быть указано до трех субконто дебета и до трех субконто кредита. Если для какого-либо счета проводки в плане счетов указаны признак ведения количественного учета и признак валютного учета, то помимо рублевой суммы, в записи проводки могут быть указаны количество и сумма в иностранной валюте (по дебету и/или по кредиту).
Таким образом, проводка является мощным инструментом для отражения хозяйственных событий одновременно в синтетическом бухгалтерском учете и в нескольких разрезах аналитического бухгалтерского учета. Но многофункциональность этого инструмента не создает дополнительных трудностей для пользователя, поскольку, как правило, проводки формируются автоматически.
Для ручного ввода операции следует открыть Журнал операций (бухгалтерский и налоговый учет) из пункта меню «Проводки». В открытом журнале для вызова новой операции нужно воспользоваться клавишей INS, командой «Добавить» меню «Действия» или кнопкой
командной панели окна журнала.
Окно операции состоит из двух частей – шапки и табличной части.
В шапке следует указать:
? Номер операции – заполняется автоматически следующим за последней, но может быть изменен вручную
? Дата операции – заполняется автоматически рабочей датой программы, но может быть изменена вручную
? Организация – наименование операции, к которой относится регистрируемая операция
? Сумма операции – подсчитывается автоматически как сумма по всем проводкам операции, но может быть изменено вручную
? Ответственный – выбором из справочника «Пользователи» можно выбрать лицо, ответственное за данную операцию
? Содержание – текстовое поле, в которое вводится информация, характеризующая операцию в целом, например, «Ввод начальных остатков», «Начислено по больничному листу» и т.д.
В табличной части операции вводом новой строки следует ввести реквизиты проводки. Номер проводки проставляется автоматически программой и не может быть изменен. Счета дебета и кредита можно вводить с клавиатуры, либо выбором из открывающегося плана счетов. После выбора счета следует указать до трех разрезов аналитики.
Поле «Содержание» в проводке – это текстовое поле, в которое при необходимости можно внести пояснения по конкретной корреспонденции счетов.
Поле «№ журнала» – некий двузначный код, по которому в дальнейшем возможна дополнительная сортировка в Журнале проводок. Для этого в открытом Журнале проводок необходимо обратиться в меню «Действия – Сортировка – Упорядочить по: Номер журнала».
Например, в поле «№ журнала» могут быть внесены следующие значения:
? БК – операции по банку (кассе)
? ЗП – операции по учету заработной платы
? ЗТ – операции по учету затрат на производство
? МТ – операции по учету материальных ценностей
? ОС – операции по учету основных средств
? УК – операции по учету уставного капитала
? ФР – операции по учету финансовых результатов
Проводки в операции можно вводить копированием, используя кнопку
Ненужные проводки из операции можно удалить, используя кнопку
(причем удаляются проводки без предварительной пометки на удаления, а сразу после подтверждения пользователем правильности производимых действий). Проводки табличной части операции можно менять местами, используя кнопки
Бухгалтерские проводки отражаются на закладке «Бухгалтерский учет», а налоговые – на закладке «Налоговый учет». По кнопке «Заполнить» на закладке «Бухгалтерский учет» проводки налогового учета можно получить автоматически. При этом используются данные, указанные в регистре сведений «Соответствие счетов БУ и НУ».
Введенная операция отражается при записи в бухгалтерском и налоговом учете одновременно.
Внизу окна операции имеется кнопка «Печать», с помощью которой можно вывести на принтер Бухгалтерскую справку по введенной операции.
6.2. Типовые операции
Для группового ввода часто используемых бухгалтерских проводок целесообразно использовать механизм типовых операций.
Типовые операции представляют собой один из механизмов автоматизации. Типовые операции применяются для группового ввода часто используемых проводок. Типовая операция представляет собой сценарий или шаблон для ввода данных о хозяйственной операции и формирования проводок.
Шаблоны типовых операций хранятся в специальном справочнике информационной базы.
Как же использовать типовые операции?
Запись операции, основанной на шаблоне типовой операции, начинается точно так же, как запись проводок ручным способом: на экран компьютера вызывается форма новой операции. Но теперь в этой форме нужно указать название типовой операции и нажать на кнопку «Сформировать проводки» – после этого откроется небольшая форма запроса параметров типовой операции.
В этой форме следует указать запрашиваемые параметры и нажать кнопку «ОК» – соответствующие проводки будут сформированы автоматически.
Типовые операции предоставляют ускоренный способ непосредственного ввода данных бухгалтерского учета в информационную базу. Конфигурация поставляется с предварительно заполненным справочником типовых операций, которые можно использовать в предложенном виде, можно отредактировать, а затем использовать, а можно создавать свои шаблоны типовых операций.
Для создания новой типовой операции следует открыть список типовых операций, выполнить команду создания новой записи и заполнить открывшуюся форму.
Форма типовой операции разделена на две части – верхнюю и нижнюю.
Нижняя часть формы содержит параметры типовой операции. Под параметрами понимаются данные, которые сами используются при формировании операции (например, такие, как объекты аналитического учета) или некоторая информация, которая влияет на расчет суммы проводок или саму схему проводок. Эти параметры будут запрашиваться системой при использовании типовой операции – вводе операции по готовому «сценарию».
Верхняя часть формы отображает элементы типовой операции на следующих закладках:
? «Операция»;
? «Бухгалтерский учет»;
? «Налоговый учет»;
? «Алгоритмы».
На закладке «Операция» указывается наименование типовой операции; содержание операции (формула); сумма операции (формула); описание – произвольный комментарий типовой операции.
На закладке «Бухгалтерский учет» отображается табличная часть – набор шаблонов для автоматического формирования проводок бухгалтерского учета. В табличную часть вводятся записи, каждая из которых будет соответствовать автоматически формируемой проводке. В поле «Способ
