Конференция — важное средство в обучении и передаче информации, в проверке результатов и мотивировании торговых агентов.

После каждой конференции рост суммы торговых оборотов должен быть выше, чем до нее. Каждое вложение капитала вашей фирмы должно приносить доходы. Так и конференция должна быть подготовлена таким образом, чтобы полученный после нее рост прибылей был в два или три раза выше расходов на ее подготовку.

Рассмотрим причины созыва конференций — встреч, на которых, кроме всего прочего, бывают представлены новые товары или услуги. В конференции должны принимать участие все работники, чтобы иметь возможность вместе обсудить положение дел. В то же время это хорошая возможность представить торговым агентам новые технические приемы продажи. Многие ежегодные конференции созываются именно с этой целью.

Конференции также позволяют многим торговым агентам дать выход своим негативным эмоциям. Известно, что у торговых агентов накапливается много отрицательной энергии, они недовольны и критичны, переживают трудности, получают плохие известия, сталкиваются с различными проблемами. Конференции с хорошо составленной программой дают возможность сгладить эти негативные факторы. Они служат также для отработки новых методов продажи, здесь можно обсудить стратегию конкурентов и способы борьбы с ней. Также это прекрасное мероприятие для обсуждения действий конкурентов с трудными и важными клиентами и вашей реакции на них. На конференции можно представить всем достижения отдельных торговых агентов и публично наградить их.

При планировании конференции следует учитывать шесть следующих факторов.

1. После конференции торговые агенты должны выйти удовлетворенными и положительно настроенными. После конференции работники должны чувствовать себя лучше, чем до нее, должны чувствовать себя больше связанными с фирмой, полными энергии и с удовольствием возвратиться к работе.

2. Следует установить структуру и порядок встречи. Не созывайте конференции, если вам не ясны ее цель и задача. Вы должны определить цель конференции — какие проблемы вы хотите рассмотреть, чего хотите достичь во время этой конференции, какие действия нужно предпринять для этого.

3. Работа конференции должна быть сосредоточена вокруг торговых агентов. 60 % времени торговые агенты должны демонстрировать активность, обсуждать свои проблемы, выступать, задавать вопросы, выходить на сцену, исполнять различные роли. Если торговые агенты будут сильнее связаны между собой, то они также будут сильнее связаны с фирмой, а в результате будут стремиться достичь лучших результатов.

4. Должна быть дискуссия и активное участие в ней всех торговых агентов. Запланируйте конференцию таким образом, чтобы у всех была возможность участия в дискуссии и высказывания своего мнения. У каждого должна быть своя роль. Если кто-то не принимает активного участия, конференция не принесет ему пользы.

5. Выберите место с учетом темы конференции. Иначе говоря, сначала решите, какова цель конференции, а только потом выберите место ее проведения. Я принимал участие в сотнях встреч, которые происходили в неудачных местах, поскольку сначала выбирали место, а потом уже тему конференции.

6. Ничего не оставляйте на волю случая. Когда планируете конференцию, не рассчитывайте, что все сложится само собой. Основные правила таковы: вы должны позаботиться о соответствующем освещении, кондиционировании воздуха, удобной мебели, обо всех необходимых материалах. Проверьте все два-три раза. Чем важнее конференция, тем больше сами позаботьтесь о мелочах и не рассчитывайте на других — на персонал отеля или центральное агентство по проведению конференций.

Существуют различные виды конференций. Чаще всего они происходят один или два раза в год. По моему мнению, вы должны хотя бы раз или два в год созывать крупномасштабную конференцию. На некоторых предприятиях ежегодная конференция организуется к началу или к концу года или в начале и конце сезонов продажи. Кроме того, каждые полгода созываются конференции в форме семинаров На ежегодной конференции царит атмосфера общего собрания, а полугодовые проходят в рабочей обстановке, то есть идет инструктаж и представление новых товаров. Как правило, они длятся от двух до трех дней. В каждом случае конференции должны себя оправдывать, особенно если работники рассеяны на большой территории и частые встречи практически невозможны или расходы на них неоправданно высоки.

Ежемесячная конференция организуется тогда, когда сотрудники могут один раз в месяц собраться вместе. Такие встречи должны продолжаться от двух до шести часов. Ежемесячные конференции проходят в местных или региональных штаб-квартирах группы торговых агентов. Еженедельные конференции созываются, если все работают в одном месте. Они должны продолжаться до двух часов. Это короткие встречи, во время которых решается меньшее количество вопросов.

Организуются также и ежедневные конференции. Они нужны, если торговые агенты не справляются с жесткой конкуренцией, когда в экономике застой или когда сотрудники деморализованы. Эти ежедневные конференции длятся от тридцати минут до одного часа. Темами этих конференций могут быть ситуация на рынке, представление новых тем обучения или, возможно, повышающий мотивацию видеофильм. Результатом ежедневных встреч станет небывалый рост торговых оборотов.

Ваша задача как менеджера по продаже — обучать и тренировать. Если вы делаете это ежедневно, ваши действия приносят хороший результат. Поэтому ежедневные конференции так эффективны. Можете проводить их по понедельникам, средам и пятницам, как принято в некоторых фирмах. Чем чаще вы собираете ваших сотрудников, тем сильнее их мотивация и тем более позитивной будет их жизненная установка.

При планировании одной большой конференции должны быть учтены семь нижеперечисленных пунктов.

1. Начало должно быть всегда ободряющим. Поприветствуйте всех, поблагодарите за то, что пришли, начните вашу речь с известий о достижениях фирмы.

2. Собрание для обсуждения проблем. Торговые агенты не получат ничего полезного для себя от конференции, если у них не будет возможности представить свои проблемы, возникающие в каждом случае продажи. Дайте им возможность с первого же дня обсуждать их.

3. Новая информация. Подумайте, когда для этого наступит лучший момент. Объявите сначала хорошие новости, затем не слишком хорошие, дайте информацию о новых товарах, услугах, новых продажах. Так как это не слишком занятно, запланируйте это между более интересными мероприятиями.

4. Активное участие торговых агентов. В правильно запланированной конференции все должны иметь возможность высказаться. Удобно, когда все сидят за круглым столом, это создает условия для более близкой беседы.

5. Роль менеджера по продаже — стимулировать остальных. Поощряйте других к активности, а сами наблюдайте и слушайте. Не старайтесь притягивать к себе внимание. Позаботьтесь, чтобы каждый принимал участие, в том числе и те, кто сидит в последних рядах.

6. Конференции могут носить формальный и неформальный характер. Перед тем как созвать формальную конференцию, устанавливается конкретная программа встречи. На неформальных конференциях работники встречаются малыми группами. Часто во время таких неформальных бесед делятся важными сведениями и ценным опытом.

7. Вознаграждение за успехи. Важнейшей частью большой ежегодной или созываемой раз в полгода конференции является представление индивидуальных и групповых достижений. Вы просите выступить лучших работников и раздаете награды. При этом должна быть торжественная атмосфера. Вы выражаете благодарность, чтобы каждый мог видеть, что хороших работников в фирме чтут и вознаграждают. Торговые агенты особенно ценят возможность позавтракать или пообедать с представителями управления. Вы можете выбрать несколько лучших торговых агентов и дать им возможность встретиться с руководством фирмы.

Ниже рассмотрим двенадцать способов улучшения эффективности планирования и проведения