на поверхности, особенно если ваша корзина для входящих материалов и система личной организации вышли из-под контроля. Слишком часто хождение вокруг да около становится предлогом для того, чтобы забыть о бесформенных стопках рутинных проблем.

Именно в такие моменты сильно ощущается необходимость навыков интеллектуальной работы. Большинство людей воспитывались в мире, где не нужно было устанавливать четкие границы выполняемой работы и управлять многочисленными незамкнутыми циклами. Но если вы воспитали в себе навыки и умения, позволяющие быстро внедрять входные сведения в четко определенную систему, то вам будет гораздо легче доверять своему внутреннему голосу, принимая решение о том, что делать, какие дела бросить и чем заняться вместо них.

Обладатели «черного пояса» по самоорганизации способны с быстротой молнии переключаться с одной проблемы на другую и обратно. Например, вы обрабатываете содержимое корзины, и тут входит ваш помощник и сообщает о ситуации, требующей вашего немедленного вмешательства. Вас не бросает в холодный пот — ваш лоток с документами остается на прежнем месте: бумаги лежат в одной стопке, готовые к дальнейшей обработке после вашего возвращения. Разговаривая по телефону, вы можете просматривать списки дальнейших действий и решать, чем займетесь, когда повесите трубку. Ожидая начала совещания, вы можете прорабатывать стопку «Прочесть/просмотреть», которую принесли с собой. А если непредвиденная беседа с начальником сокращает остающееся до следующей встречи время до двенадцати минут, вы можете без труда придумать, как использовать их наилучшим образом.

Вы можете выполнить лишь одно действие за раз. Завершив беседу с кем-то в офисе, вы не беретесь моментально за выполнение пунктов списков или обработку входных материалов. Проблема в том, чтобы обрести уверенность в своем решении, касающегося дальнейших действий.

Так как же принимать решение? Опять придется использовать интуитивные догадки — насколько важна непредвиденная работа по сравнению со всем остальным? Как долго вы можете позволять корзине для входящих документов оставаться без внимания, а рутинным проблемам — лежать мертвым грузом, и при этом доверять своим решениям о том, что делать дальше?

Люди часто жалуются на отвлекающие факторы, которые прерывают их работу. Но в нашей жизни прерывания неизбежны. Когда вы достигнете совершенства в управлении входящим материалом и станете достаточно организованным человеком для того, чтобы эффективно использовать возникающие окна свободного времени, вы сможете быстро переключаться с одного задания на другое. Вы сможете просматривать электронные сообщения в процессе телефонного совещания. Но сперва нужно научиться перескакивать с одной задачи на другую, чтобы поддерживать здоровое равновесие между направлениями деятельности. Ваш выбор по-прежнему будет определяться в соответствии с тем, насколько вам понятны сущность и цели вашей работы.

Занимайтесь спонтанной работой по мере ее возникновения не потому, что таков путь наименьшего сопротивления, а потому, что она является самым важным направлением деятельности по сравнению со всем остальным.

Ваша способность ладить с сюрпризами даст вам преимущество над конкурентами. Но если вы не сможете вовремя справляться с намеченными делами и утратите контроль над ситуацией, то в какой-то момент привычка заниматься только текущими проблемами снизит эффективность вашей работы. И наконец, чтобы решить, не стоит ли бросить текущие дела и заняться чем-то другим, нужно четко знать требования, налагаемые вашей работой, и понимать, как они сочетаются с другими аспектами вашей жизни. Единственный способ этого достичь — внимательно анализировать свою жизнь и работу на многих уровнях.

Шесть уровней деятельности можно представить в терминах высот (см. главу 2):

• 50 000 футов и выше: вся жизнь;

• 40 000 футов: временной промежуток от трех до пяти лет;

• 30 000 футов: цели, для достижения которых требуется от одного до двух лет;

• 20 000 футов: сферы ответственности;

• 10 000 футов: текущие проекты;

• Взлетная полоса: текущие действия.

Лучше сделать так, чтобы каждая высота сочеталась и гармонировала со всеми остальными уровнями. Иными словами, ваши приоритеты выстроятся в иерархическом порядке сверху вниз. В конце концов, если телефонный звонок, который вы должны совершить, идет вразрез с целью вашей жизни или идеалами, то, чтобы не вступать в конфликт с самим собой, вы не будете снимать трубку. Если структура вашей работы не соответствует результатам, которые вы хотите получить через год, то вам следует переосмыслить расстановку акцентов и обязанностей, чтобы как можно быстрее достичь цели.

