Началом выполнения депозитарной операции является прием поручения. Завершением депозитарной операции является передача отчета о выполнении операции всем лицам, указанным в регламенте исполнения данной операции.

Информация обо всех исполненных и исполняемых депозитарием операциях должна содержаться в операционном журнале депозитария. В соответствии с регламентом депозитария операционный журнал депозитария может быть единым или состоять из отдельных операционных журналов счетов депо и лицевых счетов депо.

Переданный получателю отчет о совершении депозитарной операции – официальный документ депозитарного учета. Отчет об исполнении бухгалтерской операции является основанием для совершения проводок в бухгалтерском учете получателя отчета.

При ведении депозитарного учета депозитарий обязан принять все необходимые меры по обеспечению сохранности данных депозитарного учета. При ведении учета на бумажных носителях порядок работы с журналами и картотеками определяется Инструкциями Банка России по работе с бухгалтерскими документами. Подготовленный депозитарием список владельцев ценных бумаг данного выпуска, составленный на определенную дату – документ, являющийся основанием для составления реестра владельцев ценных бумаг. Он может служить расшифровкой балансовых счетов кредитной организации.

При ведении депозитарного учета на бумажных носителях депозитарий обязан строго соблюдать требования к составу и форме документов, перечисленных в Указаниях ЦБР от 30.12.1998 г. № 472-У «О порядке переучета векселей Банком России».

При использовании в депозитарном учете ЭВМ депозитарий обязан обеспечить возможность просмотра любого из документов на экране терминала и получения его копии на бумажном носителе, если данный документ на бумажном носителе отсутствует в депозитарии.

Все материалы депозитарного учета должны иметь одну из перечисленных форм:

1) документ на бумажном носителе;

2) электронная запись, признаваемая документом в соответствии с п. 2 ст. 160 ГК РФ в случае и в порядке, предусмотренном законом, иными правовыми актами или соглашением сторон;

3) электронная запись, достоверность которой подтверждается материалами депозитарного учета в двух вышеперечисленных формах.

Депозитарий самостоятельно выбирает форму хранения того или иного вида депозитарных материалов с учетом требований настоящих Указаний и других нормативных документов, регламентирующих порядок ведения депозитарной деятельности.

Все документы, картотеки, журналы, отчетные материалы и записи депозитарного учета (аналитического и синтетического) должны храниться в депозитарии не менее 3 лет с момента поступления документа в депозитарий, внесения последних изменений в картотеку или журнал, подготовки отчета или корректировки записи. По истечении этого периода все материалы депозитарного учета передаются в архив, где должны храниться не менее 5 лет с момента передачи. Если запись депозитарного учета изменяется, то в депозитарии должна быть предусмотрена возможность получить все предыдущие состояния записи за нормативный период ее хранения.

В целях ведения аналитического учета депозитарий открывает аналитические счета депо: счета депо депонентов (пассивные счета депо) и счета депо мест хранения (активные счета депо).

Информация депозитарного учета, хранимая в депозитарии, содержится в журналах и картотеках.

При открытии пассивного счета депо между депозитарием и депонентом должен быть заключен депозитарный договор (договор счета депо), содержащий в соответствии с действующими нормативными актами основные права и обязанности сторон.

Депозитарный договор не заключается в случае, когда депонентом является депозитарий, учитывающий в своем депозитарном учете принадлежащие ему ценные бумаги, а также в случае, когда депонентом является филиал или иное подразделение депозитария.

В отдельных случаях допускается открытие пассивного счета депо с отложенным заключением депозитарного договора. Такой порядок открытия пассивного счета депо возможен в случае осуществления этой операции в пользу третьего лица, а также при зачислении ценных бумаг в пользу клиента, ранее не имевшего счета депо в депозитарии, в его отсутствие. Не допускается списание ценных бумаг с такого счета по поручению депонента или его доверенного лица до заключения депозитарного договора между депозитарием и депонентом.

Открытие активного счета депо производится на основании распоряжения администрации депозитария, которое определяет основные характеристики открываемого счета.

Открытие счета депо не обязательно сопровождается немедленным зачислением на него ценных бумаг. Допускается наличие счета депо, на котором не учитываются никакие ценные бумаги.

При открытии счета депо ему присваивается уникальный в рамках депозитария код. Правила кодирования счетов депо определяются депозитарием самостоятельно. Все открываемые счета депо регистрируются в журнале регистрации счетов депо. Журнал регистрации состоит из двух разделов: счета депо депонентов (пассивные) и счета депо мест хранения ценных бумаг (активные). Допускается разбивка разделов на подразделы в целях раздельной регистрации различных типов счетов депо.

При открытии счета депо заполняется анкета счета, которая должна содержать следующие реквизиты:

1) код счета (код счета в кодировке депозитария);

2) тип счета (тип счета по классификации депозитария);

3) номер и дату операции по открытию счета (номер операции указывается по операционному журналу депозитария);

4) владельца счета. Для пассивного счета – депонент. Для активного счета – организация-владелец места хранения, с которой депозитарием заключен договор о хранении ценных бумаг (если место хранения находится вне депозитария). Это поле должно содержать код анкеты соответствующего юридического или физического лица. Если у депонента или у организации может быть открыто в депозитарии не более одного счета, то в этом поле может полностью содержаться анкета соответствующего лица;

5) денежный счет. Денежный счет владельца счета депо, на который перечисляются доходы, полученные владельцем ценных бумаг, учитываемых на счете, или доходы, причитающиеся владельцу за проведение депозитарных операций со счетом;

6) способ получения доходов. В этом поле должен быть указан один из предусмотренных в регламенте депозитария способ получения доходов владельцем счета. Например, переводом на денежный счет, почтовым переводом, наличными и т. п.

7) способ приема поручений от владельца счета. В этом поле должны быть указаны согласованные с владельцем счета способы передачи поручений для проведения депозитарных операций по счету. Например, лично через доверенное лицо, по электронным сетям и т. п.;

8) способ передачи информации владельцу счета. В этом поле должны быть указаны согласованные с владельцем счета способы передачи отчетов о выполненных депозитарных операциях и другой информации, связанной со счетом депо и с ценными бумагами, учитываемыми на счете. Например: лично, по почте, через абонентский ящик и т. п.;

9) распорядители счета. Указываются коды карточек физических лиц, уполномоченных отдавать поручения по данному счету. В случае, если на каждого распорядителя не заводится отдельная карточка, возможно хранение информации о распорядителях счета и образцов их подписей в этом поле;

10) номер и дату последней административной операции со счетом. Последняя операция, проведенная со счетом в целом. После закрытия счета это поле содержит дату и номер операции закрытия счета;

11) статус счета. Указывается код состояния счета по классификации депозитария. Статус счета определяет совокупность допустимых депозитарных операций, которые можно проводить со счетом.

Если депонент ранее не имел счетов депо в депозитарии, то на него заполняется анкета физического или юридического лица. Форма анкеты разрабатывается депозитарием самостоятельно. Если счет депо места хранения открывается на имя организации, до этого не хранившей ценные бумаги данного депозитария, то на эту организацию также заполняется анкета. В случае, если в депозитарии одно лицо, как правило, является депонентом не более чем одного счета, то анкета владельца счета может быть