Как только вы определили задания, подлежащие делегированию, и выбрали предполагаемых исполнителей, необходимо проинструктировать их, потому что они непосредственно будут заняты осуществлением работы.

Первичный инструктаж включает в себя характеристику общей картины, обсуждение деталей, определение стандартов, распределение конкретных задач и установление системы промежуточных отчетов о ходе выполнения задания.

Общие черты задания должны быть представлены в ходе ознакомления с поручением. Необходимо охватить три основных момента.

• Предполагаемые действия. Например: «Я бы хотел, чтобы вы взяли на себя организацию предстоящей презентации».

• Обоснование необходимости выполнения. «Мы обнаружили, что организация встреч с заказчиками поможет эффективнее продемонстрировать наши новые продукты».

• Роль задания в общем процессе. «Презентация формирует ключевой элемент нашей маркетинговой стратегии. Это очень важно, потому что позволяет придерживаться стандартов и развивать область специфических интересов различных потребителей».

После этого стоит персонализировать задание и добиться подтверждения согласия, приводя аргументы в пользу выбора именно этого специалиста и демонстрируя свою уверенность в его (ее) способностях выполнить это задание. Например: «Я сделал выбор в вашу пользу, потому что вы часто выражали желание получить дополнительные обязанности, и убежден, что вы на самом деле прекрасно выполните работу».

Следующий шаг – отметить реакцию человека относительно самой идеи. «Как вы относитесь к выполнению этого поручения?» Таким образом, у вас появится возможность оценить степень его (ее) желания приняться за работу. Это даст исполнителю право выразить любые сомнения, а вам – привести убедительные доводы в пользу своего выбора. Например: «Вы составляете отличные стандартные письма, и я думаю, что, поработай мы вместе над несколькими более сложными, вы бы с легкостью готовили их самостоятельно».

Как только обрисована общая картина, вы можете переходить к более глубокому обсуждению задания. Это означает детальное обговаривание всего, что включает в себя работа: какая предполагается степень ответственности, какие полномочия будут гарантированы. Например, если делегируется редактирование письма, вам необходимо более конкретно остановиться на описании таких моментов.

• Степень ответственности за выполнение поручения. «Я бы хотел, чтобы вы взяли на себя написание целевого письма. Вы будете ответственны за его отправку, равно как и за его сохранение в исходящей документации. Нужно будет проверить список всех потребителей и убедиться в том, что имеющиеся у нас данные актуальны на текущий момент».

• Содержание задания. «Если вы ознакомитесь со стандартным письмом и просмотрите каждый из двенадцати файлов с информацией о заказчиках, то получите представление о предыдущих запросах и сможете корректировать их требования в контексте текущих обстоятельств. После этого вы поймете, как отредактировать письмо так, чтобы оно подходило для каждого заказчика».

• Делегируемые полномочия. «Вы можете представиться как человек, ответственный за отношения с общественностью, дав таким образом понять, что сотрудничать следует непосредственно с вами».

Взаимное обсуждение предмета поручаемой работы дает возможность задействованным исполнителям получить ясное представление о предполагаемых действиях. Это вовлекает их в анализ возможных способов выполнения задания и позволяет сделать первые шаги в разработке стратегии и тактики его осуществления.

Наряду с ознакомлением с деталями задания необходимо дать людям представление о всем контексте работы, чтобы они не оказались вынуждены справляться с теми аспектами задания, к которым абсолютно не подготовлены. Важно помнить, что другие не видят такой же полной картины, как вы, поэтому исполнители должны получить исчерпывающую информацию об условиях, в которых выполняется задание – его возможные ловушки, уязвимые места возможных задействованных лиц и т. д. В случае с презентацией, к примеру, это будет включать:

• Краткую характеристику успешных предыдущих презентаций, с непременным упоминанием о допущенных ошибках: «В целом после нашего визита гостиница была в приличном состоянии, но арендованный нами проектор оказался поврежден, поэтому необходимо найти другого поставщика».

• Используемый формат: «Обычно мы делаем короткие презентации, в конце задаются вопросы, это дает возможность участникам выразить свои сомнения».

• Детали о месте проведения: «Зал, который мы обычно используем… Человек, с которым вам необходимо контактировать… Господин Биггинс довольно сложный человек, но его помощник, господин Уэпшот, очень компетентный специалист и может оказать нам значительное содействие и помощь».

Стоит также огласить и особенные, обычно не излагаемые на бумаге детали, ибо, если вы стремитесь к успешному делегированию, исполнитель должен знать, чего ожидать, равно как и что в делать в любой ситуации.

Следующий этап – определить критерии. Людям, которые берут на себя ответственность за выполнение задания, требуются стандарты, по которым они смогут оценить результаты своей работы. Им также необходимо знать, действительно ли их действия соответствуют установленным требованиям. Установка критериев подразумевает описание ожидаемых результатов, но не обязательно конкретизацию методов их получения. Объяснять специалисту, как выполнять задание, нужно лишь тогда, когда вы понимаете, что он слаб в этом вопросе.

При определении стандартов учитываются четыре основных аспекта: количество, качество, время и смета. Для инвентаризации архива стандарты будут выглядеть следующим образом:

• Требуемый объем: все файлы должны быть отсортированы и маркированы.

• Необходимое качество: все файлы должны быть маркированы стандартным способом и закодированы цветом согласно их типу.

• Ограничение по времени: инвентаризация должна быть закончена к концу месяца, завершающего финансовый год.

• Допустимая стоимость: общая стоимость новых, необходимых для выполнения этого задания материалов не должна превышать прошлогоднюю.

Определение критериев работы позволяет специалисту, который принимает поручение, быть полностью