параллельно со своими.

Опишите такие сопутствующие продукты и сервисы.

1. Новые сопутствующие товары (услуги), которые вы будете продавать своим клиентам.

2. Партнерские товары (услуги), которые вы будете предлагать своим клиентам на партнерской основе.

Один из ваших главных активов – база клиентов. Вам необходимо, во-первых, в чем-то ее вести и, во-вторых, с ней работать.

Вы должны описать CRM-систему, в которой ведете учет базы, то есть своих клиентов: когда они у вас покупали, статус заказов, контактная информация, маркетинговые сообщения, которые вы им отсылали каким-либо способом. Все это должно быть зафиксировано в CRM-системе.

Если вы не знаете, что это такое, спросите человека, который ставил вам бухгалтерские программы. Я уверен, что он в курсе и поможет разобраться.

Итак, опишите CRM-систему, которая у вас есть: как она работает, какие процессы задокументированы и как вы работаете с базой своих клиентов. Если у вас нет CRM, это повод задуматься о ее внедрении.

Вы даете гарантию на свою продукцию. Иногда к этому принуждает государство, а порой вы сами на это идете.

А раз есть полная или частичная гарантия на продукты, будет и возврат. Поэтому необходим стандартный способ отработки возвратов.

Например, вы можете принимать не все возвраты, а лишь на опеределенные продукты. Что-то вы берете и меняете, что-то чините, иногда просто возвращаете деньги. Все это нужно задокументировать.

Обычно есть RMA form (форма возврата), которую заполняет покупатель. Она визируется, и после этого купленный продукт можно сдать.

В этом модуле мы поговорим о бухгалтерии. Не самая веселая тема, но одна из самых важных. Потому что, если вы не учитываете финансы, в конце концов это вас погубит.

Скорее всего, у вас уже есть какая-то бухгалтерия (даже если вы ведете учет в тетрадочке или электронных таблицах типа Excel, в «1С-Бухгалтерия», mySAP и т. п.). В любом случае нужно постоянно считать ключевые показатели продаж, свои затраты и прибыль до вычета налогов.

Необходимо учитывать эти цифры и смотреть отчеты по ним ежедневно, еженедельно и ежемесячно. А если вы сдаете квартальную отчетность, то еще и поквартально.

Например, у нас управленческая финансовая отчетность делится на три этапа. Ежедневно автоматически формируется отчет, который мы получаем по электронной почте. Из него видно, сколько и каких людей пытались что-то заказать, что именно заказали и оплатили; сколько оплат пришло. Тем, кто не успел или не смог оплатить, на следующий день в этом поможет саппорт.

Кроме того, мы смотрим, сколько продаж было через электронный магазин, ритейл, лицом к лицу и, соответственно, какие есть прямые затраты. Причем затраты мы учитываем раз в неделю и ежемесячно.

Один раз в месяц готовится финансовая отчетность, которая показывает состояние каждого ключевого показателя деятельности.

Понятно, что чем крупнее компания, тем надо больше отчетности. Вам понадобится и income statement, и P&L (profit and lost statement), и баланс, чтобы видеть, что происходит с вашими активами, пассивами и т. д. Отдельно следует изучать задолженность: кто вам должен, в течение какого времени, когда ожидается оплата и т. д.

По управленческой отчетности можно провести отдельный тренинг. Это очень обширная тема, которая индивидуально заточена под:

1) размер компании;

2) стиль управления компанией;

3) нишу, в которой вы находитесь.

Понятно, что отчетность по складским помещениям будет отличаться от данных интернет-магазинов и показателей консалтинговых фирм. Тем не менее везде необходимо считать деньги, товары и документооборот.

Ваша задача – оформить отчеты, которыми вы пользуетесь на сегодняшний день. Если вы покажете нам свою текущую отчетность в коучинге, мы подскажем, какие еще отчеты будут полезны для управления бизнесом.

Вам необходимо зафиксировать всю налоговую отчетность, которую вы ведете: какие отчеты поступают в налоговую, каким образом и когда – все нужно задокументировать.

Расскажу одну страшную историю. Много лет назад мой бухгалтер вдруг взял и умер. И все, что было не на бумаге, а у него в голове, пришлось переделывать. Это оказалось очень сложно.

Второй раз я встал на те же грабли семь лет назад, когда человек, который вел мою бухгалтерию, неожиданно переехал в другую страну.

Такое бывает, даже если у вас все на аутсорсинге. Я ни в коем случае не призываю вас все брать под свой контроль. Но необходимо знать, что именно, копии каких документов отсылаются в налоговую и когда все это происходит.

Зачем? Чтобы, если вы решите поменять бухгалтера или компанию, это можно было бы сделать максимально безболезненно.

Для тех, кто не знает, с какими документами придется иметь дело (особенно для тех, кто работает на «упрощенке»), есть хороший сайт-сервис «Мое дело» (moedelo.org). Он позволяет вести бухгалтерию и создавать документы онлайн, а также передавать их в налоговую в электронном виде.

Через них же вы можете легко зарегистрировать свое ИП или ООО, в том числе на «упрощенке». Очень советуем изучить этот сервис и использовать его как отправную точку для автоматизации и оптимизации вашего бизнеса.

Перед оптимизацией и автоматизацией необходимо зафиксировать, какие именно документы отсылаются в налоговую, когда это происходит, кто за это отвечает и – главное – кто контролирует.

Если ваши бухгалтеры сами все отсылают в налоговую, не предоставляя вам копии, рано или поздно вы столкнетесь с серьезными проблемами.

Лучше решать проблемы до их появления, а не после, когда это будет стоить вам и вашему бизнесу очень дорого.

В этой главе мы поговорим о юридическом сопровождении вашего бизнеса.

Договоры, которые у вас есть, делятся на четыре группы. Если у вас нет договоров, необходимо их срочно собрать, сделав типовые шаблоны.

1. Внешние договоры.

С клиентами, заказчиками, на любые виды работ и поставку товаров – все, за что мы получаем деньги.

2. Внутренние договоры.

С работниками, фрилансерами, партнерами, издательствами, которые печатают ваши книги, и т. п. Это кухня вашей компании.

3. Договоры с поставщиками.

Это разновидность внешних договоров, которые заключаются с поставщиками, которым платите вы.

4. Сопроводительные договоры.

На предоставление юридического адреса, офис, интернет-услуги и т. д.

Ваша задача – собрать все договоры и юридические документы, включая копии уставных документов компании. Первое, что необходимо сделать, – разместить в одном месте все бумажные документы. Затем