Планируйте деятельность персонала на выставке на каждый день. Ставьте перед сотрудниками конкретные цели и прилагайте все усилия для их достижения.

Исходя из выбранной стратегии работы на выставке разрабатываются организационная структура и философия участия, штатное расписание каждого эшелона, обязанности и мотивация труда сотрудников.

Алгоритм процесса можно представить следующим образом:

– описывается каждая цель;

– оценивается непротиворечивость целей между собой;

– выбирается оптимальная стратегия из всех возможных для каждой цели;

– разрабатывается организационная структура выставочной команды.

Основными целями для устроителя, как правило, являются увеличение или стабилизация прибыли, повышение имиджа и возрастание роли выставочной деятельности.

Главные цели для экспонента – продвижение продуктов, расширение рынка, увеличение или поддержание объема продаж, создание конкурентных преимуществ, повышение имиджа и общественного статуса.

Основными целями отдельного посетителя являются: получение новейшей информации, поиск новых продуктов, новых технологий, оценка соотношения цена – качество, демонстрация собственной значимости и т. д.

Выставка как большая и сложная система может быть описана концептуальной моделью. Однако этого описания недостаточно, поскольку она будет проходить в конкретном регионе или городе.

Прежде всего необходимо знать месторасположение выставки, удаленность от центра города, станций метрополитена. Кроме того, необходимо быть в курсе движения городского транспорта и маршрутных такси, которые проходят недалеко от выставочного павильона, мест удобной парковки автомобилей, оценить степень удобства доставки, разгрузки и погрузки экспонатов.

Особое внимание следует уделить самой территории выставки – размеру (большая она или маленькая), количеству выставочных павильонов (следует проанализировать взаимосвязь возможных переходов между павильонами), расположению стендов, количеству проходов в каждом павильоне. Вся эта информация будет вам необходима при:

– выборе выставки, в которой вы хотите принять участие;

– определении оптимального количества эшелонов, в частности при рассмотрении необходимости наличия первого эшелона;

– определении размеров и выявлении оптимальных зон «полигона» для работы первого эшелона;

– корректировке и (при необходимости) рекламной кампании в зависимости от месторасположения стенда в павильоне, наличия конкурентов, их территориальной близости или удаленности от вашего стенда;

– определении типа и размеров стенда, который вы выберете.

Таким образом, территория выставки и ее местоположение являются во многих случаях отправной точкой для принятия последующих решений.

В отечественной практике в настоящее время используется ограниченное число типов выставочных стендов, которые можно увидеть на выставках.

Типы стендов зависят от того, как они территориально расположены, как они соприкасаются с соседними стендами – как они открыты по отношению к проходам.

Обычно различают следующие виды стендов:

– стенд в ряду;

– угловой стенд;

– головной стенд;

– блок-стенд;

– стенд на открытой площадке.

Стенд в ряду, как правило, открыт только с одной стороны. Слева и справа обычно размещаются соседние стенды.

Иногда стенд открыт на две стороны, то есть на два параллельных прохода.

В зависимости от соотношения длины и глубины стенда различают узкие и глубокие или широкие и менее глубокие стенды в ряду. Стенд в ряду имеет минимальную стоимость, за остальные типы стендов надо доплачивать.

Угловой стенд открыт с двух сторон. Одна сторона открыта на один проход, а другая – на поперечный проход. Одна стена граничит с другим угловым стендом, другая с соседним стендом в ряду.

Наличие двух открытых сторон увеличивает обзорность углового стенда. Стоимость углового стенда выше, чем стоимость стенда в ряду, при одной и той же площади.

Головной стенд открыт на три стороны. Он существенно превосходит стенд в ряду и угловой стенд, поскольку позволяет посетителю войти с трех сторон, то есть с любого из трех проходов.

Блок-стенд (изолированный стенд) окружен проходами со всех сторон. Он привлекает практически всех посетителей, поскольку расположен отдельно от всех остальных. Блок-стенд качественно превосходит все другие стенды. Он является идеальным для представительских целей. Такой стенд значительно более сложен по сравнению с другими в оформлении и размещении рекламы. Блок-стенд имеет более высокую стоимость по сравнению с остальными и требует дополнительных затрат на монтаж и оборудование.

Стенд на открытой площадке, как правило, предназначен для очень крупных изделий (машин, оборудования, спецтехники и т. п.), которые обычно демонстрируются в практической деятельности. Часто экспоненты используют крытые помещения или тенты для проведения переговоров.

Организаторы выставки определяют количество рядов, ширину проходов, возможности кругового обхода с учетом территории, наличия павильонов, существующей инфраструктуры, количества экспонентов, ожидаемого числа посетителей. В результате такой предварительной проработки с учетом поступивших на предыдущей выставке заявок и вновь поступающих заявок формируется предварительный план размещения стендов в павильоне.

Окончательный план по количеству рядов, ширине проходов, размещению стендов в павильоне вырабатывается согласно временному плану устроителей выставки.

Хорошими для расположения стендов считаются места:

– направо от входа;

– в центральной части выставочной площади;

– наиболее приближенные к входу;

– на пересечении главных проходов;

– на пересечении главных и второстепенных проходов;

– в главных проходах;

– на пересечении второстепенных проходов.

Невыгодными для расположения стендов считаются места:

– возле дверей для вноса и выноса грузов;

– возле запасных выходов;

– возле колонн или за колоннами;

– возле туалетов;

– возле буфетов;

– возле тупиков;

– возле более сильных конкурентов;

– возле мест проведения массовых мероприятий;