обычно хватает трех: бухгалтерии, юридического отдела и IT. Также среди вспомогательных могут быть внутренняя курьерская служба, служба безопасности, HR и т. д.

Создав полный список вспомогательных отделов, подробно опишите функции каждого. Например, бухгалтерия выполняет следующие функции: налоговая отчетность, НДС, налоговая отчетность по доходам, ежемесячная отчетность по управлению компанией, приход-расход, начисление зарплаты и всех зарплатных отчислений и т. д.

Пример функций юридического отдела: внешние договоры с клиентами, договоры с партнерами, с поставщиками и вашими работниками, копирайт, авторское право и т. д. Чем у вас отдел занимается, то и прописывайте.

Так фиксируются функции каждого вспомогательного отдела с указанием всех возможных направлений работы.

Если сейчас нет каких-то отделов, имейте в виду, что в этой сфере у вас «дыра», которую нужно закрыть в будущем. Когда именно – решать вам.

Зачастую вспомогательные отделы идут вторым фоном. Потому что брать отдельного человека, например, в IT-отдел, когда нет продаж и нечего поддерживать, – маразм.

Сначала надо выстроить бизнес, а потом вспомогательные процессы. Однако зачастую юридические или бухгалтерские вопросы с налоговой нужно решить хоть как-то еще до того, как вы начали продажи.

Обозначьте процессы управления каждым отделом.

Управление состоит из трех элементов.

И последняя задача в данной части, которую вам необходимо решить, – собрать все типовые документы, которые вы используете в компании. Если вы ничего не используете – это повод задуматься, какие документы нужны.

К типовым относятся: шаблоны, чек-листы, счета-фактуры, прайс-листы, каталоги и т. п.

Для каждого процесса вашего бизнеса надо определить, какие типовые документы должны сопутствовать каждому вашему шагу. В идеале каждому шагу должен соответствовать хотя бы один типовой документ.

Если вы дошли до этой точки, вы уже на 90 % впереди своих конкурентов. Больше 90 % бизнесов, которые «благополучно» развиваются, до конца не понимают свою работающую структуру.

Именно поэтому, если что-то случается с одним из менеджеров или исполнителей, владельцы хаотично пытаются найти нового человека, чтобы он построил новые процессы с новыми документами так, как ему было привычно на прошлой работе.

Необходимо, чтобы сотрудник вписался в вашу систему. При ее отсутствии человеку некуда вписываться. Соответственно, при замене ключевого работника в компании неминуем хаос.

Заключительный этап данной главы – все, что вы написали и нарисовали, необходимо оформить в интеллектуальную карту (MindMap). Причем вы можете сделать это так, как вам удобно, – используя MindMap, Microsoft Visio, оформить в Word квадратиками либо взять большой лист бумаги и нарисовать ручкой. Мы рекомендуем бесплатную программу XMind (http:// www.xmind.net).

По каждому модулю нужен файл, который бы описывал процессы производства, продажи, дополнительные процессы вашей компании и содержал бы список типовых документов.

Не поленитесь, потратьте ежедневно один час в течение следующей недели на описание процессов и создание типовых документов, хотя бы самых простейших.

М03-01. Процесс производства

Начинайте с процесса производства (закупка – производство – упаковка – контроль качества – доставка – сервис), будь то производство продуктов или услуг.

Если вы ничего не производите, а только покупаете и продаете свои товары (услуги), описывайте бизнес-процессы как они есть, пропуская некоторые блоки (например, «Производство»).

Так, если вы продаете только свои консультации, цепочка будет выглядеть следующим образом: «производство/доставка/ консультации – обратная связь – последующая помощь (коучинг)».

_________________________________________________