вести списки. Вы должны иметь возможность составить список на ходу и легко к нему обращаться с требуемой периодичностью. Когда вы уясните, что следует включать в списки и как ими пользоваться, характер носителя уже не будет так важен. Руководствуйтесь соображениями простоты, быстроты и морального удовлетворения.
Простая и функциональная индивидуальная система организации справочных материалов имеет критическое значение в процессе внедрения методики. Система организации материалов, имеющаяся под рукой, — это первое, на что я обращаю внимание перед тем, как начинать координировать рабочий процесс в любом офисе. Как уже отмечалось в главе 2, отсутствие четкой организации справочных сведений является одной из наиболее серьезных преград на пути внедрения системы управления деятельностью, и для большинства работников, которых я тренировал лично, организация материалов представляет одну из величайших возможностей самосовершенствования. Много раз я заезжал с клиентом в местный магазин товаров для офиса, где мы покупали картотечный шкаф, массу папок и машинку для наклейки ярлыков, чтобы организовать подходящее место, куда бы можно было переложить две трети материалов, находящихся на столе, в выдвижных ящиках и даже на полу офиса.
Далее речь пойдет в основном об общих системах справочной информации, а не об отдельных картотеках, посвященных контрактам, финансовым данным или другим категориям сведений, заслуживающих отдельного места и индексирования. В папки с материалами общего характера можно складывать статьи, брошюры, листки бумаги, заметки, распечатки, факсы — практически любую информацию, интересную или полезную лично вам, которая не вписывается в рамки специализированных картотек и не может стоять на полке сама по себе (как стоят толстые инструкции от программных пакетов и подшивки результатов семинаров).
Если у вас есть надежный секретарь или помощник, который ведет вашу картотеку, можете просто наклеить табличку «Определить в категорию X» и передать папку ему или ей, это будет замечательно. И все же еще раз спросите себя, нет ли еще каких-нибудь интересных или конфиденциальных материалов, которые должны быть доступны в любой момент, даже если вашего помощника нет поблизости. В таком случае вам все равно понадобится собственная система организации данных.
Я категорически рекомендую вам наладить вашу собственную систему хранения, которая будет всегда под рукой. У вас должно уходить не более минуты на то, чтобы извлечь материал из корзины «Входящие» или распечатать его из электронного сообщения, принять решение о том, что он не требует от вас активных действий, но может пригодиться в будущем, и поместить его в систему организации ссылочных данных. Если вся последовательность указанных действий занимает более минуты, существует реальная возможность ускорить процесс: вы не определяете новый документ в картотеку, а вместо этого просто кладете его на стопку бумаг или запихиваете куда-нибудь. Кроме обеспечения высокой скорости упорядочения данных, система должна приносить радость, быть простой в использовании, современной и полной. В противном случае у вас возникнет подсознательное нежелание освобождать корзину «Входящие», поскольку там будет находиться материал, который нужно включить в картотеку, и поверьте, вам не захочется даже смотреть на документы. Не отчаивайтесь: я видел, как люди, которые терпеть не могли процесс сортировки документов, начинали наслаждаться этим процессом после того, как была создана и отлажена индивидуальная система организации данных.
Вы должны одинаково спокойно относиться к предоставлению отдельного места в картотеке отдельному листку бумаги по новой теме — даже если это просто рукописная заметка — и к упорядочению более формальных и объемных документов. Поскольку для создания и упорядочения папок нужно потратить столько сил, люди либо не делают этого, либо держат забитые до отказа шкафы и ящики, полные разнообразных документов, таких как меню местного кафе с доставкой блюд на дом или расписание движения поездов.
Каких бы действий не требовало от вас приведение системы организации ссылочных материалов в соответствие с высокими стандартами, это необходимо сделать. Моя система прекрасно работает на меня и на других людей, решивших ею воспользоваться, и я настоятельно рекомендую вам подумать о внедрении следующих правил, которые позволят довести процесс упорядочения информации до автоматизма.
Держите в пределах досягаемости папки со справочной информацией общего характера. Процесс сортировки должен быть простым и быстрым. Если приходится каждый раз вставать, чтобы добавить в картотеку какой-нибудь уникальный клочок бумаги, у вас появится склонность к накоплению материалов, а не к их упорядочению, и, скорее всего, вы начнете ненавидеть всю работу с корзиной «Входящие» (поскольку будете знать, что там заведомо есть данные, требующие сортировки). Многие профессионалы, которых я тренировал, перепланировали свои офисы, чтобы четыре шкафа со справочными данными находились буквально у них «под рукой» а не на другом конце комнаты.
Единственный критерий сортировки. Вместо многих справочных информационных систем я держу одну картотеку, отсортированную в алфавитном порядке. У людей есть склонность к использованию папок в качестве основы личной организации, и поэтому они пытаются сортировать материалы по темам и проектам. Таким образом, они геометрически увеличивают число мест, где нет нужного документа, если человек забыл, куда положил его. Система сортировки по одному простому критерию (назовем его «альфа») предполагает сортировку материалов по теме, проекту, фамилии или названию компании, чтобы документ можно было найти только в одном из трех-четырех мест, если вы забыли, куда именно клали его. Обычно каждый ярлык может предполагать введение только одного уровня подтем, таких как, например, «Садоводство — горшки» и «Садоводство — идеи». Обе категории будут храниться среди материалов на букву «С».
