только с понедельника по четверг? Лично я – да, потому и плачу. Не забывайте, что пока мы рассматриваем худший расклад из возможных. А если взбесится ваш босс?
Вопрос в целом надуманный, в данном случае профилактика эффективнее лечения. Нет никаких этических и юридических причин, по которым ваш босс обязан знать, что вы делегируете неинтересные задачи кому-то другому. Во-первых следует позаботиться о личных предпочтениях. Время — это время, и если вы тратите его на хлопоты и поручения, облегчающие кому-то жизнь, то ваш ВП точно так же будет менять к лучшему вашу жизнь и работу. Во-вторых, вы можете делегировать только те задачи, в которых не задействована финансовая информация и не упоминается ваша компания.
Вы готовы собрать армию помощников? Посмотрим сначала, чем чревато делегирование полномочий. Следующий раздел поможет вам избежать злоупотреблений властью и расточительства.
Первое правило любой технологии, применяемой в бизнесе, гласит, что автоматизация рациональных операций повышает их рациональность. Второе – автоматизация нерациональных операций влечет за собой рост их иррациональности.
Вам когда-нибудь давали невразумительные задания, поручали мелкую работу, приказывали сделать что-нибудь идиотским образом? Это и не смешно, и не продуктивно.
Теперь ваша очередь показать, что вы умнее. Делегирование – сокращение объемов работы, а не предлог, чтобы изображать бурную деятельность и наращивать обороты несущественных дел. Запомните: работу следует выполнять лишь в том случае, если она четко определена и действительно имеет значение.
Сначала – устранение лишнего, а затем – делегирование.
Никогда не автоматизируйте то, что можно устранить, и не делегируйте то, что можно автоматизировать или упростить. В противном случае вместо своего вы будете прожигать чужое время, да еще платить за это деньги. Тут уже не до рациональности и эффективности. Сейчас на кону стоят ваши собственные деньги. Для начала свыкнитесь с мыслью, что двигаться вперед надо мелкими шажками и делать небольшие ставки.
Я уже говорил, что сначала надо устранять лишнее, а уж потом делегировать?
Например, многие руководители поручают разбирать свою почту ассистентам. В некоторых случаях это полезно. А я пользуюсь фильтрами-антиспамами, автоответами с перечнем типовых вопросов, автоматической пересылкой отдельных писем удаленным помощникам. Таким образом, на мою долю приходится 10-20 писем в неделю. На разбор почты я трачу 30 минут в неделю, потому что мне помогают методы устранения лишнего и автоматизация.
Помощникам не приходится посещать собрания и селекторные совещания вместо меня, потому что я устранил необходимость присутствовать на них. Если мне требуется назначить на конкретный месяц 20- минутный телефонный разговор, я посылаю письмо с двумя предложениями – и готово.
Принцип номер один – уточнение правил и процессов перед привлечением к работе новых людей. Применение уточненных правил и процедур многократно увеличивает производительность труда, а привлечение к работе новых людей для решения проблем только усугубляет их.
Меня не прельщает возможность подбирать крошки сочувствия, падающие со стола тех, кто считает себя моими хозяевами. Я предпочитаю целое меню прав.
Следовательно, возникает еще один вопрос: какие именно дела надо делегировать? Вопрос резонный, но отвечать на него мне не хочется. Зато хочется смотреть «Гриффинов»[17].
Честно говоря, писать о том, как поменьше работать, – адский труд. Ритика из компании Brickwork или Венки из YMII запросто справятся с этим разделом, так что я дам лишь две рекомендации, а дальше пусть шевелят мозгами, придумывая подробности.
Золотое правило № 1. Каждая делегированная задача должна быть трудоемкой и конкретной. Если вы привыкли метаться, как курица, которой отрубили голову, и того же самого ждете от виртуального помощника, порядка в мире не прибавится.
Золотое правило № 2. И о плюсах: делегировать задачи – это весело. Пусть какой-нибудь бангалорец или шанхаец рассылает вашим друзьям письма с датой званого ужина и т.п. Озадачьте босса странными телефонными звонками с незнакомых номеров и непривычным акцентом. Работать эффективно – не значит быть убийственно серьезным. Для разнообразия забавно побыть в роли начальника. Дайте волю чувствам, не подавляйте их, не то наживете комплекс.
Говард Хьюз, сверхбогатый кинопродюсер и эксцентричный герой «Авиатора», прославился тем, что давал помощникам странные поручения. Вот некоторые из них в качестве пищи для размышлений[18].
1. После первой аварии Хьюз как-то признался другу, что быстро пришел в норму только благодаря целительным свойствам апельсинового сока. Хьюз считал, что на воздухе сок быстро утрачивает эти свойства, поэтому требовал, чтобы сок из свежих апельсинов выдавливали в его присутствии.
2. Когда Хьюз проводил ночи в Лас-Вегасе, его помощникам вменялось в обязанность проводить переговоры с девушками, которые ему понравились. Если девушку приглашали за столик Хьюза и она соглашалась, помощник должен был дать ей на подпись документ, удостоверяющий согласие и отказ от претензий.
3. Брадобрей ждал вызова Хьюза круглосуточно, семь дней в неделю. Но ногти и волосы Хьюз подстригал только раз в год.
4. Ходят слухи, что в период жизни в отелях Хьюз поручал помощникам влезать на дерево возле окон его пентхауза ровно в 16:00 каждый день и пристраивать на ветках единственный чизбургер независимо оттого, находился сам Хьюз в это время в отеле или нет.
Сколько возможностей! Когда-то автомобиль марки Ford T открыл широким массам свободу передвижения. А виртуальные помощники способны превратить в эксцентричного миллиардера каждого мужчину, женщину или ребенка. Да, несомненный прогресс.
А теперь без лишних церемоний передаю слово следующему оратору. Замечу, что сотрудники компании YMII выполняют и личные, и деловые задания, а сотрудники Brickwork специализируются на бизнесе. Начнем с важных, но нудных вопросов и поскорее перейдем от важного к смешному. Чтобы вы могли ощутить весь вкус работы с помощниками-иностранцами, привожу их речь без поправок.
Венки: Не ограничивайте себя. Просто спросите нас, возможно ли что-то. Мы устраиваем вечеринки, доставляем продукты, исследуем летние курсы, зачищаем бухгалтерские отчеты, делаем трехмерные чертежи по указаниям. Просто спросите нас. Мы найдем ближайший к вашему дому ресторан, куда пускают с детьми и где можно отметить день рождения вашего сына, выясним, сколько это
