затраты».

• Поделиться анекдотом на злобу дня: «На прошлой неделе мне довелось переброситься парой слов о проблеме макулатуры с одной дамой-менеджером из другой компании. „Да“, – сказала она, – „мы были в схожей ситуации, но теперь я навела порядок“. „И в чем секрет?“ спросил я. „Приобретите корзины для мусора большего объема“, – ответила она мне!

• Использовать относящуюся к делу цитату: «Вероятно, вы помните знаменитое изречение Сэра Перси Скримпера – нашего бывшего директора-распорядителя, о том, что „…пенни, сэкономленный на макулатуре, стоит двух пенсов, заработанных на продажах…“ Вот мы сегодня и обсудим, как делать деньги из отходов».

После вступления коротко объясните, кто вы такой и о чем намерены сообщить, подчеркнув, что собравшимся полезно вас послушать. В этом должна быть какая-то понятная выгода для них и, кроме того, вы сами должны понимать, какие имеющие отношение к делу опыт и знания помогут им обрести эту выгоду. Например, в продолжение разговора об уменьшении отходов, можно сказать:

2. Сигналы «переходов» и изменение темпа. Можно легко потерять контакт с аудиторией, слишком быстро переходя от одной темы к другой. Не забывайте об ограничениях, присущих этому коммуникационному каналу, и оставляйте время, чтобы акцентировать переходы между основными моментами, затрагиваемыми в выступлении. Направляйте аудиторию, подводя краткий итог каждой освещенной теме. Перед началом следующей темы делайте паузу на пару секунд. Переходы можно подчеркивать еще отчётливее, переходя в другую часть сцены или прибегая к использованию визуальных вспомогательных средств. Частая перемена места во время изложения доклада тоже помогает держать аудиторию настороже и поддерживать ее интерес.

3. «Закрытие» с эффектом. Закрытие презентации эквивалентно заключительному разделу письменного отчета, где вы сводите воедино свою аргументацию. Напомните всем о предмете презентации и просуммируйте ключевые моменты выступления, показав, каким образом их комбинация согласуется с исходными целями. Также можно воспользоваться уникальной особенностью «живой» презентации (т, е. своим физическим присутствием, обсуждавшимся в разделе 10.2), чтобы подкрепить принятие аудиторией вашего сообщения и закрепить ее готовность к действию, добавляя определенный заряд энергии и мотивации. Постарайтесь закрыть мероприятие «шумно», но не «визгливо»!

Использование иллюстративных материалов.

Используйте визуальные материалы, если вам необходимо:

• cфокусировать (заострить) внимание аудитории;

• подкрепить ваше вербальное (словесное) сообщение (но не повторить его дословно);

• стимулировать интерес;

• проиллюстрировать факторы, которые трудно представить.

Не используйте иллюстрации, чтобы:

• произвести сильное впечатление путем представления слишком подробных таблиц и графиков;

• избежать взаимодействия с аудиторией;

• сделать на их основе не один главный, а несколько выводов;

• представить простые идеи, которые можно выразить словами.

Когда вы начнете подбирать иллюстрации, то используйте принцип простоты и краткости. Не перегружайте графики и таблицы многочисленными данными. Если вы все же их сделаете, аудитория быстро потеряет интерес к презентации или придет в замешательство.

В табличных материалах презентации используйте максимум 30 чисел. Каждое число должно состоять не более чем из 5 цифр. Например, 18 922 считается одним числом. Превышение этой разрядности чисел производит впечатление перегруженности, и внимание слушателей рассеивается.

Помните, что эффективность презентации, перегруженной визуальными материалами и/или информацией, существенно снижается.

Чем более четко и сжато излагается информация в вашем иллюстративном материале, тем легче слушателям ее запоминать.

Вы также можете подготовить раздаточные материалы, которые выполняют следующие основные функции:

1) подтверждать важную для ваших идей информацию;

2) подводить промежуточные итоги, чтобы следовать дальше;

3) предоставлять поддерживающую информацию, которой вы не можете загромождать визуальные материалы.

У вас есть три варианта раздачи: до, во время и после презентации.

До презентации. Основная проблема состоит в том, что ваши слушатели заинтересуются раздаточными материалами и начнут читать их, пока вы произносите речь. Когда люди читают, они не слушают. С этим можно бороться, например, так: раздавать тексты, когда люди только входят в помещение. В этом случае у слушателей есть время, чтобы прочесть всю информацию перед тем, как вы начнете говорить. Кроме того, вы сможете пояснить текст и удовлетворить любопытство заинтересовавшихся слушателей.

Во время проведения презентации. Этим способом нужно пользоваться осторожно. Во время проведения презентации вы должны быстро раздавать материал, и он должен соответствовать теме. В противном случае эта информация будет отвлекать слушателей, и не помогать вам.

После презентации. Во время презентации вы можете сообщить, что в конце ее слушатели получат основную информацию по интересующим их вопросам. В этом случае слушателям не придется записывать.

Прежде, чем начнется презентация, необходимо следующее.

1. Проекторы. Проверьте, не перегорела ли лампочка, и есть ли запасная лампочка. Если вы прочистите экран проектора, то это сделает изображение более ярким. Подумайте, понадобятся ли чистые листы, чтобы рисовать схемы, и ручки?

2. Флип-чаты. Достаточно ли у бумаги? У вас хватает маркеров? Вы убедились, что они не высохли?

3. Проекторы слайдов. Проектор в рабочем состоянии? Достаточной ли величины линзы, чтобы проецировать образ такого размера, как вам нужно? Подходит ли держатель слайдов к проектору? Как он установлен? Проверьте, чтобы картинка полностью помещалась на экране? Вы пробовали показывать слайды на этом проекторе?

4. Раздаточные материалы. Разложены ли раздаточные материалы в доступном месте и в том порядке, чтобы их можно было раздавать, не испортив?

5. Указки. Понадобится ли указка? Она должна быть рядом с выступающим, так, чтобы легко воспользоваться ею во время презентации.

6. Микрофоны. Если аудитория состоит из более чем 50-100 человек, то, вероятно, вам понадобится микрофон. Лучше использовать микрофон, который позволит выступающему двигаться по помещению. Можно взять микрофон со шнуром, позволяющим перемещаться в пределах 3–5 метров, или такой микрофон, который можно прикрепить к пиджаку или галстуку, так что руки будут свободны.

7. Освещение. Подумайте, не нужно ли будет приглушить свет в помещении? Проверьте, есть ли выключатель, который делает освещение менее ярким. Желательно, когда демонстрируется 35- миллиметровые слайды, оставлять в помещении приглушенный свет. Проверьте, чтобы все лампочки и выключатели в помещении работали.

8. Расстановка стульев. Если вы можете проконтролировать расстановку стульев в комнате, попробуйте это сделать. Если возможно, расставьте стулья так, чтобы выход и вход в помещение были сзади. Тогда, если кто-то захочет выйти или войти, это не будет никого отвлекать.

Когда вы знаете, сколько приблизительно людей будет присутствовать, попробуйте добиться, чтобы было выдвинуто приблизительно столько же стульев, сколько человек должно прийти. Тогда вам не придется просить слушателей садиться в дальней части комнаты.

Переговоры как одна из разновидностей общения имеют ряд отличительных особенностей. Важная особенность переговоров состоит в том, что они ведутся в условиях ситуации с разнородными интересами сторон, т. е. их интересы не являются абсолютно идентичными или абсолютно противоположными.