от психологии весьма далеких. Справедливости ради надо признать, что в новейших разработках по тайм- менеджменту содержится некоторый психологизм, однако скорее любительский, почти никак не подкрепленный данными психологической науки.
Поэтому попробуем, хотя бы в самом общем виде, разобраться, какие горизонты открывает перед всеми нами управление временем. В то же время нелишне отдать себе отчет в тех тупиках и ловушках, которые, не исключено, могут подстерегать нас на этом пути.
Хотя мудрые суждения о необходимости дорожить временем встречаются еще у древних мыслителей, потребности в управлении временем в его современном понимании не было у обычного человека ни в античности, ни в средневековье, ни даже в сравнительно недавнем прошлом. Для обычного человека круг его жизненных задач был не слишком широк, весьма четко определен, и особой поспешности в их исполнении не требовалось – можно было позволить времени плавно течь своим чередом. ХХ век нарушил этот порядок, смутив человека все расширяющимся многообразием жизненных задач. Чтобы преуспеть в жизни, сделать, а точнее, успеть, требовалось все больше (недаром изрекла Марина Цветаева: «Успех – это успеть!») На то, чтобы выполнить все встающие перед человеком задачи, времени стало недоставать. Чтобы не отстать в гонке за успехом (то есть как можно больше успевать), понадобилось упорядочить как круг насущных задач, так и отводимое на них время.
По большому счету, планирование расходов времени на решение разнообразных задач в соответствии с их важностью и срочностью и составляет основное содержание управления временем. Простейшей формой такого планирования служит ведение ежедневника или органайзера (буквальный перевод – «организатор» – в «папуасской» среде также не принят), где в хронологическом порядке фиксируются все предстоящие задачи, требующие решения. Специалистами по тайм-менеджменту разработаны всевозможные изощренные формы подобных органайзеров, вплоть до электронных, позволяющие ранжировать задачи по их значимости и соответственно – по очередности исполнения и целесообразности расходов времени на них.
Не вызывает возражений конструктивная идея упорядочивания всего многообразия дел, от обилия которых у современного человека голова может пойти кругом. Вполне рационально звучит предложение письменно зафиксировать все предстоящие дела – использование этого материализованного перечня позволяет не полагаться на нашу далеко не безупречную память и помогает таким образом ничего не упустить. Но главное состоит даже не в этом, а в ранжировании дел, их иерархизации. В текучке будней мы зачастую не отдаем себе отчета в том, что всплывающие там и сям мелкие, малозначимые задачи и задачки отвлекают наше внимание, силы (и время!) от задач, по-настоящему важных. Один из самых популярных приемов рационального планирования состоит в ежевечерней работе с карандашом в руке. Специалисты по тайм-менеджменту советуют выписать в произвольном порядке все задачи, которые вам предстоит решить на следующей неделе. Внимательно изучив этот список, вы наверняка обнаружите, что не все дела являются в одинаковой степени срочными и важными. Рассортируйте их на три группы: А, Б и В.
Задания группы А – крайне срочные и важные, подлежащие немедленному и безусловному выполнению.
Задания группы Б – весьма важные, их следует выполнить в ближайшее время.
Задания группы В можно кому-то поручить или временно отложить.
Конечно, каждый день нам приходится делать много разных дел. Но только одна, максимум две задачи являются задачами группы А.
Кое-кто, наверное, пробовал строить конкретные планы по организации своего времени, однако не сумел претворить их в жизнь и забросил это занятие. Почему так происходит? Объяснение простое: потому что на каждый день планируется слишком много. В результате каждый вечер человека угнетает ощущение невыполненного долга.
Специалисты по тайм-менеджменту не устают повторять: время – ресурс ограниченный (в отличие, скажем, от денег, так как денежные ресурсы при известной находчивости можно и пополнить). Причем, как выясняется, гораздо более ограниченный, чем нам кажется, ибо большинство из нас склонны сильно преувеличивать свои временны?е резервы.