У меня есть четыре ящика для папок со ссылочными материалами общего характера, и на каждом из них красуется четкая надпись: «А-Е», «F-L» и так далее — теперь мне не нужно думать, куда определить документ, когда на него уже наклеен ярлык.
Время от времени у человека накапливается столько справочной информации по теме или проекту, что ее следует переложить в отдельный ящик или шкаф. Но если материалы занимают менее половины ящика, то я рекомендую включить его в общую алфавитную систему.
Держите большой запас папок. Я держу у себя под рукой огромную стопку новых, пустых папок, которые могу, не вставая с места, использовать в процессе обработки содержимого корзины «Входящие». Нет ничего хуже ситуации, когда накапливаются материалы, требующие сортировки, и неоткуда взять папки, необходимые для того, чтобы упростить процесс. В произвольный момент времени я должен иметь под рукой запас: примерно пол- ящика неиспользованных или освободившихся папок.
Не позволяйте ящику наполниться более чем на три четверти. Всегда старайтесь сделать так, чтобы ящики заполнялись не более чем на три четверти. В случае их переполнения вы будете испытывать подсознательное нежелание класть туда документы, и справочная информация будет постепенно нагромождаться. Если ящик начинает переполняться, то я могу его освободить, пока говорю по телефону.
У меня практически нет знакомых, у которых в столе не было бы переполненных ящиков. Если вам дороги ваши ногти и вы хотите избавиться от подсознательного сопротивления процессу сортировки, держите ящики достаточно свободными для того, чтобы спокойно добавлять и извлекать оттуда папки.
Некоторые люди в ответ на такой совет восклицают: «Мне придется покупать новые картотечные шкафы!», будто это что-то ужасное. Следите за моей мыслью. Если материалы стоят того, чтобы их оставить, то их следует содержать так, чтобы они были доступны, верно? А если это не так, то зачем вообще держать их у себя? Говорят, что мы живем в информационную эпоху; если в этом утверждении есть хоть доля правды, а какие-то из ваших действий тормозят прогресс, то они просто неразумны.
Возможно, понадобится создать еще один ярус для хранения справочной информации, чтобы появилось достаточное рабочее пространство, а папки со ссылочными данными общего характера были под рукой. К примеру, хранить такие материалы, как заметки по завершенным проектам и «мертвые» сведения о клиентах, можно в других помещениях или, по крайней мере, за пределами вашего рабочего места.
Наклеивайте ярлыки на папки с помощью автомата. Печатные ярлыки изменят природу папок и ваше отношение к ним. Папки с ярлыками прекрасно смотрятся на столе в зале заседаний; каждый может прочесть надписи на них; вы можете легко разглядеть ярлык с большого расстояния или быстро найти их в портфеле; а когда вы выдвигаете картотечные ящики, то вашим глазам открывается печатная версия алфавитного перечня материалов. Приятно открывать такой ящик, чтобы положить или извлечь папку.
Возможно, в новом тысячелетии ученые предоставят нам какое-нибудь сложное эзотерическое или неврологическое объяснение такой эффективности папок с печатными наклейками. А сейчас просто доверьтесь мне. Купите автомат для наклейки этикеток. Причем собственный. Для безотказной работы системы автомат должен постоянно быть у вас под рукой, чтобы можно было поместить данные в папку, когда захотите. И ни с кем не делитесь! Если нужно наклеить ярлык, а машинки нет под рукой, вы бросаете документы на груду бумаг вместо того, чтобы рассортировать. Автомат для наклейки ярлыков должен стать таким же базовым инструментом, как и скоросшиватель.
Покупайте качественные шкафы. При покупке шкафов для папок не экономьте на качестве. Нет ничего хуже, чем попытки открыть тяжелый ящик или скрип, который слышишь, когда борешься с застрявшими колесиками одного из «экономичных» шкафов по 29,95 долларов за штуку. Вам нужен шкаф, ящики которого будут открываться и закрываться легко и плавно, подобно дверям немецких автомобилей. И я не шучу.
Если можете, не используйте подвесных папок. Рискуя серьезно обидеть массу людей, которая уже пользуется подвесными папками, я рекомендую вам полностью отказаться от шкафов для подвесных файлов и пользоваться обычными папками, стоящими в ящике и опирающимися на его металлическую заднюю стенку. Подвесные папки гораздо менее эффективны, поскольку добавление новой папки требует значительных затрат энергии и придает процессу сортировки информации формальный характер.
Вот электронное сообщение, которое я недавно получил от старшего менеджера; он последовал моему совету после двух лет использования подвесных папок:
Ваша система — это просто ФАНТАСТИКА! Я полностью пересортировал папки дома и на работе — на это ушло всего четыре дня, но я отказался от системы Pendaflex и перешел на манильские папки, расположенные строго в алфавитном порядке. ВОТ ЭТО ДА! Это настолько упростило работу! Почему-то мой стол тоже стал гораздо чище: стопки бумаг «для сортировки» уже не лезут под руку!
И все же… Многие люди привыкли к системе подвесных папок, по крайней мере, на работе, поскольку шкафы для таких папок, открывающиеся сбоку, стали стандартным атрибутом корпоративной деятельности. Если вам приходится работать с подвесными папками, то я советую следующее.
