Возможно, вы разделите свой список «Когда-нибудь/может быть» на подгруппы, такие как:

• Компакт-диски, которые я хочу купить.

• Видеокассеты, которые я хочу взять на прокат.

• Книги, которые я хочу прочесть.

• Вина, которые я хочу попробовать.

• Места, которые я хочу посетить в выходные.

• Развлечения, которые я хочу устроить детям.

• Семинары, которые я хочу посетить.

Вы должны периодически просматривать этот список, если собираетесь извлечь из него максимальную пользу. Я предлагаю вам включить просмотр списка в еженедельный пересмотр дел (об этом ниже).

Упорядоченные напоминания. Самый лучший способ хранить напоминания — заносить их в специальный блокнот, который иногда еще называют списком «висящих» или «последующих» задач. Это — система, позволяющая вам писать самому себе послания, которые вы можете получить в определенный день в будущем.

Ваш календарь также может выполнять эту функцию. Например, вы можете поместить в календаре напоминание о том, что 15 марта нужно платить за коммунальные услуги за месяц, а 12 сентября в зале Civic Auditorium будет постановка «Лебединого озера» в исполнении Большого театра.

Более подробно мы остановимся на этом в главе 7.

Многие материалы, которые попадаются вам на глаза, не требуют активных действий, но содержат ценную информацию. У вас возникает желание сохранить эти сведения, чтобы обратиться к ним по мере необходимости. Их можно хранить в бумажном или цифровом формате.

Печатные материалы — все, что угодно: от меню местного индийского ресторана с доставкой блюд на дом, до планов, схем и информации об инвесторе ландшафтного проекта — лучше всего хранить в эффективных системах, предполагающих физический доступ к данным. Их диапазон весьма широк: от страниц в отрывных блокнотах или записных книжках, если речь идет о списке любимых ресторанов или телефонных номеров родительского комитета, до целых выдвижных шкафов с папками аккуратно собранных материалов о слиянии корпораций.

Электронные хранилища также могут иметь различный вид: от базы данных, доступ к которой обеспечивает вся локальная сеть, до целевых справочных материалов и архивных папок, хранящихся на вашем компьютере.

Самый важный аспект, о котором следует помнить: ссылка должна быть конкретной, обращение к информации должно, в случае необходимости, осуществляться без проблем. Системы помеченной информации обычно создаются в одной из двух форм: (1) хранилище материалов по темам и предметам и (2) общее хранилище помеченных материалов. Первый тип обычно определяется способом хранения материалов: например, шкаф с материалами, рассортированными по разным контрактам или датам; ящик, содержащий исключительно конфиденциальные данные об оплате труда сотрудников; или ряд шкафов с закрытыми судебными делами, к которым нужно обращаться во время последующих процессов.

Общее хранилище помеченных материалов. Второй тип системы хранения информации для обращения должен быть под рукой у каждого, кому нужно где-то держать специализированные сведения, не относящиеся ни к одной из конкретных категорий. Нужно где-то хранить инструкцию для пользования вашим мобильным телефоном, заметки с заседания по проекту Смита и те несколько иен, которые вы не успели поменять во время последней поездки в Токио (и хотите потратить во время следующего визита).

Отсутствие эффективного общего хранилища информации, к которой когда-то придется обратиться, может стать одной из самых серьезных проблем на пути освоения эффективной персональной системы управления деятельностью. Если вы не можете легко и быстро (и даже с удовольствием) рассортировать «неприкаянные» материалы, то вы их не упорядочиваете, а нагромождаете. Если эти материалы не имеют четкого начала и конца, то визуальная и психологическая черта между проблемами, которые требуют активного решения, и проблемами, которые не предполагают никаких действий, стирается: ваше сознание придет в полное замешательство. Создание эффективной, действенной системы для хранения данной категории проблем имеет критическое значение для обеспечения высокой продуктивности труда без внутреннего напряжения (подробно эта система рассмотрена в главе 7).

Одно дело — записать на бумажке, что нужно купить молока, и другое — вспомнить об этом, находясь в магазине. Точно так же, записать напоминание о том, что нужно позвонить другу, чтобы узнать имя агента по продаже недвижимости, и вспомнить об этом, находясь у телефона в свободное от работы время — это разные вещи.