Давайте двигаться снизу вверх: рассмотрим первый пример. Предстоящий телефонный звонок (действие) касается заключаемой вами сделки (проект), а она позволит увеличить продажи (обязанность). Именно эта конкретная сделка предоставит вам возможность продвинуться по служебной лестнице в рядах торгового персонала (карьерная цель), поскольку она связана с освоением нового рынка вашей компанией (организационное видение). А продвижение по службе приблизит вас к стилю жизни, к которому вы стремитесь в финансовом и профессиональном отношении (жизнь).

С другой стороны, вы могли принять решение стать хозяином собственной жизни и раскрыть уникальные дарования и таланты в конкретной области, которую считаете своим призванием (жизнь). Поэтому вы создаете собственное дело (видение) и преследуете краткосрочные операционные цели (карьера). Это определяет несколько критических задач, которые вы должны выполнить, чтобы сдвинуть дела с места (ответственность), и достичь определенных краткосрочных результатов (проекты). По каждому из этих проектов у вас будут намечены необходимые шаги, которые нужно предпринять как можно скорее (дальнейшие действия).

Наиболее здравый подход к обретению контроля над проблемами без внутреннего напряжения и к достижению высокой продуктивности состоит в поддержании равновесия между уровнями. На любом уровне критически важно максимально четко определить все незамкнутые циклы, все незавершенные задачи и все дела на данный момент. Без уяснения и объективной оценки текущих реалий сложно поднять паруса и отправиться к далеким берегам. Что записано у вас на автоответчике? Какие затеи вы собираетесь реализовать с детьми? Каковы ваши обязанности в офисе? Что нужно изменить в первую очередь и что вы хотели бы создать в ближайшие месяцы или годы? Все это — незамкнутые циклы в вашем сознании, хотя, зачастую, для того, чтобы определить более существенные цели и более серьезные намерения, необходим глубокий и внимательный анализ.

Волшебное правило — жить сегодняшним днем. Меня всегда поражает умение четко уяснить только то, что происходит сейчас, и является истиной на данный момент. Конструктивными, если не решающими шагами могут быть такие действия, как детальный анализ финансового положения, добыча исторических сведений о компании, которую вы покупаете, или выяснение конкретного содержания реплик каждой стороны в межличностном конфликте.

Достижение результата и моральное удовлетворение, которое он приносит, означает готовность к осознанию, восприятию и грамотному решению всех проблем, которые занимают ваши мысли. Данное состояние необходимо для овладения искусством достижения высокой производительности без внутреннего напряжения.

Формирование продуктивной системы жизненных ценностей возможно при условии решения проблем верхнего уровня. Сначала можно было бы выяснить, зачем вы живете на земле. Выяснить, какой образ жизни, стиль существования и деятельности позволит вам лучше исполнить свое предназначение. Какие занятия и личные отношения помогут идти по жизни в нужном направлении? Какие ключевые задачи нужно решить и завершить как можно скорее и какие срочные шаги вы можете предпринять, чтобы сдвинуть эти задачи с места?

У вас всегда предостаточно возможностей для расстановки приоритетов на любом уровне. Обращайте внимание на то, в каком направлении вам хочется двигаться.

В действительности, вы можете в любой момент заняться каждым из уровней. У меня всегда заготовлены конструктивные шаги, позволяющие усилить акцент и собственную осведомленность на каждом из уровней. Я никогда не испытываю недостатка в незавершенных мысленных картинах результатов, в целях, которые хочу пересмотреть, в проектах, которые нужно наметить или запланировать, или в действиях, требующих моего решения. Фокус в том, чтобы научиться выделять именно те из них, которые требуют вашего внимания в конкретный момент, чтобы поддерживать систему в равновесии.

Поскольку все задачи будут определяться исключительно приоритетными направлениями более высоких уровней, любую расстановку приоритетов, естественно, разумнее всего начинать сверху. Например, если вы думаете над расстановкой приоритетов в работе, а затем обнаруживаете, что это не та работа, которой вы должны заниматься, то может оказаться, что вы зря потратили время и силы, которые лучше было бы посвятить поискам подходящего занятия. Проблема состоит в том, что если вы не чувствуете контроля над ситуацией на нулевой высоте (текущих проектов и действий) и не верите, что способны надлежащим образом решать проблемы данного уровня, то попытки упорядочить свою жизнь сверху вниз часто приводят вас в отчаяние.

Вместо этого я, исходя из практических соображений, советую двигаться снизу вверх. Я учил людей продвигаться в обоих направлениях и могу с уверенностью сказать, что, с точки зрения долгосрочной выгоды, тот, кто начинал с обретения контроля над текущими проблемами в своей повседневной жизни, а затем переносил акцент на более высокие уровни, никогда не ошибался.

Попытки упорядочить свою жизнь сверху вниз, когда нижние уровни выходят из-под контроля, могут оказаться самым неэффективным подходом.

Основная причина, по которой имеет смысл двигаться снизу вверх, состоит в том, что данный подход позволяет первым делом освободить все уровни