Документооборот ? путь движения документов через все стадии их обработки, начиная с момента выписки и кончая сдачей на хранение в архив (регламентируется графиком, который должен быть утвержден приказом руководителя организации).

Документы должны проходят следующие этапы:

1) выписку;

2) проверку и прием документов (осуществляется как в процессе составления документов, так и после их выписки бухгалтерией);

3) бухгалтерскую обработку документов и отражение операций на счетах.

Выделяют предварительный и последующий контроль.

Предварительный контроль осуществляется путем просмотра и подписи распорядительных документов, являющихся основанием для выдачи материальных ценностей, приема и выдачи денежных средств главным или старшим бухгалтером.

Последующий контроль распространяется преимущественно на оправдательные документы.

Прием документов возможен работниками бухгалтерии только в том случае, если они содержат все реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете».

В случае обнаружения в документе незаполненных реквизитов и арифметических ошибок он не принимается и подлежит возврату для оформления или переписывания.

Если документ имеет признаки подделки, то он также не принимается до выяснения причин и принятия необходимых мер к лицам, его представившим. При установлении подобных документов руководитель своим приказом должен назначить комиссию по расследованию причин этого нарушения. В случае необходимости могут быть привлечены представители правоохранительных органов.

Бухгалтерская обработка применяется к проверенным и принятым документам. Производится проверка правильности таксировки (умножение количества на цену), проверяется правильность расценок.

После таксировки производится группировка по определенным периодам (день, рабочая неделя, месяц) и однородным признакам. По каждой группе документов подсчитываются общие итоги для сокращения количества учетных записей на бухгалтерских счетах. Группировка завершается составлением сводных ведомостей.

Бухгалтерские записи могут производиться на первичных документах, оформляющих соответствующие операции.

Оформленные бухгалтерской записью операции записывают в учетные регистры.

После составления первичные документы и учетные регистры подлежат обязательной передаче в текущий архив для хранения.

Документы строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях.

По завершении отчетного года документы передаются в общий архив организации.

В ФЗ «О бухгалтерском учете» закреплены сроки хранения первичных бухгалтерских документов. Ответственность за сохранность первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Учетные регистры ? это разграфленные листы бумаги, используемые для бухгалтерских записей.

Ответственность за правильность регистра несут лица, составившие и подписавшие данный регистр.

Внешний вид и порядок заполнения учетных регистров зависит от одной из четырех избранных форм бухгалтерского учета:

1) мемориально-ордерная форма (на каждую операцию или ряд однородных операций по первичным документам составляется мемориальный ордер, по которому разносят операции по счетам и учетным регистрам, соблюдая правило двойной записи);

2) журнальная (операции фиксируются непосредственно с первичных документов в журнал Главную книгу);

3) журнально-ордерная форма (осуществляется путем собирания записей в накопительных ведомостях шахматного графления);

4) механизированная (машинная, компьютерная) форма учета.

В зависимости от формы учета регистры подразделяются по: внешнему виду, объему содержания и степени обобщения производимых записей.

По внешнему виду регистры делятся на:

1) бухгалтерские книги ? сброшюрованные листы бумаги с соответствующим графлением;

2) карточки ? отдельные листы картонной бумаги в виде разграфленных таблиц;

3) свободные листы (ведомости) ? разновидность карточек;

4) табуляграммы ? учетный регистр в виде широкой полосы бумаги, печатаемый на табуляторе.

По степени обобщения производимых записей делятся на:

1) синтетические ? запись производится в обобщенном виде;

2) аналитические ? записи делаются по отдельным аналитическим счетам;

3) комбинированные, объединяющие в себе синтетический и аналитический учеты, — позволяют сокращать объем учетных работ.

Формы регистров бухгалтерского учета разрабатываются и рекомендуются Минфином РФ, федеральными органами исполнительной власти, организациями при соблюдении ими общих методических принципов бухгалтерского учета.

При хранении регистров бухгалтерского учета необходимо обеспечивать их защиту от несанкционированных исправлений. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной.

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается.

При заполнении учетных документов (регистров) могут быть допущены непреднамеренные ошибки, порожденные утомлением или небрежностью работника, неисправностью калькулятора или иной техники.

Ошибки могут быть:

1) локальные (искажение информации только в одном учетном регистре);

2) транзитные (если ошибка автоматически проходит через несколько учетных регистров).

Существуют следующие легитимные способы исправления ошибочных записей:

1) корректурный — зачеркивание одной тонкой чертой неправильного текста так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое, и вписывание над зачеркнутым текстом правильных сведений с соответствующей оговоркой;

2) дополнительной записи — применяется, если в учетном регистре пропущена отдельная запись из первичного документа; если при записи в учетный регистр ошибочно занижена сумма хозяйственной операции;

3) сторнировочной записи ? дополнительные записи чисел чернилами красного цвета.

Бухгалтерские документы широко используются в процессе расследования и судебного рассмотрения отдельных категорий уголовных дел, прежде всего в отношении преступлений в сфере экономики (раздел