сразу. Они гарантируют соблюдение всех инструкций и хорошо знают возможности погрузочно-разгрузочной техники, которая находится в их распоряжении на месте выставки. В случае если такого специального выставочного перевозчика нет, экспонент должен:
— сам позаботиться о своевременном получении информации о специфических условиях, действующих в стране проведения ярмарки/выставки, о наиболее подходящем способе транспортировки и виде упаковки;
— правильно выбрать транспортную компанию;
— своевременно информировать транспортную компанию о товарах и прочих грузах, подлежащих перевозке (количество, объем, вес);
— подготовить подходящие упаковочные материалы;
— обеспечить совместную отгрузку необходимых инструментов и вспомогательных материалов для упаковки экспонатов при вывозе;
— позаботиться о безукоризненной упаковке и правильной маркировке ящиков на иностранном языке и, наконец,
— составить специальный график транспортировки в сотрудничестве с компанией- перевозчиком.
Кроме того, во всех случаях экспонент должен следить за исполнением валютных формальностей банками-посредниками.
Приезд, отъезд и пребывание на выставке. Чтобы получить номер нужной категории в гостинице, разумнее всего заранее письменно его забронировать. Организатор выставки таким образом получает вместе с документами об участии заполненный бланк на бронирование номера. На всех выставках есть бюро обслуживания, которые берут на себя резервирование жилья перед началом выставки.
Как правило, в крупных выставочных городах, например в Германии, квартирные бюро в течение всей выставки функционируют и на центральном вокзале города, и в аэропорту, и на территории выставки. Эти бюро по преимуществу подыскивают жилье для тех посетителей, которые не заявили заранее о своем приезде.
Во многих странах мира часто организуются групповые поездки на выставки (в том числе в рамках делового туризма). Справки об этом можно получить у организаторов выставок и в их зарубежных представительствах.
Защита окружающей среды. Требование учета экологической безопасности при организации выставочной деятельности в России еще не стало одним из важнейших. В этом отношении весьма полезен опыт Германии. Немецкие выставочники исходят из понимания того, что охрана природы и окружающей среды — одна из важнейших задач экономики и общества. Именно поэтому соблюдение требований экологии — насущная необходимость.
Для того чтобы участие в выставке соответствовало требованиям экологии, необходимо заранее:
— использовать системный подход к планированию, когда все решения и действия проверяются с точки зрения их последствий для окружающей среды;
— изыскивать возможности сокращения отходов;
— заблаговременно получать информацию о системе назначения платы за удаление отходов у организатора ярмарки;
— применять многооборотную тару и упаковку при транспортировке;
— сводить к минимуму отходы ядовитых и вредных веществ и сложных многослойных материалов;
— применять изделия, рассчитанные на многоразовое употребление или вторичную утилизацию;
— предотвращать загрязнения, повреждения, пыль, нерациональный расход материалов при монтаже и разборке стендов;
— взять на вооружение девиз: «Предотвращать — Сокращать — Повторно использовать».
Участие в общей программе. Проведение большинства специализированных выставок в настоящее время сопровождается организацией научно-практических конференций, семинаров, «круглых столов», презентаций фирм-участников, учебных занятий и других мероприятий. В тех случаях, когда подобные мероприятия носят образовательный характер, организаторы выставок-ярмарок добавляют к стоимости участия в выставке регистрационный взнос или устанавливают отдельную плату за посещение учебных семинаров. Однако, если это мероприятие приравнивается к конференции (форуму, конгрессу), то оплата участия в нем устанавливается отдельно. В России до последнего времени большинство специализированных выставок включает затраты на организацию связанных с тематикой выставок научно- практических конференций, семинаров, «круглых столов» в стоимость затрат на аренду выставочных площадей[7]. В результате на целом ряде специализированных экспозиций в рамках программы, предусматривающей доклады экспонентов-специалистов, экспонент имеет возможность выступить от имени фирмы с реферативными сообщениями об отдельных товарах или о технологии. Но об этих докладах надо своевременно проинформировать устроителя. Соответствующая запись, как правило, должна быть помещена в заявке-договоре, включая тему, время и дату желательного выступления. На это, как уже указано, обычно не требуется специальных расходов. Устроитель предоставляет помещение и берет на себя рекламу и оповещение посетителей.
Экспонент может выступить со своими товарами и в специальном показе. Такие спецпоказы обычно объявляются отдельно; они организованы так, что никакой из фирм не оказывается предпочтение. Кроме того, экспонент может рассчитывать на участие в специальных конференциях, конгрессах или обсуждениях, чтобы приобрести новые или освежить свои знания о современном положении дел. Но от всего этого не должно страдать обслуживание стенда.
3.5. ЗНАЧЕНИЕ ВЫСТАВОЧНОГО СТЕНДА В ОРГАНИЗАЦИОННОМ ПРОЦЕССЕ
Выставочный стенд представляет собой оформленную с помощью элементов конструкции или других выразительных средств часть выставочной площади (в кв. м или кв. дюймах), которую устроитель выставки/ярмарки предоставляет в аренду конкретному участнику для организации его экспозиции и демонстрации своего участия в этом мероприятии. Есть общие требования, имеющие прямое отношение к дизайну стенда.
Выставочный стенд, как визитная карточка предприятия, должен по размерам и обстановке соответствовать представляемым товарам и значению фирмы-экспонента, отражать его общую предпринимательскую культуру. С точки зрения технического исполнения, стенд должен быть безупречен и соответствовать конкурентным стандартам. На первом плане стоит задача презентации экспонатов, ориентированная на клиента. Выставочный стенд, срок жизни которого совпадает с периодом выставки- ярмарки, должен быть приятен зрению и слуху, ибо только в этом случае он сможет апеллировать к эмоциям посетителя.
При разработке дизайна стенда важно стремиться представить товар в самом выгодном свете, поэтому основное внимание следует уделить цветовому решению — краски должны быть нейтральными и конструктивное решение не должно отвлекать внимание от экспозиции, ярко освещенной и расположенной на такой высоте, чтобы посетителям было удобно ее рассматривать. Огромные корпоративные логотипы и щиты с названием фирмы, скорее всего, не остановят посетителя, если это не логотип всемирно известной фирмы или продукции. Вывеска на стенде должна быть простой и эффектной.
Стенд всегда должен быть убран и содержаться в чистоте, вряд ли следы пальцев украсят экспонаты.
По мнению выставочников-профессионалов, выставочный стенд может: воплощать образ предприятия-экспонента, но не быть складом всего ассортимента товаров, возбуждать интерес и
