Учет производственных запасов на складе ведет заведующий складом (кладовщик), который является материально ответственным лицом. С кладовщиком по установленной форме заключается типовой договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Если в штатном расписании предприятия должность заведующего складом отсутствует, его обязанности могут быть возложены на любого работника организации (с его согласия) с обязательным заключением договора об индивидуальной материальной ответственности. От занимаемой должности кладовщик может быть освобожден только после сплошной инвентаризации ТМЦ и передачи ценностей по соответствующему акту.

На каждый номенклатурный номер материалов кладовщик заполняет материальный ярлык и прикрепляет его к месту хранения определенного материалов. В ярлыке указывается наименование материала, номенклатурный номер, единица измерения, цена и лимит наличия материалов.

Движение и остатки материалов учитываются в карточках складского учета материалов. Для этого на каждый номенклатурный номер открывают отдельную карточку, учет ведут только в натуральном выражении. (Такой учет называют сортовым.) Карточки открывают в бухгалтерии и записывают в них номер склада, наименование материала, марку, сорт, профиль, размер, единицу измерения, номенклатурный номер, учетную цену и лимит. Потом карточки передают на склад и кладовщик заполняет колонки прихода, расхода и остатка материалов. Кладовщик делает запись в карточках на основании первичных документов в день совершения операций. После каждой записи выводят остаток материалов, благодаря чему склад располагает оперативными сведениями о состоянии запасов материалов. Если остаток материалов выше или ниже нормы запасов, заведующий складом обязан сообщить об этом в отдел снабжения.

Вести учет материалов можно также в книгах сортового учета, при этом они должны содержать те же реквизиты, что и карточки складского учета.

Вместо карточек складского учета применяются систематически составляемые машинограммы-ведомости движения и остатков материалов. В них на основании первичных документов отражаются те же данные, что и в карточках складского учета. Машинограммы используются для контроля за движением и состоянием материалов на складе.

Первичные документы после записи данных в карточки складского учета передают в бухгалтерию. Лимитно-заборные карты передают по мере использования лимита, но не позднее 1-го числа следующего месяца. Сдача документов оформляется реестром, в котором указывают наименование и номера сдаваемых документов.

В цехах, имеющих кладовые, материально ответственные лица составляют месячные отчеты об остатках и движении материалов в подотчете и представляют их в бухгалтерию. В отчетах даются сведения об остатках материалов на начало месяца, о расходе и остатке на конец месяца. В отчетах мастеров на заводах, кроме фактических расходов материалов указывают и расход материалов по норме. Нормативный расход материалов вычисляют в бухгалтерии, где производят и таксировку отчета.

При использовании материальных отчетов отпадает необходимость в составлении других документов на расход материалов, упрощается учет материалов в подотчете, поскольку в качестве регистров аналитического учета используются отчеты материально ответственных лиц.

Для учета производственных запасов в бухгалтерии есть несколько вариантов. Так, в бухгалтерии открывают на каждый вид и сорт материалов карточки аналитического учета, в них на основании первичных документов записывают операции по поступлению и расходу материалов. (Эти карточки отличаются от карточек складского учета тем, что учет материалов в них ведут не только в натуральном, но и в денежном выражении.) По окончании месяца по данным всех карточек составляют сортовые количественно-суммовые оборотные ведомости аналитического учета и сверяют их с оборотами и остатками на соответствующих синтетических счетах и данными карточек складского учета.

Второй вариант учета: все приходные и расходные документы группируют по номенклатурным номерам и в конце месяца подсчитанные по документам итоговые данные о поступлении и расходе каждого вида материалов записывают в оборотные ведомости, которые составляют в натуральном и денежном выражениях по каждому складу отдельно в разрезе соответствующих синтетических счетов и субсчетов. В этом варианте трудоемкость учета заметно уменьшается, поскольку отпадает необходимость ведения карточек аналитического учета. Однако учет сам по себе громоздкий, так как в оборотную ведомость приходится записывать сотни номенклатурных номеров материалов.

Более прогрессивным считается оперативно-бухгалтерский (сальдовый) метод учета материалов. Бухгалтерия не дублирует складской сортовой учет ни в отдельных карточках аналитического учета, ни в оборотных ведомостях, а использует в качестве регистров аналитического учета карточки складского учета материалов, которые ведутся на складах. Периодически (ежедневно или не реже 1 раза в неделю) работник бухгалтерии проверяет правильность произведенных кладовщиком записей в карточках складского учета и подтверждает их на карточках своей подписью. В конце месяца заведующий складом (или работник бухгалтерии) переносит количественные данные об остатках на 1-е число месяца по каждому номенклатурному номеру материалов из карточек складского учета в ведомость учета остатков материалов на складе (без оборотов прихода и расхода). После проверки и визирования работником бухгалтерии ведомость остатков передают в бухгалтерию, где остатки материалов таксируют по твердым учетным ценам и выводят их итоги по отдельным учетным группам материалов и в целом по складу. Сальдовый метод учета материалов наиболее эффективный, особенно при ручной обработке учетных данных. При использовании компьютеров все необходимые регистры – групповые оборотные ведомости, ведомости остатков, сальдово- сличительные ведомости – составляются на машинах.

Синтетический учет производственных запасов ведется на синтетических счетах 10 «Материалы», 11 «Животные на выращивании и откорме», 12 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы», 13 «Износ малоценных и быстроизнашивающихся предметов», 14 «Переоценка материальных ценностей», 15 «Заготовление и приобретение материалов», 16 «Отклонение в стоимости материалов».

На синтетических счетах учет материальных ценностей ведется по фактической себестоимости или по учетным ценам. При учете материалов по фактической себестоимости в дебет материальных счетов относятся все расходы по их приобретению. При поступлении материалов дебетуют материальные счета 10 «Материалы» или 12 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы» и кредитуют следующие счета:

60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – на стоимость поступивших материалов со всеми наценками сбытовых и снабженческих организаций и транспортно-заготовительными расходами, включенными в счета поставщиков, в т. ч. выплата процентов за приобретение в кредит, предоставленный поставщиком;

76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» – на стоимость услуг, оплачиваемых чеками транспортным организациям;

71 «Расчеты с подотчетными лицами» – на стоимость материалов, оплаченных из подотчетных сумм;

23 «Вспомогательные производства» – на расходы по доставке материалов собственным транспортом и на фактическую себестоимость материалов собственного производства;

20 «Основное производство» – на стоимость возвратных отходов;

другие счета.

Для синтетического учета производственных запасов используется классификация материалов по их роли в производственном процессе. Каждая группа материалов учитывается на соответствующем счете и субсчете. Для этого Планом счетов предусмотрены следующие счета:

Активный счет 10 «Материалы», который имеет следующие субсчета:

10-1 «Сырье и материалы»

10-2 «Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали»;

10-3 «Топливо»;

10-4 «Тара и тарные материалы»;

10-5 «Запасные части»;

10-6 «Прочие материалы»;