Подсистема учета денежных средств обеспечивает удобное взаимодействие между финансовыми службами и кассами предприятия. Кассовый документ может быть сформирован сотрудником финансовой службы – финансовым менеджером или бухгалтером. Сотрудник распечатывает кассовый документ в бумажном виде, оформляет нужным образом и передает в кассу организации. Но документ не проводится, пока не произошло фактической оплаты, то есть кассовый документ означает лишь намерение изменить состояние денежных средств. После фактической оплаты по документу кассир предприятия проводит документ – только после этого в информационной базе регистрируется фактическое движение денежных средств. Факт оплаты регистрируется в бухгалтерском учете и в налоговом учете.

Кассиру предоставляется возможность автоматизированного формирования кассовой книги. Вызвать на экран диалоговое окно кассовой книги можно либо из меню «Банк и касса – Кассовая книга», либо нажатием кнопки

на панели инструментов Журнала кассовых документов.

Отчет «Кассовая книга» формирует регламентную форму кассовой книги. Данный отчет формируется по организации, выбранной в настройках отчета за указанный период. В настройках также можно указать параметры печати последнего листа, а именно – является ли последний лист в книге последним в году, месяце или это обычный лист. Можно также распечатать обложку кассовой книги. При формировании кассовой книги запоминается номер сформированного листа, который хранится в регистре сведений «Номера листов кассовой книги».

Сведения о банковских операциях вводятся в информационную базу банковскими расчетными документами (платежное поручение входящее, платежное поручение исходящее, платежный ордер, инкассовое поручение, аккредитив). По каждому банковскому расчетному документу могут формироваться проводки. Напомним, что конфигурация не позволяет править проводки вручную. Для изменения проводки необходимо изменить исходную информацию, содержащуюся в документе, и перепровести документ – сформировать проводки заново.

Безналичные денежные средства учитываются на счете 51. Предприятие может иметь несколько расчетных счетов в одном или нескольких банках. В бухгалтерском учете этот факт будет отражен введением дополнительного разреза аналитического учета. В плане счетов бухгалтерского учета к счету 51 прикреплен вид субконто «Банковские счета». Банковский счет указывается в форме банковского расчетного документа. При автоматическом формировании проводки он будет подставлен в качестве субконто.

Счета расчетов с контрагентами, которые будут использоваться в проводках, указываются непосредственно в форме документа. Но специально вводить его, скорее всего, не потребуется, поскольку он будет подставлен автоматически после того, как пользователь укажет в форме документа контрагента и договор: наиболее подходящий счет будет подобран из специального списка, хранящегося в информационной базе.

В конфигурации реализованы механизмы группового ввода и обработки платежных документов: обработка «Выписка банка», механизм обмена информацией с программами типа Клиент-банка. Эти обработки формируют или корректируют документы, которые, в свою очередь, порождают проводки.

Обработка «Выписка банка» открывается через меню «Банк и касса – Выписка банка».

Обработка предназначена для установки признака оплаты группе неоплаченных банковских документов, а также для просмотра списка документов, оплаченных за какой – либо день.

При настройке обработки указывается:

? Дата оплаты.

? Организация.

? Расчетный счет.

? Признак вывода только оплаченных платежных документов.

Значение флага «Признак вывода только оплаченных платежных документов» влияет на автоматическое заполнение табличной части обработки.

? Если флаг установлен – в табличную часть будут отобраны только те платежные документы, которые оплачены и имеют дату оплаты равной указанной в шапке обработки.

? Если флаг снят – система отбирает документы по выбранному банковскому счету с датой оплаты, равной дате выписки, а также все остальные проведенные на платеж по счету выписки документы с датой, меньшей либо равной дате выписки.

После указания реквизитов, табличная часть заполняется в автоматическом (по кнопке «Заполнить») режиме. Для неоплаченных документов, вошедших в выписку, полученную из банка, необходимо проставить флажок и нажать кнопку «Выполнить». При этом документам будет проставлен реквизит «Оплачено», дата оплаты установлена равной указанной в обработке, и документы будут перепроведены.

При отсутствии в базе документа, по которому прошло движение денежных средств согласно данным банковской выписки, его необходимо зарегистрировать и установить признак оплаты (с помощью обработки «Выписка банка» или напрямую из формы документа).

Платежный документ может быть распечатан в бумажном виде или передан в электронном виде по каналам связи в коммерческий банк с помощью специализированной программы типа «Клиент банка», поставляемой банком.

Для обмена информацией с банками по электронным каналам связи предназначены специализированные программы типа «Клиент банка». Конфигурация, в свою очередь, умеет обмениваться информацией с такими программами. Специальный механизм обмена информацией с программами типа «Клиент банка» позволяет:

? формировать платежные документы в информационной базе, затем выгружать их в программу типа «Клиент банка» для передачи в банк по электронным каналам связи;

? загружать в базу из программы типа «Клиент банка» информацию, поступившую из банка об операциях по расчетным счетам организации.