Пункты вашего списка либо кажутся вам привлекательными, либо вызывают отвращение: промежуточного состояния не существует. Вам хочется либо завершить задачу, либо вообще не думать о том, что она собой представляет, и ни при каких обстоятельствах не приступать к ее решению. Часто единственным различием между двумя крайностями является отсутствие решения о дальнейших действиях.
Работая с людьми, которые слушали мои семинары или проходили подготовку с моими коллегами, я обнаружил, что один из недостатков, не позволяющих им удержаться в седле, состоит в том, что они превращают свои списки дальнейших действий в списки задач или подпроектов, вместо того, чтобы ограничиваться конкретными шагами. Они все равно опережают большинство людей по темпам работы только потому, что записывают напоминания, но часто застревают на месте и мешкают с делами, поскольку вносят в списки такие пункты, как: «Встреча с оргкомитетом банкета», «День рождения Джонни», «Приемная», «Презентация слайдов».
Иными словами, дела снова становятся бесформенными, рутинными, а не остаются на уровне действий. По перечисленным пунктам не намечено четких дальнейших действий, и тот, кто заполняет список подобными заданиями, постоянно перегружает свое сознание при каждом взгляде на него.
Это можно назвать дополнительной работой? Является ли определение дальнейших шагов по каждой проблеме дополнительным усилием, которого можно не прилагать? Конечно, нет. Например, если вам нужно починить автомобиль, то в определенный момент вам все равно придется определять дальнейшие действия. Проблема в том, что большинство людей тянут до последнего момента, когда первоочередным шагом является «Позвонить в автоклуб, чтобы они прислали тягач!»
Вы можете справиться с делами по очереди, но вам не под силу решать проблемы оптом.
Так когда же, по-вашему, большинство людей определяет основную массу дальнейших действий в рамках своих проектов — когда они возникают или когда ситуация становится взрывоопасной? И как вы думаете, улучшится ли качество их жизни, если они будут заниматься этой интеллектуальной работой сразу, а не в последний момент? Какой способ мышления позволяет бодрее шагать по жизни? Определение дальнейших действий по проектам в момент их первого появления на экране вашего индикатора и их последующее эффективное подразделение на категории действий, которые можно выполнить в конкретной обстановке? Или лучше не думать о том, что нужно сделать, до момента, когда приходится что-то делать, а затем бросать монету, пытаясь наверстать упущенное и замазать дыры?
Отказ от выбора дальнейших действий до последней, критической минуты существенно снижает эффективность работы и создает излишнее внутреннее напряжение.
Большинство людей на мой вопрос о том, в какой момент в их компаниях принимаются решения о дальнейших действиях, отвечают: «Когда все вот-вот взорвется». Одна международная корпорация, с которой я работал, провела среди сотрудников опрос об источниках стресса в организационной культуре. Основной жалобой оказалась работа в аварийных условиях последнего момента, которую постоянно пропагандировали руководители рабочих групп, неспособные на начальном этапе принять нужные решения.
Несколько искушенных высших руководителей отмечали, что внедрение вопроса «Каков следующий шаг?» в качестве стандарта деятельности в их организациях радикально отразилось на результативности работы. Постановка вопроса навсегда изменила к лучшему их организационную культуру.
Почему? Потому что вопрос вносит ясность, стимулирует обязательность, увеличивает производительность и расширяет возможности.
Ясность
По окончании слишком многих совещаний остается чувство, что их участники имеют лишь смутное представление о том, что решили делать. Но без четкого решения о том, нужен ли следующий шаг, а тем более о том, каков этот шаг и кто за него отвечает, масса рутины чаще всего так и остается висеть в воздухе.
Меня часто просят помочь на совещаниях. Я на собственном опыте убедился, что, независимо от того, на каком этапе происходит обсуждение задачи, за двадцать минут до истечения времени совещания мне приходится проталкивать вопрос: «Итак, каков следующий шаг?» Как показывает практика, обычно для нахождения ответа нужно около двадцати минут разъяснений (а зачастую и жарких дебатов).