Вы должны быть в состоянии пересматривать всю картину своей жизни и работы с требуемой периодичностью и на всех уровнях. Для большинства людей суть управления рабочим процессом заключается в постоянном пересмотре проблем. Именно на этом этапе вы каждую неделю рассматриваете незавершенные проекты и незамкнутые циклы на уровне в 10 000 футов, как я это называю (см. ниже). Это — ваша возможность пересмотреть все дальнейшие действия и различные варианты с тем чтобы принять правильное решение о том, как поступать в определенной ситуации.

Если вы следуете системе персональной организации, в структуру которой, как я посоветовал, вы включили список проектов, перечень следующих шагов и список ожидаемых событий, то для поддержания работы такой системы вам не придется прилагать особых усилий.

Инструментом, к которому вы будете обращаться чаще всего, вероятно, станет ежедневник, напоминающий вам о «пиках» грядущего дня, то есть о делах, которые не доживут до следующего дня, если их не сделать. Это не значит, что дела, записанные в календаре, — самые «важные» в вашей жизни, просто их нужно сделать. Если вы будете знать, что и когда нужно сделать, то у вас появится простор для маневра. Полезная привычка: после того, как пометите в календаре задачу как «выполненную» (встреча, телефонный звонок, окончательная версия доклада), проверить, какие еще проблемы нужно решить.

Регулярно просматривайте свои списки задач: это позволит выбросить их из головы.

После просмотра календаря вы чаще всего будете обращаться к списку первоочередных действий. Подобные списки представляют перечни намеченных шагов, которые вы можете предпринять, если в течение дня у вас появится свободное время. Если вы рассортировали их в соответствии с обстановкой («Дома», «За компьютером», «При встрече с Джорджем»), то они будут иметь значение только в соответствующих обстоятельствах.

Списки проектов, ожиданий и списков «когда-нибудь/может быть» следует просматривать сугубо по мере необходимости: регулярность просмотра этих списков должна позволить вам выбросить их из головы.

Все проблемы, которые могут требовать активных действий, можно пересматривать достаточно часто для того, чтобы ваше сознание не пыталось постоянно о них помнить и напоминать вам о них. Чтобы можно было доверять быстрым интуитивным решениям, которые вы время от времени принимаете в отношении дальнейших действий, вы должны постоянно выходить на более сложный уровень. На основе опыта работы с тысячами клиентов я могу утверждать, что со временем эта привычка перерождается в модель поведения, имеющую критическое значение для достижения успеха: еженедельный обзор.

Все ваши незамкнутые циклы (т. е. проекты), планы на будущее, списки следующих шагов, ежедневники, списки ожиданий и даже списки «Когда- нибудь/может быть» нужно пересматривать раз в неделю. Это также позволит вам освободить сознание от проблем и убедиться, что все «хвосты» за последние несколько дней подтянуты — собраны, обработаны и упорядочены.

Если вы обычный человек, вам прекрасно известно, что дела могут выйти из-под контроля всего за несколько дней напряженной работы. Вам не захочется отвлекаться от текущей работы, которой и без того много, на то, чтобы постоянно поддерживать безупречный порядок в своих делах. Однако чтобы позволить себе роскошь спокойно отдохнуть, вам, вероятно, придется раз в неделю проводить в доме генеральную уборку.

Еженедельный обзор — это время:

• сбора и обработки всей «рутины»;

• пересмотра вашей системы;

• обновления списков;

• упорядочения, прояснения, продвижения и завершения.

Большинство людей не располагают завершенной системой и не получают реальной отдачи от пересмотра своих проблем по следующей причине: их обзор не полон. У них по-прежнему остается чувство, что они что-то упустили из виду. Вот почему отдача от внедрения всей процедуры растет, по крайней мере, в геометрической прогрессии: чем более полной является система, тем больше вы ей доверяете. А чем больше вы ей доверяете, тем сильнее будет ваше желание сохранить ее. Еженедельный обзор — верный способ поддерживать этот стандарт.

Большинство людей чувствует более полное удовлетворение от своей работы после того, как привели в порядок, завершили, прояснили и пересмотрели все соглашения с собой и с окружающими. Делайте это раз в неделю, а не раз в год.

Большинство людей максимально отдаются работе тогда, когда остается неделя до отпуска, но дело не в самом отпуске. Что вы делаете за неделю до того, как уехать в долгое путешествие? Вы упорядочиваете, завершаете, проясняете и пересматриваете все договоренности с самим собой и с окружающими. Только я рекомендую вам делать это раз в неделю, а не раз в год.