Пропишите связи между ними и должностями в вашей организации.
М04-04. Оптимизация
1. Дубли.
Для начала просмотрите обе схемы и выясните, можно ли что-то в них упростить, есть ли дублирующие роли, подчинения и межролевые связи.
Не усложняйте свой бизнес без необходимости. Простота структуры обеспечивает ее живучесть. Если вы нашли, что можно упростить, – сделайте это! Не только на бумаге, но и в своей компании. Внедрите изменения и двигайтесь дальше.
2. Замены.
Подумайте о том, что вы будете делать, если возникнет проблема с одним из звеньев.
Задокументируйте потенциальную замену для каждого звена. Определите, какие внутренние или внешние резервы вы будете задействовать, когда один из элементов организационной структуры вдруг перестанет работать.
Модуль № 5. Еженедельные отчеты и совещания
В этом модуле мы рассмотрим еженедельную отчетность. Необходимо фиксировать результаты текущей недели и строить планы на следующую.
Делать это нужно как минимум для себя (даже если вы – единственный сотрудник в собственной компании) и особенно, если у вас есть персонал. Лучше всего это делать в конце пятницы или в начале субботы.
Еженедельные летучки
Если у вас есть фрилансеры, работники, партнеры и т. п., необходимо встроить модель еженедельных летучек, к которым нужно подготовиться.
Зачем это надо? В одном из предыдущих модулей мы говорили про время. Думаю, вы успели заметить, что, когда начинаешь учитывать время, оно более эффективно тратится. Аналогичная ситуация с деньгами и задачами. Идеальный инструмент для этого – еженедельные летучки.
1. Подготовка.
Составьте список текущих задач.
2. Первая летучка.
На первой летучке обговариваете список текущих задач.
Летучка не должна быть долгой, обычно хватает 15–20 минут.
3. Внедрение.
Внедрите летучки и посмотрите, что благодаря им сделано, какие проблемы и решения найдены, каковы планы на следующую неделю. Короткие пятнадцатиминутки с каждым работником сильно двинут вашу компанию вперед.
Ваша задача № 1 – провести хотя бы одну летучку. Вы обязательно встанете на грабли. Обещаю! Потому что найдутся люди, не желающие выполнять свои задачи. Или которым будет непонятно, как планировать вещи, которые не планируются, ит. д.
Расскажите мне о проблемах, с которыми вы столкнетесь, и я помогу вам пройти через этот лабиринт трудностей с внедрением.
Еженедельные отчеты
Вам необходимо выработать форму, в которой вы будете выстраивать свои еженедельные отчеты и принимать отчетность от своих работников.
Принцип тот же, что и раньше: чем проще – тем лучше. Скорее всего, вам будет достаточно списка дел с описанием их состояния.
Вам необходимо понимать стандарты расстановки приоритетов по своим задачам: что нужно сделать сначала, что потом ит. д.
Внедрение
Еженедельные летучки и еженедельные отчеты. Внедряйте для каждого подчиненного, включая фрилансеров. И через несколько недель вы увидите, насколько сильно изменится ваш бизнес.
Бланки «Еженедельная отчетность»
Если до сегодняшнего дня вы не практиковали еженедельную отчетность с каждым из своих прямых подчиненных – в ближайшем будущем вам предстоит немало работы по внедрению стандартных еженедельных летучек на всех уровнях компании.
М05-01. Еженедельные летучки для ваших прямых подчиненных
1. Для начала составьте общий списо
2. Назначьте время и место еженедельной летучки с каждым из своих прямых подчиненных. Она не должна длиться больше часа (идеальная продолжительность – 20–30 минут). Согласуйте расписание с подчиненными.
3. Во время первой летучки обсудите список задач, их приоритеты и время выполнения. Для каждой задачи, которая должна быть сделана за текущую неделю, обозначьте дедлайн.
4. Добавьте мини-дедлайн (то, что должно быть сделано до следующей летучки) для остальных задач.
5. Получите согласие своего работника по каждому пункту.
6. Узнайте, что не вошло в обсужденный список задач, и при необходимости включите в него дополнительные задачи, проблемы и пожелания.
7. На следующей летучке проконтролируйте статус и выполнение всех намеченных задач.
В случае неадекватного выполнения работником поставленных перед ним задач добавьте в расписание экспресс-проверку статуса их выполнения в середине недели. Если и это не помогает, какое-то время вам придется проверять статус задач каждое утро и каждый вечер.
Если же и при ежедневном контроле задачи будут выполняться слишком медленно, тому может быть три причины.
1. Нежелание работника выполнять задачи в заданном темпе.
2. Неумение работника выполнять задачи в заданном темпе.
3. Физическая невозможность выполнить все задачи в заданном темпе.
В любом случае, чтобы убедиться в невозможности или нежелании выполнять задачи в заданном темпе, иногда бывает достаточно поработать вместе. То есть физически находиться рядом с работником и помогать ему концентрироваться на одной ключевой задаче.
Во многих случаях этого бывает достаточно, чтобы повысить работоспособность подчиненных в два-три раза.
М05-02. Еженедельные отчеты
1. Каждую летучку можно сопровождать отчетом о проделанной работе в следующей форме:
а) завершенные задачи за неделю;
б) задачи, над которыми работали, но не завершили. Статус. Прогнозы по завершению;
в) новые проблемы, требующие обсуждения и решения;
г) реприоритезация задач.
2. Для каждой задачи необходимо фиксировать ее источник, приоритет, описание, дату приема, шаги, предпринятые для ее решения, и дату окончательного решения.
Примечание по приоритетам:
а) все приоритеты делятся на три группы: кризис (!!!), очень важно (!) и все остальное;
б) из всего списка задач в единицу времени только одна задача может иметь приоритет (!!!);
в) из остальных задач самые важные (!) могут решаться в порядке очередности только при отсутствии критических задач категории (!!!);
г) если в списке присуствует нескольких задач одинакового приоритета, предпочтение отдается той, которая более важна или выгодна для клиента. В случае сомнений по приоритетности задач стоит проконсультироваться с клиентом;