Вопрос отражает радикальный здравый смысл: радикальный, потому что он часто провоцирует обсуждение на более глубоком уровне: «Мы серьезно настроены на это? Понимаем ли мы на самом деле, о чем идет речь? Готовы ли мы выделить на этот проект драгоценное время и ресурсы?» Очень просто обойти стороной эти целенаправленные вопросы. Только плодотворный поиск решения о дальнейших шагах не позволяет перечисленным аспектам снова превратиться в бесформенную рутину. Часто, чтобы исчерпать избранную тему, необходимы дальнейшие обсуждения, исследования, анализ и дискуссии. В наши дни мир слишком непредсказуем, чтобы строить предположения о результатах: нам нужно взять на себя ответственность за внесение ясности в дела.
Одними разговорами рис не приготовишь.
Только собственный опыт позволит вам по-настоящему понять значение моих слов. Если он у вас есть, то про себя вы, наверное, восклицаете «Да!». Если вы с трудом представляете, что я имею в виду, советую вам на следующей встрече с кем бы то ни было завершить обсуждение вопросом: «Так каков следующий шаг?» Посмотрите, что произойдет.
Обязательность
Отрицательной стороной корпоративных организационных культур является то, что они воспитывают в сотрудниках нежелание брать на себя ответственность за выполнение задач. «Мое или твое?» — к сожалению, не слишком распространенный вопрос в лексиконе организаций. Там бытует мнение, что подобные вопросы неприлично задавать. «Мы все этим занимаемся» — достойное отношение, которое, впрочем, редко совпадает с реальностью в рутинной повседневной работе. Слишком много совещаний заканчивается ничем: у участников остается смутное ощущение, что нечто должно произойти, и сердце греет надежда на то, что требуемый результат не является их личной обязанностью.
На
Опять-таки, если вы были на таких совещаниях, то поймете, о чем я говорю. Если не были — рискните и спросите: «Итак, каковы дальнейшие действия по данному проекту?» в конце обсуждения любого пункта на повестке дня следующего совещания персонала или семейного совета за обеденным столом.
Производительность
Обычно производительность организаций повышается, когда они моделируют и культивируют заблаговременное принятие решений о дальнейших действиях. По причинам, указанным выше, определение требуемого объема физических ресурсов, необходимых для выполнения конкретных задач сразу после того, как намечена цель, позволяет достичь больших результатов с меньшими затратами.
Умение преодолевать барьеры изощренного творческого мышления, которое способно сковать наши действия, т. е. разрывать мысленную паутину, которую мы вьем в своем сознании, является великим искусством.
Производительность десятилетиями превозносилась как основной показатель, к повышению которого должен стремиться каждый. Все, что помогает увеличить конечный результат, может повысить производительность. Однако в современном мире интеллектуального труда ни компьютеры, ни достижения в сфере телекоммуникаций, ни семинары по руководству не принесут никаких результатов в данном направлении, пока не увеличится деятельная отдача их участников. А для этого нужно думать о проблемах, которые возникают в вашей жизни, до того, как вам придется это сделать.
Программа действий сопряжена с рисками и затратами, но они гораздо меньше долгосрочных рисков и затрат, к которым может привести удобное бездействие.
Один из наиболее существенных пробелов в сфере продуктивности некоторых организаций — отсутствие четкой программы действий в рамках осуществления долгосрочных проектов. Долгосрочный не означает «Когда-нибудь/может быть». Проекты, цели которых далеки, все равно нужно внедрять максимально возможными темпами; долгосрочный просто означает «больше отдельных шагов до момента осуществления», а не «зачем определять дальнейшие действия: ведь час расплаты так далеко». Когда организация контролирует каждый проект и незамкнутый цикл, игра приобретает совсем другой характер.
Расширение возможностей
Вероятно, наиболее существенное преимущество внедрения концепции определения дальнейших действий состоит в значительном развитии вашей способности достигать результатов, которое положительно сказывается на вашем самоуважении и конструктивном мышлении.
Люди постоянно занимаются делами, но обычно это обусловлено принудительной обязанностью и давлением со стороны собственной совести или окружающих. У них не возникает чувства победы, контроля над ситуацией или поддержки со стороны коллег и окружающего мира. А людям так нужны эти ощущения.
Необходимо менять повседневные привычки, определяющие незавершенные дела и шаги. Добровольное решение проблем до того, как внешнее давление и внутренний дискомфорт заставят вас ими заняться, позволит вам создать крепкий фундамент для самоуважения, и отразится на всех аспектах