Если ваш органайзер убористо испещрен записями о предстоящих делах, встречах и контактах, то вы либо исключительно востребованная обществом персона вроде Билла Гейтса, либо принадлежите к весьма многочисленному кругу людей, питающих насчет своего времени нереалистичные иллюзии. Как показали недавние исследования американских психологов, большинство людей, испытывающих в настоящее время сильный цейтнот и не справляющихся со всеми текущими делами, безотчетно убеждены, что в будущем они будут располагать значительно бо?льшим временем, и это наконец позволит им успешно справляться со всеми возникающими задачами. В результате они строят обширные планы, которым не дано осуществиться, раздают обещания, которые окажутся просто не в силах выполнить полностью.
Это заблуждение относится не только ко времени, но и к деньгам, однако в значительно меньшей степени. Большинство из нас верят, что в будущем денег у нас наконец станет побольше, чем есть сегодня, но эту вероятность мы оцениваем более реалистично. Гэл Зауберман и Джон Линч, авторы данного исследования, полагают, что деньги мы просто воспринимаем более осязаемо и вследствие этого более точны в их подсчетах. Со временем дело обстоит иначе. Общеизвестно, что, например, полчаса и полчасика – далеко не одно и то же, а «минут пятнадцать» могут продлиться гораздо дольше, чем «пятнадцать минут» (зато десять долларов, даже названные десяткой, своего достоинства от этого не изменят).
Строя планы, люди нередко недооценивают время, необходимое на их осуществление. Причина кроется в том, что временны?е затраты прогнозируются исходя из оптимального стечения обстоятельств, а такое происходит крайне редко. Гораздо чаще возникают всевозможные непредвиденные препятствия и осложнения, требующие дополнительного времени и усилий. Не принимаются в расчет и не относящиеся к данной проблеме дела, которые невозможно предугадать, но которые почти наверняка сыграют роль отвлекающего фактора. К тому же людям свойственно питать иллюзию, будто любая проблема имеет простое и быстрое решение. Разумеется, такое решение всегда можно найти, но в большинстве случаев оно оказывается неверным и заводит в тупик. В результате требуется немалое время, чтобы отыскать новое решение и воплотить его в жизнь.
Характерно, что краткосрочные планы отличаются большей реалистичностью, чем долговременные. Свои завтрашние задачи (и время, необходимое на их решение) мы оцениваем более трезво, чем послезавтрашние. Не потому ли отдаленные цели так редко достигаются в срок, а чаще все дальше отодвигаются во времени, становясь все более отдаленными?
Исходя из полученных данных, Зауберман и Линч формулируют несколько простых рекомендаций. Во- первых, если вам надо попросить кого-то об услуге или одолжении и вы не уверены в согласии, то высказать свою просьбу следует заблаговременно – желательно за несколько недель. В таком случае вероятность согласия намного выше – столь долгосрочные авансы обычно даются легко… Но и недостаточно ответственно! Так что не удивляйтесь, если к сроку ваша просьба и не будет выполнена. Поэтому все-таки лучше не заручиться голословным согласием, а лишний раз трезво взвесить реалистичность своей просьбы.
Во-вторых, необходимо отдать себе отчет, что и через месяц, и через год мы будем так же заняты, как и сегодня. То есть времени у нас не прибавится, ибо просто неоткуда! Это факт, в который мы упорно отказываемся верить, но который ради своей пользы должны признать.
И еще следует иметь в виду восточный афоризм: «Мудрец не строит планов». В наших условиях понимать его надо так, что не сто?ит во всех подробностях предвосхищать свои цели и задачи, а также средства и сроки их исполнения. Ведь жизнь наверняка внесет свои коррективы! Подобно древним мореплавателям, бороздившим моря под парусами, надо все время помнить о цели своего путешествия, но в то же время отдавать себе отчет, что направление ветра, перемены погоды и множество других условий могут серьезно скорректировать маршрут и сроки прибытия. А сковавшему себя жесткими сроками остается только проклинать переменчивые ветры!
Помимо планирования, важным элементом управления временем является изыскание неиспользованных временных ресурсов и устранение «пробоин» в своем режиме, в которые утекают так необходимые часы и минуты. С этой целью рекомендуется вести хронометраж своей повседневной жизни, позволяющий при вдумчивом анализе выявить такие «пробоины» и прекратить бесполезную утечку времени. В силу этого в систему тайм-менеджмента вплетаются приемы ассертивной коммуникации –
