Подготовка пользовательской документации и обучающих материалов
Эта задача состоит в определении необходимых различным пользователям курсов обучения, которые будут проводиться перед запуском системы.
Создание плана документации для конечных пользователей
Создание такого плана требует выполнения следующих задач:
• идентификация конечных пользователей и определение с помощью матрицы Job Role необходимого каждому отдельному пользователю объема обучения
• определение требований к пользовательской документации.
• распределение ответственности за подготовку материалов и составление графика.
Все эти действия выполняются на основе плана документации, подготовленного на этапе концептуального планирования.
Компиляция документации для конечных пользователей
Для облегчения этой задачи в SAP предусмотрены шаблоны процедур для конечных пользователей, которые подготавливаются на основе более шестисот заранее стандартных ВРР (см. раздел «Подготовка плана обучения пользователей и пользовательской документации»).
Подготовка плана обучения конечных пользователей
Обучение конечных пользователей имеет огромное значение для успешного запуска системы, причем деятельность по подготовке обучения в первую очередь связана с созданием пользовательской документации, для чего необходимо выполнить следующие задачи:
• идентифицировать методику обучения и необходимые материалы
• распределить ответственность и утвердить график составления обучающих материалов
• распределить ответственность и утвердить график составления материалов для инструкторов, которые будут проводить обучение
• распределить ответственность и утвердить график проведения обучения
• организовать оповещение конечных пользователей об обучении и их регистрация.
Обучение в зависимости будущих обязанностей пользователя можно организовать, используя Информационную базу данных (Information Database, InfoDB), в которой содержится список курсов и соответствующие роли пользователей системы.
Подготовка материалов для инструкторов, которые будут проводить обучение конечных пользователей
Подготовка материалов для обучения включает в себя создание обучающих слайдов, распечатку экранов, подготовку упражнений и буклетов и т. д.
Подготовка обучающего материала для конечных пользователей
Для конечных пользователей необходимо подготовить полный комплект дополнительных материалов, подсказок, сборников часто задаваемых вопросов и т. д.
Качественная проверка итогов этапа реализации
Компания SAP рекомендует следующий список контрольных вопросов для окончательной проверки итогов этапа реализации:
• Убедитесь, что прошли все намеченные собрания по статусу проекта и совещания управляющего комитета.
• Убедитесь, что полностью составлен план перехода на новую систему.
• Убедитесь, что сформированы все необходимые команды, или этот процесс намечен на ближайшее будущее.
• Убедитесь, что команда проекта получила адекватное обучение.
• Убедитесь, что разработаны планы тестирования системы.
• Убедитесь в правильности конфигурации глобальных параметров, организационной структуры и рамок базовой конфигурации.
• Проверьте подтверждение и официальное одобрение базовой конфигурации.
• Подтвердите создание системы обеспечения качества (QA).
• Подтвердите создание рабочей системы.
• Подтвердите рамки окончательной конфигурации и получите официальное одобрение.
• Убедитесь в правильности протестированных программ конвертации, интерфейсов приложений, усовершенствований, отчетов и т. д.
• Подтвердите создание авторизации и получите официальное одобрение проектирования авторизации.
• Подтвердите создание управления архивированием
• Подтвердите окончательное создание системы и ее интеграцию по результатам интеграционного тестирования.
• Убедитесь в создании пользовательской документации и обучающих материалов
• Проконтролируйте подготовку к обучению пользователей.
Эта качественная проверка подтверждает, что окончательная конфигурация системы SAP R/3 полностью отвечает зафиксированным в Концептуальном плане требованиям компании.
Официальное закрытие этапа базовой конфигурации
Эта задача подразумевает получение официального одобрения результатов данного этапа проекта и переход к следующему этапу. Это также означает окончание третьей фазы методологии ASAP и этапа разработки и тестирования в рамках проекта SAP.
ГЛАВА 16
Окончательная подготовка
Эта стадия нацелена на подготовку как компании, которая внедряет SAP, так и самой системы SAP к проекту внедрения, она консолидирует усилия всех предыдущих стадий в преддверии запуска системы, что включает в себя обучение конечных пользователей, тестирование системы, стабилизацию управления системой и начало действий по переходу на систему SAP. Также на этой стадии необходимо рассмотреть и решить все оставшиеся проблемы и вопросы.
Примечание
Крайне важно использовать в работе оригинальный компакт-диск с документацией по методологии AcceleratedSAP (ASAP). В этой главе представлены только важнейшие моменты этапа окончательной подготовки в рамках методологии ASAP, но их нельзя рассматривать как полноценную замену колоссального количества инструкций, указаний, рекомендаций, списков контрольных вопросов, шаблонов, образцов и вопросников, которые предоставляются компанией SAP. Эти инструменты отлично себя зарекомендовали, поэтому настоятельно рекомендуется обратиться к версии ASAP, которая соответствует версии внедряемой системы, и использовать ее на всем протяжении реализации проекта. Читателю может показаться, что содержание некоторых глав этой книги однообразно и многие фрагменты ее повторяются, однако в результате тщательного изучения станет ясно, что такие виды деятельности, как управление
